DATEV Arbeitnehmer online: digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung
Früher, im analogen Zeitalter, wurden Lohn- und Gehaltabrechnungen sowie andere steuerlich oder für die Sozialversicherung relevante Dokumente in Briefform per Post an die Beschäftigten eines Unternehmens verschickt. Dabei kam es durchaus schon mal zu Verzögerungen oder gar zu Fehlern bei der Zustellung. In unserer digitalisierten Arbeitswelt gehören solche, aus unserer heutigen Sicht, mühsam erscheinende und fehleranfällige Prozeduren der Vergangenheit an. Das sollte man zumindest meinen, denn es soll noch Unternehmen geben, denen die Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online noch unbekannt sind. Das wollen wir mit diesem Beitrag nun ändern.
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Digitalisierung der Lohn- und Finanzbuchhaltung spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Konzepte aus, die maßgeschneidert zu ihrer unternehmerischen Situation passen. Aufgrund der aktuellen Resonanz haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
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Datum |
Thema |
| 23. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen |
| 12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
| 11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher |
| 19. März 2021 |
Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – diese 3 Ziele sollten Sie umsetzen |
| 10. April 2023 |
DATEV Arbeitnehmer online: digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung (dieser Beitrag) |
Unser Video:
DATEV Unternehmen online
In diesem Video erklären wir, wie man per DATEV Upload mobil ganz bequem Belege scannen und hochladen kann – jederzeit und überall.
Inhaltsverzeichnis
1. DATEV Arbeitnehmer online – Einleitung
Für viele Arbeitnehmer gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnung am Ende eines jeden Monats zum gewohnten Ritual. So prüft man, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung tatsächlich korrekt erfolgte, ob alle Lohnsteuermerkmale Berücksichtigung fanden, oder etwa, ob die verbliebenen Urlaubstage für einen weiteren Kurzurlaub reichen. Und jedes Mal erhält man ein neues Schreiben, selbstverständlich in Papierform. Manch ein Mitarbeiter hat bereits etliche Aktenordner voll mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen der vergangenen Jahre und Jahrzehnte zu ihrer Aufbewahrung abgestellt.
Aber abgesehen von der Frage, ob dies noch zeitgemäß ist (und die jeder Arbeitnehmer wohl selber beantworten kann), sollte man auch überlegen, ob es auch sinnvoll ist, die mittlerweile ebenfalls vorhandenen digitalen Alternativen zu ignorieren.
2. Was ist DATEV Arbeitnehmer online?
Eine solche digitale Lösung ist DATEV Arbeitnehmer online. Dabei handelt es sich um eine Cloud-basierte Übermittlungsplattform, mit der Arbeitgeber Lohn- und Gehaltsdokumenten aller Art an ihre Beschäftigten übermitteln. Dabei stellt DATEV e.G., die große deutsche Genossenschaft für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, den Service DATEV Arbeitnehmer online zur Verfügung. Wie dieser Service funktioniert und welche Vorteile dies für alle Involvierten bereithält, soll Ihnen dieser Beitrag näherbringen.
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3. Lohn- und Gehaltsdokumente mit DATEV Arbeitnehmer online erstellen
In der Vergangenheit hat entweder die eigenen Personalabteilung oder ein externer Dienstleister die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen abgewickelt. Auch alle anderen Prozesse, die im Personalwesen angelaufen sind, wie etwa die Archivierung von Lohnsteuermerkmalen oder die Überwachung der Urlaubstage der einzelnen Mitarbeiter in einem Unternehmen, erfolgte auf diese Weise. Jedenfalls berechnete man früher Löhne und Gehälter sowie alle anderen in diesem Zusammenhang stehenden Angelegenheiten (zum Beispiel die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall), um sie dann an die Beschäftigten auszugeben.
