Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – diese 3 Ziele sollten Sie umsetzen

Noch bevor man mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im eigenen Unternehmen beginnt, sollte man wissen, was ihr Ziel sein soll. Denn nur wenn die Ziele zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung von vorne herein klar sind, kann man auch die passenden Wege zur Umsetzung wählen. So ist eines der Ziele sicherlich die Strukturierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Dazu bestimmt man einen einzigen Speicherort, in dem alle Belege, die auf die unterschiedlichsten Weisen im Unternehmen eingehen, konzentriert anlaufen. Von dort aus kann man sie dann per DATEV Unternehmen online an den Steuerberater weiterleiten. Aber auch bei den Zahlungswegen sollte man nach einer Verschlankung trachten. Im Idealfall sollten alle Zahlungswege über ein Bankkonto nachweisbar sein. Und drittens sollte man den betreuenden Steuerberater in die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung derart einbinden, sodass er von Anfang an weiß, welche Vorteile man dadurch erreichen möchte.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

3 Optimierungen bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Wir klären die drei wichtigsten Faktoren zur digitalisierten Optimierung der Finanzbuchhaltung

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1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung, der wir diesen Beitrag widmen, ist nur ein Aspekt bei der derzeitigen Umstellung unserer Wirtschaft. Die Implementierung neuer Techniken und Verfahren, die damit einhergeht, hält viele Vorteile bereit, die wir in unseren Unternehmen nutzen wollen, um sowohl weiterhin konkurrenzfähig zu sein als auch um Profite zu steigern. Ähnlich, wie das Fließband die Arbeit in der Industrie revolutionierte, ist auch die Digitalisierung der heutigen Arbeitswelt als Motor der wirtschaftlichen Entwicklung zu sehen. Daher ist der Aspekt der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung nur ein Baustein in diesem komplexen Gefüge von ineinandergreifenden Kausalitäten, die man bei der allgemeinen Betrachtung der laufenden Umwälzungen berücksichtigen sollte.

Doch ist die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung eben auch ein wichtiger Punkt, der tagtäglich im Unternehmen unmittelbar greifbar, erfahrbar ist. Wo früher Aktenschränke voller Belegordner als Sinnbild für die Grundlage der Finanzbuchhaltung standen, reicht heute ein Klick auf die Maustaste, um auf diese Daten zuzugreifen. Und den macht mittlerweile der Mitarbeiter bei der Steuerberatungskanzlei, um Bankkonten und Rechnungen zu buchen – ebenfalls weitestgehend digital automatisiert.

Bevor man nun aber überlegt, welche Vorteile die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bietet, sollte man prinzipiell fragen, wie man die betrieblichen Abläufe im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung optimieren kann. Denn die Digitalisierung selbst bleibt allenfalls Selbstzweck, wenn sie keinem höheren Ziel dient. Sie ist eben nur ein Werkzeugbeschaffer, eine Assistenz, kein Zauberstab. Daher berichten wir diesmal über drei Möglichkeiten zur Optimierung betrieblicher Prozesse, die von der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung besonders profitieren.

2. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Belegmanagement

Der erste Aspekt, bei dem die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einen positiven Effekt entwickeln kann, hängt mit dem Management der Belege zusammen. Dabei sind insbesondere die eingehenden Rechnungen gemeint. So gehen wir einfach davon aus, dass eine einheitliche Struktur bei den ausgehenden Rechnungen der meisten Unternehmen ohnehin bereits vorhanden ist.

Nun, je nachdem welche Lieferanten ein Unternehmen nutzt, können deren Rechnungen auf unterschiedliche Weisen eingehen. Manche verschicken noch ganz traditionell Rechnungen per Post oder gar Fax, andere nutzen E-Mails. Außerdem gibt es Online-Anbieter, die ihre Rechnungen auf Portalen zum Download bereitstellen. Und natürlich mag noch der eine oder andere Handbeleg, etwa eine Tankquittung gegen bar, eine Rolle spielen. All diese Belege muss man aber zentral erfassen, um sie im Rahmen der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung an die betreuende Steuerberatungskanzlei zu übermitteln. Schließlich sollen ja für alle Belege Buchungen erfolgen. Also ist es wichtig, dass man einen einzigen Speicherort bestimmt, eine einheitliche Anlaufstelle, die alle Belege aufnimmt.

Am besten hierfür geeignet ist ein separates E-Mail-Postfach. Es ersetzt im Grunde den Sammelordner, den man früher regelmäßig als Pendelordner an die buchführende Kanzlei übergab. Papierbelege scannt man ein und sendet sie dorthin. Onlinebelege, lädt man herunter und transferiert sie ebenfalls an dieses Postfach. Und am bequemsten ist es, wenn die Lieferanten ihre Rechnungen gleich dorthin mailen. Allerdings ist es wichtig, dass man dabei stets alle möglichen Rechnungseingänge erfasst. Eine Checkliste ist eine gute Methode, um hierbei den Überblick zu behalten.

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3. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Zahlungswege optimieren

Der zweite Punkt betrifft die Zahlungen. Sowohl die eingehenden Zahlungen der Kunden als auch die Ausgehenden an die Kreditoren können auf vielfältige Weisen erfolgen. Mal zahlt man etwas per Banküberweisung, mal per Kreditkarte, mal in bar. Oder man nutzt die Dienste eines der vielen Zahlungsdienstleister im Internet. Auch diese Zahlungen müssen alle durch separate Buchungen in den Büchern erscheinen. Doch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hat die Erfassung gerade von Banktransaktionen stark vereinfacht. Daher sollte man überlegen, in wie weit die Zahlungen hauptsächlich über eben diesen Weg erfolgen können. Eine Umstrukturierung, genauer gesagt eine Verschlankung der Zahlungswege ist also ein weiterer wichtiger Faktor, mit dem man eine Vereinfachung bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erreichen kann.

