In den letzten Jahren haben viele unserer Mandanten ihr Unternehmen auf die digitale Zukunft umgestellt. Dabei nutzen sie neben der dafür notwendigen Hardware auch ERP-Programme, mit denen sie die Buchführung, Finanzbuchhaltung und viele andere geschäftliche Aspekte ihres Unternehmens jederzeit und von jedem Ort aus bearbeiten können. Dies ist somit die Grundlage, durch die auch wir als digitale Kanzlei in direktem Kontakt zu unseren Mandanten stehen. Daher stellen wir Ihnen in diesem Artikel anhand von acht Beispielen die Möglichkeiten dar, wie auch Sie von der Digitalisierung Ihrer Unternehmensabläufe profitieren können. Auf einige der vielen Vorteile gehen wir abschließend ebenfalls ein.

Wir nutzen Schnittstellen zu ERP-Programmen: sevDesk, Lexoffice & Co.


Unser Video: Digitale Kanzlei

2019 sind wir erstmals als „Digitale Kanzei“ von DATEV ausgezeichnet worden. Steuerberater Christoph Juhn zeigt uns welche Punkte dabei besonders wichtig waren.

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1. Warum wir Schnittstellen nutzen

Digitale Verfahren haben aufgrund ihrer vielfachen Vorteile schon seit geraumer Zeit Einzug in die moderne Wirtschaftswelt gehalten. Alle im Geschäftsbetrieb erforderlichen Handlungen laufen also nun digital ab und helfen Ihnen somit Ihre wertvollste Ressource zu sparen: Zeit. Dabei steht Ihnen als Unternehmer eine große Zahl an spezialisierten EDV-Programmen zur Auswahl. Diese sogenannten ERP-Programme bieten unterschiedliche Funktionen, die das Basissegment Buchhaltung ergänzen und abrunden. Die Abkürzung ERP steht übrigens für Enterprise-Resource-Planning und bezeichnet damit treffend die Organisation von Geschäftsprozessen, die von diesen Anwendungen optimiert werden.

Um Ihnen als zuverlässiger Partner auch auf digitaler Ebene in Ihren geschäftlichen Prozessen und steuerlichen Angelegenheiten sowohl kompetent als auch zukunftsorientiert zur Seite stehen zu können, nutzen wir Schnittstellen, die den Datentransfer auch mit Ihren ERP-Anwendungen ermöglichen. Daher möchten wir Ihnen nun zeigen, über welche verschiedenen Schnittstellen wir als digitale Kanzlei Ihnen von Nutzen sind. Dabei handelt es sich lediglich um eine Auswahl der acht gängigsten ERP-Programme, die wir per Schnittstellen zum Datentransfer nutzen können. Sollten Sie Fragen zu anderen Anwendungen haben, dann fragen Sie uns doch einfach. Gerne informieren wir Sie individuell über mögliche Schnittstellen zu den von Ihnen genutzten ERP-Systemen.


2. Acht ERP-Programme, die wir per Schnittstellen nutzen

2.1. sevDesk

Das Buchhaltungsprogramm sevDesk ist eine der bekanntesten deutschsprachigen Anwendungen auf dem Markt. Nach eigenen Angaben findet sie bei mehr als 80.000 Unternehmern Zuspruch. Dabei bietet sevDesk unter anderem die Bearbeitung und Verwaltung sowohl von eingehenden als auch ausgehenden Rechnungen, die Lagerbuchhaltung sowie die Möglichkeit zur Erfassung von Arbeitszeiten. Aus unserer Sicht als digitale Kanzlei ist natürlich ebenfalls wichtig, dass sevDesk über eine Schnittstelle zu unserem DATEV-System verfügt. Damit sind wir in der Lage, mit unseren Mandanten, die sevDesk nutzen, auf digitalem Weg zu interagieren.

2.2. Lexoffice

Ein weiteres, in Deutschland weit verbreitetes Anwendungsprogramm zur Buchhaltung ist Lexoffice. Diese umfangreiche ERP-Anwendung bietet ebenfalls die Möglichkeit per Schnittstelle eine Verbindung mit dem in unserer Kanzlei genutzten DATEV-System zu etablieren. Somit können wir Ihnen als Lexoffice-Anwender als digitale Kanzlei zur Verfügung stehen.

2.3. FastBill

Auch das dritte Beispiel in dieser Reihe ist ein digitales Multitool. FastBill unterstützt Sie als Unternehmer mit Funktionen, die über die Buchhaltung, die digitale Archivierung von Belegen oder der Finanzverwaltung hinausgehen. Unser DATEV-System ist dabei in der Lage auch diese FastBill-Daten über eine Schnittstelle von unseren Mandanten zu beziehen.

2.4. EasyBill

Zum Verwechseln ähnlich mit dem vorgenannten Produkt ist EasyBill sowohl dem Namen nach als auch im Umfang seiner Leistungen. Besondern Wert legt EasyBill dabei auf die Orientierung als Cloud-basierte ERP-Anwendung. Und natürlich verfügt EasyBill auch über die Option die Daten per Schnittstelle auch an uns als Ihrem Steuerberater zu übermitteln.

2.5. Billbee

Billbee ist ein weiteres ERP-Softwareprodukt, das auf dem Markt angeboten wird. Es spricht vor allem kleinere bis mittlere Unternehmen an, wobei Online-Händler ganz besonders im Fokus stehen. Daher bietet es unter anderem sowohl digitale Verbindungswege zu Amazon oder anderen Online-Verkaufsportalen als auch zu uns als Ihrem Steuerberater an.

2.6. Billomat

Mit einem weit gefächerten Angebot an Leistungen wirbt auch Billomat. Ob Buchhaltung, Rechnungsschreibung, Verwaltung oder die digitale Unterstützung beim Arbeiten per Smartphone, Billomat bietet alle üblichen Anwendungen, die Sie als Unternehmer von einer ERP-Software erwarten können. Daher überrascht es kaum, dass Billomat auch über eine Schnittstelle zum DATEV-System verfügt. Wir sind somit in der Lage, auf digitalem Weg alle von unseren Mandanten benötigten Daten zu erhalten, um auf diese Weise ihre steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

2.7. WISO Mein Büro Plus

Was nun schon vor mehr als 30 Jahren als Wirtschaftsjournal im öffentlich-rechtlichen Fernsehen begann, hat mittlerweile auch Eingang ins Internet gefunden. Mehr noch, WISO ist durch eine Kooperation mit dem Software-Anbieter Buhl Data Service GmbH auch im ERP-Anwendungssegment vertreten. Dabei offeriert das Programm WISO Mein Büro Plus alle wichtigen Funktionen, die man als Unternehmer von einer solchen ERP-Software erwarten kann. Selbstverständlich zählt die Möglichkeit eines Datentransfers per Schnittstelle an DATEV ebenso zum Umfang des Programms, wie die Buchführung oder die Erstellung von Rechnungen.

Zu bemerken ist, dass WISO Mein Büro Plus, anders als die meisten anderen Konkurrenten, eine Anwendung ist, die auf Ihrem Rechner installiert wird. Dennoch bietet sie die gleichen Möglichkeiten zum Arbeiten via Smartphone, wie die im Internet basierten Konkurrenzprodukte.

2.8. Debitoor

Debitoor ist eine weitere ERP-Anwendung, die sich insbesondere an Selbständige und Existenzgründer richtet. Dabei stehen die finanziellen Transaktionen im Vordergrund des Funktionsangebots, wobei eine vereinfachte Rechnungserstellung als ein Beispiel zu nennen ist. Eigenen Angaben zufolge nutzen mehr als 700.000 Anwender diese online-basierte Option zur Buchhaltung. Über eine Schnittstelle ist auch DATEV zu einem Datentransfer mit Debitoor befähigt, sodass der reibungslose digitale Versand von Belegen und Unterlagen an uns als Ihre Steuerberatungskanzlei möglich ist.


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3. Digitale DATEV-Schnittstellen zu Ihrem Vorteil

Die Schnittstellen der verschiedenen ERP-Anwendungen mit unserer digitalen Kanzlei ermöglichen es Ihnen viele Vereinfachungen und Vorteile zu nutzen. Daher laden wir Sie ein insbesondere folgende vier Punkte objektiv vor Ihrem individuellen Hintergrund zu bewerten:

3.1. Unterstützung bei der Umstellung auf ein papierloses Büro

Wo vor wenigen Jahren noch Schränke zur Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Belegen benötigt wurden, können jetzt andere, für Sie sinnvollere Dinge Platz finden. Dabei stehen Ihnen Ihre Daten nun auch zu jeder Zeit und an jedem Ort, von dem aus Sie einen Zugriff auf das Internet erhalten, zur Verfügung. Dies gilt somit auch für den Versand von Belegen, der früher üblicherweise per Post erfolgte. Statt also Briefumschläge oder Pakete mit Belegen zur Post zu tragen, genügt nun ein Mausklick und wir, als Ihr Steuerberater, erhalten die benötigten Unterlagen.

3.2. Anbindung an Ihr Kassensystem

Zur Erfüllung der verschärften Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung seitens der Finanzämter sind nun flächendeckend Kassensysteme insbesondere im Einzelhandel eingeführt worden, die ihrerseits über eine Schnittstelle zu den geläufigsten ERP-Programmen verfügen. Damit ist es nun möglich alle zur Buchführung benötigten Kasseninformationen elektronisch aufzubereiten. Somit ist auch das papierlose Führen eines Kassenbuchs möglich geworden. Diese Daten können dann über die entsprechende DATEV-Schnittstelle ebenfalls digital an uns übermittelt werden.

3.3. Automatisierte Überwachung des eingehenden und ausgehenden Zahlungsverkehrs

Daran anknüpfend möchten wir die Überwachung des laufenden Zahlungsverkehrs als einen der großen Vorteile bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens anführen. Damit können Sie sich einerseits sicher sein, dass Sie Ihre Verbindlichkeiten stets pünktlich oder sogar mit der Option des Skontoabzugs bezahlen. Andererseits können Sie auf diese Weise sicherstellen, dass Sie Ihre eigenen Forderungen immer ganz aktuell im Blick haben, um nötigenfalls auch die entsprechenden Schritte einzuleiten, mit denen Sie Ihre Kunden an ausstehende Zahlungen zu erinnern. Selbst diesen Schritt können Sie dann automatisiert veranlassen.

3.4. Vereinfachung der Archivierung und des Zugriffs auf Belege und Unterlagen

Ebenso einfach wie die Archivierung Ihrer Belege und geschäftlichen Unterlagen erfolgt auch der Zugriff auf diese Dokumente mittels ERP-Anwendungen. Insbesondere bei einer Betriebsprüfung erleichtert dieses Verfahren die Bereitstellung der vom Betriebsprüfer angeforderten Unterlagen. Dies hilft somit allen Beteiligten die Betriebsprüfung so zügig wie möglich abzuschließen. Außerdem werten Betriebsprüfer diese Methodik oft auch als ein Zeichen von Transparenz.

3.5. Sparen Sie bei Ihrem wertvollsten Gut: Ihrer Zeit

So unterschiedlich sie auch sein mögen, dienen all die vorgenannten Vorteile in Wirklichkeit doch nur einem Zweck, nämlich, Ihre Zeit zu sparen. Zeit ist heutzutage als Ressource für Unternehmer wichtiger denn je. Dadurch, dass alles viel schneller abläuft, hängt auch Ihr unternehmerischer Erfolg davon ab, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Kümmern Sie sich also um Ihr Unternehmen, indem Sie alle relevanten Abläufe vereinfachen und vereinheitlichen. Dies ist natürlich nur möglich, indem Sie so viel wie möglich auf digitalem Weg erledigen. Und dazu zählt nun mal auch die digitale Interaktion mit uns als Ihrer digitalen Kanzlei.


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Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Digitalisierung ihrer Unternehmen schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

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