Mit DATEV Arbeitnehmer online bleibt die Datenverarbeitung in bisheriger Form bestehen. Ganz gleich, ob hierfür die Personalabteilung eines Unternehmens verantwortlich zeichnet oder ob stattdessen eine Steuerberatungskanzlei die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt, dieser Aspekt läuft unverändert weiter. Was sich aber ändert, ist der Weg, über den die Mitarbeiter die für sie erstellten Dokumente erhalten. Denn anstatt diese Dokumente auszudrucken und in Briefumschläge zu stecken, um sie dann an die Mitarbeiter auszuteilen oder gar per Post zu verschicken, stellt man sie nun auf der Cloud von DATEV Arbeitnehmer online einfach zur digitalen Abholung bereit.
Dabei kann man mit DATEV Arbeitnehmer online mehr als bloß die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen übermitteln. Ebenso erfolgt auch die Zusendung von Steuerbescheinigungen, unter anderem eben auch die Jahreslohnsteuerbescheinigung. Jedes Dokument wird dabei als eigene Datei eingespielt, sodass die Adressaten sie entweder in der Cloud verwalten oder auf eine eigene Plattform herunterladen können, um sie dort zusätzlich zu archivieren.
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4. Welche Vorteile bietet DATEV Arbeitnehmer online?
Kommen wir nun auf die Vorteile zu sprechen, die DATEV Arbeitnehmer online bietet. Da ist zunächst der Umstand zu nennen, dass nun alle Transaktionen digital stattfinden. Kein Blatt Papier muss noch ausgedruckt werden. Briefumschläge und Briefmarken sind somit ebenfalls überflüssig. Das erfreut sowohl Unternehmer, die damit Kosten sparen können, als auch die Mitarbeiter, die nun keine Dokumente in Papierform verwalten müssen.
Was aber vielleicht noch wichtiger ist, betrifft den Datenschutz. Denn um DATEV Arbeitnehmer online zur Übermittlung der Dokumente zu nutzen, ist pro Mitarbeiter ein eigenes Konto erforderlich. Auf dieses Konto hat dann nur diese eine Person zugriff. Daher kann auch nur sie einsehen, was ihr Arbeitgeber ihr an Daten per DATEV Arbeitnehmer online übermittelt. Dass also jemand einmal aus Versehen einen Briefumschlag öffnet, der eigentlich jemand anderem gegolten hat, ist somit fortan ausgeschlossen.
Außerdem können Arbeitnehmer ihre bei DATEV Arbeitnehmer online hinterlegten Dokumente jederzeit und überall einsehen. Sie brauchen dafür lediglich eine Internetverbindung zur Cloud, bei der sie sich ganz individuell anmelden. Da dies sehr gut funktioniert, ist auch keine eigene App hierfür erforderlich. Schließlich entfällt auch die Wartezeit, die früher die Zustellung per Post beanspruchte. Sobald die Dokumente in der Cloud ankommen, können die Mitarbeiter diese einsehen. Das hilft auch der Personalabteilung dabei, eingehende Nachfragen zu vermeiden.
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5. DATEV Arbeitnehmer online – sicher auch für Sie eine gute Option
All diese Vorteile sind für viele Arbeitnehmer heutzutage fast schon eine Selbstverständlichkeit. Dennoch soll es Arbeitgeber geben, die sich dieser vielfältigen Möglichkeiten nur unzureichend bewusst sind. Aus diesem Grund haben wir die Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online an dieser Stelle vorstellen wollen. Wir hoffen, dass wir es sowohl Arbeitgebern als auch ihren Beschäftigten ein wenig erleichtern können, wenn wir ihnen auf diesem Wege einmal verdeutlichen, wie einfach und effizient die Übermittlung der Lohn- und Gehaltsdokumente mit DATEV Arbeitnehmer online ist. Wenn also auch Sie anerkennen, dass dies ein Werkzeug ist, das in Ihrem Unternehmen für Fortschritt sorgt, dann rufen Sie uns jetzt an. Wir beraten Sie gerne zu allen Einzelheiten, die Sie über DATEV Arbeitnehmer online wissen wollen und sollten.
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Unsere digitale DATEV-Kanzlei 2023 hat sich besonders auf die Umstellung digitaler Prozesse in der Finanz- und Lohnbuchhaltung spezialisiert. Bei der Erstellung der laufenden Buchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
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