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4. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Einbindung des Steuerberaters

Schließlich kommen wir zur Nutzung der Vorteile, die die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung über die Effizienzsteigerung der Prozesse hinaus bieten soll. Doch hängen diese Vorteile in erster Linie von den jeweiligen Bedürfnissen der Unternehmer ab. Welche zusätzlichen Erwartungen an die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung man dabei hat, ist sehr individuell. Dazu nur ein paar Beispiele:

4.1. Bereitstellung der Auswertungen in kurzen zeitlichen Intervallen

Einerseits kann es für Unternehmer attraktiv sein, wenn man möglichst oft einen Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens erhält. Wenn dies als Basis für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb ist, dann kann die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hierbei einen entscheidenden Durchbruch darstellen. Denn dann kann man in Absprache mit der buchführenden Kanzlei die Zeitintervalle, in denen die betriebswirtschaftlichen Auswertungen erfolgen sollen, ganz individuell einrichten.

4.2. Optimierung des Mahnwesens

In Bezug auf die Forderungen, die man gegenüber den Kunden hat, kann die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung sehr hilfreich wirken. Denn nun kann man zusammen mit der Steuerkanzlei eine raschere Übermittlung der überfälligen Zahlungen kommunizieren. Noch einfacher ist es jedoch, das Mahnwesen gleich ganz in die Hände der Steuerkanzlei zu legen. Denn diese hat dank der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ja alle Mittel, die man braucht, um die ausstehenden Zahlungen anzumahnen. Auch die Einleitung der Mahnungen erfolgt dann automatisch, ohne, dass sich Unternehmer weiter darum kümmern müssten. Auf diese Weise kann man eine Nachverfolgung ausstehender Rechnungen auf effiziente Weise sicherstellen. Gleichzeitig fördert dies aber auch die Liquidität des Unternehmens.

4.3. Vorbereitung von Banküberweisungen

Auf der anderen Seite kann man die Steuerkanzlei beauftragen, Banküberweisungen auf Grundlage der Eingangsrechnungen vorzubereiten. Diese stellt man dann online für den Unternehmer bereit. Der Unternehmer braucht sie nur zu kontrollieren und freizugeben, schon erhält die Bank den Auftrag zum Ausführen der Überweisung. So kann man verhindern, dass eine Rechnung aus Versehen unbezahlt bleibt. Also beugt man dadurch in gewisser Weise auch möglichen Mahnkosten vor. Auch dieser Aspekt der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung fördert somit die Liquidität des Unternehmens. Es fördert aber auch dessen Bonität, denn stets pünktlich zahlende Kunden genießen hohes Ansehen. Allerdings ist es aber auch einfach eine sehr bequeme, und somit zeitsparende Art und Weise Rechnungen zu bezahlen.

4.4. Einbindung des Steuerberaters

Ganz gleich, welchen Mehrwert man sich als Unternehmer von der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erhofft, er muss auch dem Steuerberater bekannt sein. Denn ein Teil der Umsetzung der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung findet ja schließlich in seinem Verantwortungsbereich statt. Deshalb sollte man schon vor der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ganz klare Ideen entwickeln und die Erwartungen hieran mit der Steuerkanzlei besprechen. Vielleicht hat der Steuerberater ja auch weitere Vorschläge, die vorteilhaft sein könnten? Jedenfalls ist eben eine enge Einbindung des Steuerberaters sowie seines Teams unablässig, um die gewünschten Vorteile durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung auch tatsächlich zu realisieren.

Steuerberater wechseln: Datenübernahme & Migration (DATEV, ADDISON, Agenda, Lexware, SAP)

In diesem Video erklären wir den Transfer von Daten beim Wechsel der buchführenden Kanzlei.

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5. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – JUHN Partner an Ihrer Seite

Als verantwortungsvolle, moderne Steuerkanzlei fühlen auch wir uns dazu verpflichtet, unseren Mandanten in allen Belangen Optimierungen zu bieten. Selbstverständlich geht dies auch mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einher. Aus unserer reichhaltigen Praxiserfahrung heraus unterstützen wir unsere Mandanten mit maßgeschneiderten Optionen, die zur Verbesserung und somit zur Optimierung beitragen. Wenn also auch Sie einen Mehrwert aus der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ziehen möchten, dann vertrauen Sie uns ebenfalls diese wichtige Aufgabe an.

Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Betreuung von Unternehmen, insbesondere von Kapitalgesellschaften spezialisiert. Bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

GmbH

1. Vermeidung von Betriebsaufspaltungen
2. Beratung bei komplexen Unternehmensstrukturen (Holdinggesellschaften, Organschaften)
3. Umfassende Beratung zu allen Arten der stillen Gesellschaft

GmbH & Co. KG

1. Vermeidung von gewerblicher Prägung und gewerblicher Infizierung

Digitale Buchhaltung

1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
2. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Fachreferent beim Steuerberaterverband für Unternehmensteuerrecht

Seit 2014 sind die Partner unserer Kanzlei regelmäßige Fachreferenten des Steuerberaterverbands Köln. Dabei besuchen circa 1.500 Steuerberater pro Jahr unsere Seminare. Wegen der hohen Nachfrage stellen wir Ihnen unsere Präsentation zu „Ausgewählte steuerliche Einzelfragen zur Rechtsformwahl“  gerne kostenlos zum Download zur Verfügung: