Handelsregister

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Handelsregister – Informationen und Analysen zu jeder OHG, KG und GmbH

Das Handelsregister ist das öffentliche Verzeichnis aller gewerblich tätigen Unternehmen. Jedes Amtsgericht führt ein solches Register, in dem die gewerblichen Unternehmen, die im Bezirk des registerführenden Amtsgerichts ihren Sitz haben, eingetragen sind. Dazu zählen sowohl eingetragene Kaufleute (Einzelunternehmen) als auch jede Form von Handelsgesellschaft (zum Beispiel OHG, KG, GmbH). Dabei hinterlegen die Unternehmer bei der Gründung sowie bei Eintritt von eintragungsfähigen Rechtsänderungen bestimmte Daten zum Unternehmen. So findet man dort sowohl den Namen des Unternehmens, also seine Firma, als auch Angaben zur Gründung, den beteiligten Unternehmern und die Anfangsbilanz. Auf diese Weise erhält man beispielsweise auch Einblick in den Gesellschaftsvertrag jeder beliebigen GmbH. Diese Informationen dienen dem Zweck, dass potentielle Geschäftspartner Informationen über die Situation eines Unternehmens erhalten. Aber auch beim Erheben von Ansprüchen gegenüber persönlich haftenden Gesellschaftern ist ein Blick ins Handelsregister hilfreich. Außerdem ermöglicht es den Schutz der Firma vor Imitation.

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1. Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das die Registergerichte führen. Es enthält Daten über alle gewerblichen Unternehmen, die im Bezirk des Registergerichts ihren Sitz haben und somit dort tätig sind. Dabei unterscheidet man zwischen zwei Abteilungen. So ist das Handelsregister Abteilung A für Personenunternehmen (eingetragene Kaufleute, offene Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften) zuständig. Dem hingegen ist das Handelsregister Abteilung B bei Kapitalgesellschaften (GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG) federführend.

Vom Handelsregister abzugrenzen sind weitere Register, wie etwa das Partnerschaftsregister und das Genossenschaftsregister.

Ebenfalls vom Handelsregister zu unterscheiden ist das Unternehmensregister. Zwar veröffentlicht das Unternehmensregister als zentrale elektronische Informationsquelle online über alle Angaben, die ein Handelsregister enthält, doch kann es auch weitere Informationen enthalten, die es zum Beispiel vom Bundesanzeiger bezieht. Auf diese Weise bietet das Unternehmensregister einen umfangreicheren Datensatz, als das Handelsregister. Allerdings genießen nur die Daten, die das Handelsregister veröffentlicht, gesetzlichen Vertrauensschutz.

2. Welchen Zweck erfüllt das Handelsregister?

Das Handelsregister erfüllt vielerlei Zwecke. Ganz allgemein dient es dem Schutz. Dabei kann man verschiedene Schutzwirkungen unterscheiden. Einerseits dient es dem Schutz des eingetragenen Unternehmens. Andererseits dient es dem Schutz Dritter. Außerdem schützt es dadurch, dass das Handelsregister eine Kontrolle der dort angemeldeten Tatsachen vornimmt. Damit geht auch die Möglichkeit einer Bereitstellung von Beweisen einher. So kann man beispielsweise eine Bescheinigung vom Handelsregister erhalten, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Eintragungen zu einer Sache vorlagen.

2.1. Bekanntmachung rechtlicher Verhältnisse von Unternehmen

Die wesentlichste Funktion, die dem Handelsregister zukommt, ist die Bekanntmachung von rechtlichen Tatsachen von Unternehmen. Dabei dient die Bekanntmachung von rechtlichen Tatsachen in Bezug auf die dort verzeichneten Unternehmen auf zweierlei Weise.

Einerseits kann jemand, der Einblick in das Handelsregister nimmt, um Informationen über ein Unternehmen zu erhalten, darauf vertrauen, dass die Daten korrekt sind. Man nennt diesen Vertrauensschutz der durch das Handelsregister veröffentlichten Informationen auch positive Publizität, weil es dem Schutz der Öffentlichkeit sowie des Unternehmens dient. Denn auf die veröffentlichten Informationen soll ja schließlich Verlass sein.

Andererseits gibt es auch eine negative Publizität. Hierbei schließt man aus, dass Informationen, die im Handelsregister fehlen, rechtlich relevant sind. Was dem Handelsregister also unbekannt ist, sodass es außerstande ist, es zu veröffentlichen, das hat auch keine rechtliche Relevanz für diejenigen, die die Informationen des Handelsregisters als Entscheidungsgrundlage nutzen.

In beiden Fällen ist aber der genaue Zeitpunkt der Informationsbeschaffung relevant. Wenn man sich beispielsweise nach drei Wochen auf den Inhalt einer Eintragung im Handelsregister stützt, die mittlerweile durch eine neue Eintragung obsolet ist, kann man sich weder auf die positive noch auf die negative Publizität berufen. Jedoch kann das Unternehmen hierbei die positive Publizität für sich beanspruchen.

2.2. Schutz der Firma

Als weiteren Zweck, dem das Handelsregister dient, führen wir den Schutz der Firma eines Unternehmens auf. Denn der Name eines Unternehmens genießt den Schutz der Ausschließlichkeit. Wenn also jemand ein anderes Unternehmen gründen möchte, das den selben Namen haben soll, wie die Firma eines bereits im Handelsregister verzeichneten Unternehmens, dann ist dies ausgeschlossen. Es muss sich dann einen anderen Namen als Firma wählen.

Oft ist dies relevant, wenn ein weitverbreiteter Familienname in der Firma Eingang finden soll. Denn Müller, Maier, Schmidt und Co. sind auch im Handelsregister omnipräsent.

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3. Wer steht im Handelsregister?

Zwar haben wir schon im ersten Kapitel vorgegriffen und erklärt, dass sowohl Personenunternehmen als auch Kapitalgesellschaften im Handelsregister stehen. Allerdings möchten wir hier noch etwas genauer auf die Bedingungen eingehen, die die Eintragung in das Handelsregister umspannen.

3.1. Deklaratorische Eintragung in das Handelsregister

Einerseits sind bestimmte Voraussetzungen zu beachten, die eine Eintragung in das Handelsregister zur Pflicht machen. Denn wenn ein Unternehmen für seine Tätigkeit eines kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetriebs bedarf, dann macht dies die Eintragung ins Handelsregister verpflichtend. Dabei trifft dies sowohl auf Einzelunternehmer zu, die die Kaufmannseigenschaft erfüllen, als auch Personengesellschaften, die sonst keiner gesetzlichen Klassifizierung als Handelsgesellschaft unterliegen. Man spricht hierbei von einer rechtsbezeugenden, also deklaratorischen Eintragung, weil das Unternehmen die Voraussetzung der Kaufmannseigenschaft ja bereits zum Zeitpunkt der Eintragung erfüllt.

Ebenfalls deklaratorisch ist die Eintragung von Gesellschaften, die kraft Gesetz bereits als Handelsgesellschaft gelten und somit die Kaufmannseigenschaft besitzen. Dies trifft unter anderem auf die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) und die Kapitalgesellschaften zu.

3.2. Konstitutive Eintragung in das Handelsregister

Neben der deklaratorischen Eintragung in das Handelsregister gibt es noch die konstitutive Eintragung. Dabei stellt diese auch rechtserzeugende Eintragung genannte Form die freiwillige Eintragung dar, mit der sich Unternehmer als Kaufleute zu erkennen geben möchten. Zwar benötigen sie dazu keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb, doch gelten sie dann einfach durch Eintragung in das Handelsregister als Kaufleute. Sowohl Einzelunternehmer als auch Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) oder Vereine können diesen Weg einschlagen.

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4. Was steht im Handelsregister?

Bei den Daten, die ein im Handelsregister geführtes Unternehmen dort hinterlegt, kann man zwei Arten unterscheiden: eintragungspflichtige und eintragungsfähige Tatsachen. Davon grenzt man wiederum die sogenannten nichteintragungsfähigen Informationen ab. Weil für letztere keine Eintragung im Handelsregister möglich ist, konzentrieren wir uns einfach auf jene Daten, die im Handelsregister erscheinen können. Alle anderen Datensätze sind somit ausgeschlossen.

Außerdem wollen wir noch nach dem Anlass der Eintragung unterscheiden. Denn einerseits sind dem Handelsregister bereits im Zuge der Gründung eintragungspflichtige Tatsachen anzugeben. Dabei können eintragungsfähige Tatsachen die Angaben ergänzen Andererseits besteht auch die Pflicht zur Änderung von eintragungspflichtigen und eintragungsfähigen Angaben zu einem Unternehmen im Handelsregister, sobald diese Rechtsänderungen eintreten.

4.1. Eintragungspflichtige Tatsachen

Ganz offensichtlich sind die eintragungspflichtigen Tatsachen die wesentlichen Daten, die im Handelsregister zu einem Unternehmen vorliegen müssen. Dazu zählen Firma, inklusive Angabe der Rechtsform, Unternehmenszweck und Sitz des Unternehmens mit vollständiger Anschrift sowie jegliche diesbezügliche Veränderungen. Letzteres umfasst ebenfalls die Beendigung oder Auflösung eines Unternehmens. Auch die Unternehmer oder Gesellschafter kommen mit ihrem Namen und ihrer Adresse zur Eintragung. Weiterhin ist die Erteilung und das Erlöschen einer Prokura eine eintragungspflichtige Tatsache. Ebenso ist die Vertretungsmacht eines Unternehmens anzugeben, es sei denn, dass die Rechtsform des Unternehmens bereits die Geschäftsführung bestimmt. Liegt eine Satzung vor, dann ist auch diese eintragungspflichtig (und natürliche jegliche Änderung hieran). Bei Kapitalgesellschaften ist außerdem die Höhe des Stammkapitals oder des Grundkapitals sowie Veränderungen hieran in das Handelsregister einzutragen.

Allerdings stellt diese Aufzählung lediglich die wichtigsten eintragungspflichtigen Daten dar, die ein Unternehmen im Handelsregister hinterlegen muss. Die entsprechenden gesetzlichen Normen hierzu sind im Handelsgesetzbuch, im GmbH-Gesetz sowie im Aktiengesetz geregelt.

4.2. Eintragungsfähige Tatsachen

Weil die eintragungspflichtigen Tatsachen weitestgehend erschöpfend die Eintragung von Unternehmensangaben im Handelsregister regeln, kommt den eintragungsfähigen Tatsachen nur untergeordnete Bedeutung zu. Dazu zählt auch die Eintragung von forst- und landwirtschaftlichen Unternehmen sowie von Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), die nur über eine konstitutive Eintragung die Kaufmannseigenschaft erlangen.

Eine weitere Tatsache, die im Handelsregister eintragungsfähig ist, bezieht sich auf den Erwerbs eines Unternehmens unter Fortführung der Firma. Wenn der ursprüngliche Unternehmer als Vollhafter weiterhin die Haftung über die zum Zeitpunkt des Erwerbs bestehenden Verbindlichkeiten übernimmt, dann kann der Erwerber des Unternehmens diese Tatsache ebenfalls im Handelsregister bekanntmachen. Ähnliches gilt bei Eintritt eines neuen Gesellschafters in eine bestehende Gesellschaft.

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5. Wie bezieht man Informationen aus dem Handelsregister?

5.1. Möglichkeiten zum Handelsregisterauszug

Um nun Informationen, die im Handelsregister zu einem bestimmten Unternehmen vorliegen, zu erhalten, muss man eine Online-Anfrage beim gemeinsamen Registerportal der Länder starten. Einfacher ist aber meist der Zugriff auf das Unternehmensregister. Allerdings ist die Bereitstellung von Informationen aus dem Handelsregister gebührenpflichtig. Dabei erfolgt die Bereitstellung der Daten in der Regel als PDF-Dokument, aber auch eine Abfrage im XML-Dateiformat ist eingeschränkt möglich.

Die Abfrage der im Handelsregister hinterlegten Daten erfolgt über Auszüge. Dabei sind insbesondere zwei Versionen relevant. Der aktuelle Auszug (AD) gibt dabei lediglich die zum Zeitpunkt der Abfrage gültigen Angaben des Unternehmens wieder. Alternativ kann man den chronologischen Auszug (CD) anfordern, um auch die bis dato erfolgten Änderungen der Eintragungen im Handelsregister einzusehen. Allerdings reichen die Daten hierbei nur bis zum Zeitpunkt der Umstellung der Handelsregister auf die elektronische Registerführung im Jahr 2007 zurück. Bestand ein Unternehmen bereits zuvor und möchte man darüber Informationen aus dem Handelsregister erhalten, fordert man einen historischen Auszug (HD) an. Dort sind dann die eingescannten Eintragungen aus der Zeit vor 2007 ersichtlich.

Zwar sind dies die wichtigsten Auszüge, die man beim Handelsregister erhalten kann, doch sind auch weitere möglich. So ist eine strukturierte Darstellung der beim Handelsregister eingereichten Daten in gegliederter Form (Baumstruktur) möglich (DK). Hierbei findet eine hierarchische Gliederung in mehreren Ebenen und Kategorien Anwendung. Dies ermöglicht auch die Einbindung von Querverweisen. Weitere Darstellungsoptionen bestehen in Bezug auf die Unternehmensträgerdaten (UT) und die Liste der Registerbekanntmachungen (VÖ).

5.2. Beispiel eines aktuellen Auszugs aus dem Handelsregister

Ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister enthält eine Reihe von Angaben, die über die Eintragungen hinausgehen. Zur Veranschaulichung fügen wir als Beispiel ein Muster eines aktuellen Auszugs der Thyssen Stahl GmbH bei:

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5.3. Beispiel eines chronologischen Auszugs aus dem Handelsregister

Im Unterschied zum aktuellen Auszug aus dem Handelsregister ist der chronologische Auszug in Spalten gegliedert. Dabei entspricht die Gliederung der Darstellung des chronologischen Ausdrucks jener im Handelsregister. Auch hierfür fügen wir ein Muster des chronologischen Auszugs der Thyssen Stahl GmbH als Beispiel ein:

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Steuerberater für Unternehmensteuerrecht

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung zum Unternehmensteuerrecht, insbesondere von Kapitalgesellschaften spezialisiert. Bei der Gründung eines Unternehmens schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

GmbH

  1. Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
  2. Optimierte Besteuerung der GmbH
  3. Steueroptimierung bei Gewinnausschüttungen (Kapitalertragsteuer und Teileinkünfteverfahren)
  4. Strategische Beratung bei Kapitalgesellschaften (Erwerb eigener Anteile, disquotale Gewinnausschüttung, Organschaft, Holdingstrukturen etc.)

GmbH & Co. KG

  1. Individueller Rechtsformvergleich zwischen GmbH und GmbH & Co. KG
  2. Optimierte Besteuerung der GmbH & Co. KG
  3. Vermeidung von gewerblicher Prägung und gewerblicher Infizierung

Immobilien

  1. Steuervorteile der Immobilien-GmbH
  2. Steueroptimierter Verkauf von Immobilien

Allgemeines

  1. Entwicklung von Maßnahmen zur Reduktion der Steuerlast (z.B. Rechtsformwahl, Sitz des Unternehmens)
  2. Gründung von Holdinggesellschaften (Realisierung steuerfreier Veräußerungsgewinne, Dividendenerträge)
  3. Beratung zur Abgrenzung von typisch und atypisch stillen Gesellschaften
  4. Nutzung von Gewerbesteuervorteilen bei der atypisch stillen Gesellschaft
  5. Umfassende Beratung zu allen Arten der stillen Gesellschaft
  6. Rechtsberatung durch unsere Rechtsanwälte (insbesondere im Gesellschaftsrecht und Vertragsrecht)

Digitale Buchhaltung

  1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  2. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Lehrauftrag für Steuerrecht

Unsere besonderen Expertisen für Unternehmensteuerrecht werden auch durch die FOM Hochschule bestätigt. Steuerberater Christoph Juhn wurde dort zum Lehrbeauftragten für Steuerrecht berufen und lehrt seit dem Wintersemester 2013 die Veranstaltung „Grundlegende Steuerarten – Gewerbesteuerrecht“. Das vorlesungsbegleitende Skript stellen wir Ihnen hier gerne vorab als Information zum kostenlosen Download zur Verfügung:

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