Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher
Bisher stellte der Wechsel des Steuerberaters durch einen Mandanten einen Einschnitt in der Kontinuität der Betreuung dar. Beispielsweise mussten alle Unterlagen von der bisherigen an die neue Steuerkanzlei übergeben werden. Dazu musste man Transport und Übergabe der Akten organisieren. Mit DATEV Unternehmen Online ist dies viel leichter. Denn wenn sowohl der vorherige als auch der neue Steuerberater mit DATEV digital kooperieren, dann genügt ein kurzer Austausch zwischen beiden Kanzleien, um die Daten des Mandanten zu übertragen. Falls jedoch ein Mandant von oder zu einem Steuerberater wechseln möchte, der eine andere Softwarelösung verwendet, dann ist DATEV Unternehmen Online meistens in der Lage die Daten über eine Schnittstelle zu exportieren beziehungsweise zu importieren. Allerdings stellt die Nutzung der Software von SAP in dieser Hinsicht eine Ausnahme dar. Doch auch hierbei ist eine Migration möglich.
Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch mit unseren Mandanten, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
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Datum |
Thema |
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12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
| 16. Oktober 2020 |
SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? |
| 13. November 2020 |
DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln |
| 27. November 2020 |
DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. |
| 11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher (dieser Beitrag) |
Unser Video:
Steuerberater wechseln: Datenübernahme & Migration
In diesem Video erklären wir, wie DATEV den Wechsel des Steuerberaters einfach gestaltet.
1. Steuerberater wechseln – was bisher geschah
Wenn ein Mandant früher den Steuerberater wechseln wollte, dann bedeutete dies insbesondere, dass seine ganzen Unterlagen von der alten Kanzlei zur neuen gebracht werden mussten. Selbstverständlich war dies sowohl beim Mandanten als auch bei beiden Steuerberatern mit viel Aufwand verbunden. Sowohl Koordinierung als auch der Transport und die Übergabe waren mitunter zeit- und arbeitsintensiv. Allein das Verpacken der Ordner mit den Akten konnte Stunden dauern. Fand dies darüber hinaus auch noch ohne klare Planung statt, dann bestand unter Umständen sogar die Möglichkeit, dass Unterlagen verloren gingen oder nur durch zeitaufwändige Suche wieder auftauchten. Kam man dann nach einiger Zeit zur Überzeugung, dass auch dieses Mandat beendet werden sollte, stand der ganze Umzug von Neuem an. Somit war der Wechsel des Steuerberaters in dieser Hinsicht stets eine gewisse Herausforderung und mit Unwägbarkeiten gespickt.
2. DATEV – die Standardsoftware für Steuerberater
Allerdings hatte die Überführung von physischen Akten früher auch einen Vorteil gegenüber dem darauffolgenden digitalisierten Verfahren. Denn die Daten lagen alle in einem Format vor, dass, in der Regel, keine weitere Übersetzung erforderte. Im Gegensatz dazu kann also die Übermittlung von Daten in digitaler Form zwischen zwei Steuerkanzleien eine Herausforderung ganz anderer Art darstellen. Denn wenn die beiden involvierten Steuerkanzleien unterschiedliche Dateiformate unterstützen, dann ist eine Datenübertragung nur über eine Schnittstelle möglich. Diese Schnittstelle erfüllt dann die Funktion einer Übersetzung aus dem einen in das andere Dateiformat. Zum Glück hat DATEV aber ein Marktvolumen in einer Größenordnung von geschätzt 60 bis 80 % aller in Deutschland tätigen Steuerkanzleien, sodass ein Mandant in den meisten Fällen den Steuerberater wechseln kann, ohne dass dabei eine Konvertierung der Daten erforderlich ist.
Fragen zum Datenübertrag beim Steuerberaterwechsel?
Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:
3. Steuerberater wechseln: Digitale Übertragung von Daten
Zunächst möchten wir darauf eingehen, wie man Daten zwischen zwei Kanzleien überträgt, die beide mit DATEV arbeiten. Dabei sind zwei Optionen möglich. Anschließend zeigen wir Ihnen auch noch, wie man Daten im Format anderer Programme über eine DATEV Schnittstelle überträgt.
3.1. Datenübertragung zwischen zwei DATEV-Kanzleien
Bei der Übertragung von Daten eines Mandanten zwischen zwei DATEV-Kanzleien sind die Beraternummern der involvierten Steuerberater sowie die Mandantennummer anzugeben.
3.1.1. Option 1: Antrag zur Datenübertragung an die DATEV
Der gängige Weg, um Daten von einer DATEV-nutzenden Kanzlei an eine zweite zu übertragen, ist die Bereitstellung der Daten durch den Vorberater. Damit liegen die Daten im Rechenzentrum der DATEV bereit, sodass der neue Steuerberater sie nur noch abrufen braucht. Dazu erstellt der neue Steuerberater einen Auftrag zur Übertragung der Mandantendaten, den er an die DATEV richtet. DATEV informiert dann den Vorberater und fordert sein Einverständnis ein. Liegt dies vor, kann die Übertragung der Daten erfolgen.
Dabei kann man zwischen zwei Alternativen wählen. Einerseits kann man das Antragsformular ausfüllen und per Fax oder Post an DATEV verschicken. Dann kann der ganze Prozess etwa eine Woche dauern. Andererseits ist auch ein elektronisches Verfahren nutzbar. Hierzu erhält der Vorberater dann eine E-Mail von DATEV. Durch einen einfachen Klick kann er dem Datentransfer zustimmen. In der Regel ist dieses Verfahren deutlich schneller, weil es nur wenige Tage dauert, bis der neue Steuerberater die Daten abrufen kann.
3.1.2. Option 2: Direkte Datenübertragung durch Übermittlung einer Sicherungsdatei
Allerdings ist die zweite Option zur Übertragung von Daten deutlich schneller. Denn wenn ein Mandant seinen Steuerberater wechseln möchte, dann kann der neue Steuerberater seinen Kollegen bitten, ihm eine Sicherungsdatei zu schicken. Sobald er diese Kopie der Daten erhält, kann der neue Steuerberater die Daten in sein System einlesen und beginnen, mit ihnen zu arbeiten.
3.2. Datenübertragung unter Nutzung einer DATEV-Schnittstelle
Falls ein Mandant von einem Steuerberater, der mit einem Fremdprogramm gearbeitet hat, zu einem Steuerberater wechseln möchte, der DATEV nutzt, dann geht dies über eine geeignete DATEV-Schnittstelle. Auch umgekehrt ist der Export von Daten von DATEV zu Fremdprogrammen ganz leicht realisierbar. Dabei ist auch gewährleistet, dass der neue Steuerberater sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten des laufenden sowie vergangener Wirtschaftsjahre erhält und importieren kann. Auf diese Weise stehen auch bei einer späteren Betriebsprüfung alle Daten zur Einsicht bereit. Von besonderer Bedeutung hierbei ist die DATEV-Schnittstelle bei der Datenübertragung im CSV-Dateiformat. Denn in dieses Format können die meisten Daten im Format anderer Softwareanbieter sicher konvertiert werden.
4. Steuerberater wechseln: Migration von Daten aus SAP
Allerdings gibt es eine große Ausnahme zum zuvor Genannten. Denn wenn ein Unternehmen Daten mittels einer SAP-Software verarbeitet, dann stößt auch die sonst bewährte DATEV-Schnittstelle an ihre Grenzen. Dies liegt nämlich daran, dass SAP-Programme zur Buchführung einer ganz anderen Systematik folgen, als jener von DATEV. Zwar mag das Prinzip dahinter sowie das Ergebnis das selbe sein, doch wenn der Weg über die Programmierung dorthin ganz anders ist, dann kann auch keine Konvertierung ins das für DATEV verständliche CSV-Format erfolgen.
Zum Glück gehört die Migration von SAP-Daten eher zu den Ausnahmen im Arbeitsalltag einer Steuerkanzlei. Denn SAP-Programme finden vor allem bei größeren Konzernen Anwendung, die unter anderem ihre Buchführung über diese Softwarelösung bestreiten. Jedoch kann eine Steuerkanzlei mit einem erfahrenen IT-Team auch diese Herausforderung angehen. Obwohl es dann deutlich länger dauern kann hierzu eine zufriedenstellende Umsetzung zu erzielen, rechtfertigt das Ergebnis unserer Erfahrung nach letztendlich den Einsatz. Zumindest in unserer Kanzlei war die Migration von SAP-Daten in unser DATEV-System stets von Erfolg gekrönt.
Steuerberater für digitale Buchhaltung
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Beim Wechsel zu unserer Kanzlei schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
- Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
- Strategische Beratung bei Kapitalgesellschaften (Erwerb eigener Anteile, disquotale Gewinnausschüttung, Organschaft, Holdingstrukturen)
- Entwicklung von Maßnahmen zur Reduktion der Steuerlast (z.B. Rechtsformwahl, Sitzverlegung)
- Gründung von Holdinggesellschaften (Realisierung steuerfreier Veräußerungsgewinne, Dividendenerträge)
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
