Einzelunternehmen umwandeln: Aspekte bei der Buchhaltung
Wenn man ein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln möchte und dazu die Möglichkeit nutzt, dies rückwirkend zu gestalten, dann hat dies Auswirkungen auf die Buchhaltung. Denn im Verlauf der achtmonatigen Rückwirkungsfrist fallen bei der Buchhaltung verschiedene Besonderheiten an, die eine Anpassung erforderlich machen. Dies ist etwa bei der Anmeldung der Umsatzsteuer der Fall, bei der die Rückwirkung keine Berücksichtigung findet. Hingegen ist bei der Erstellung der Bilanzen die Rückwirkung maßgebend.
Unser Video:
Buchhaltung bei Unternehmensumwandlung
In diesem Video erklären wir, welchen Einfluss eine Unternehmensumwandlung auf die Buchhaltung hat.
Inhaltsverzeichnis
1. Einzelunternehmen umwandeln in der Praxis – Einleitung
In der Gestaltungsberatung entwickelt man Konzepte, mit denen man Unternehmern Wege aufzeigt, wie sie mit ihren Unternehmen Steuern sparen können. Wenn wir diese Gestaltung nun umsetzen, kommen aber auch noch andere Aspekte zum Vorschein. Das merken wir insbesondere in der Buchhaltung. Darum dachten wir uns, dass wir Ihnen auch einmal diese Seite der Medaille vorstellen. Und am besten machen wir das anhand eines Beispiels. Dazu gehen wir davon aus, dass ein Einzelunternehmen in eine GmbH umgewandelt wird und schauen nun, wie sich das auf die Buchhaltung im Jahr der Umwandlung auswirkt.
2. Einzelunternehmen umwandeln: die Ausgangslage zur Buchhaltung
Also wandeln wir ein Einzelunternehmen in eine GmbH um (gemäß § 20 UmwStG). Dazu folgen wir unserer allgemeinen Empfehlung und gestalten dies rückwirkend zum Jahresbeginn. Auf diese Weise können wir die Schlussbilanz des Vorjahres als Umwandlungsbilanz verwenden. Das bedeutet, dass wir von Januar bis Ende August Zeit haben, um innerhalb der gesetzlichen Rückwirkungsfrist von acht Monaten das Einzelunternehmen in eine GmbH rückwirkend umzuwandeln. Dauert der Umwandlungsprozess nämlich länger, dann muss man eine separate Umwandlungsbilanz erstellen, was daher mit vermeidbaren Kosten einhergeht.
Damit verbunden ist aber auch die gesetzliche Fiktion, dass die GmbH für ertragsteuerliche Zwecke bereits am 1. Januar existiert, obwohl die tatsächliche Umwandlung erst deutlich später erfolgt. In dieser Zwischenzeit zwischen dem 01.01. und dem 31.08., in der wir das Einzelunternehmen umwandeln, müssen wir aber für umsatzsteuerliche Belange die Buchführung ebenfalls vornehmen. Hier ist aber das tatsächliche Datum der Umwandlung für den Wechsel in der Buchführung entscheidend. Wie bekommen wir das also hin?
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3. So erfolgt die Buchhaltung, wenn Sie Ihr Einzelunternehmen umwandeln
Wie Sie sehen, gibt es eine Vielfalt an Punkten, die man bei der Buchhaltung beachten muss, wenn Sie ein Einzelunternehmen umwandeln. Gehen wir es an.
3.1. Rückwirkende Buchhaltung der GmbH
Als erstes betrachten wir, wie wir die rückwirkend zum Jahresbeginn entstehende GmbH in der Finanzbuchhaltung behandeln müssen, um die Jahresabschlüsse und Steuerbilanzen daraus zu erstellen. In der Zeit bis zur Eintragung der umgewandelten GmbH ins Handelsregister läuft ja das Geschäft als Einzelunternehmen weiter. Da das Einzelunternehmen am Ende des Jahres keine Beachtung bei der Erstellung der Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erhält, kann man die zunächst vorgenommenen Buchungen unverändert auf das neue Mandat der GmbH übertragen. Damit ist zumindest dieser Teil der Umwandlung relativ einfach umzusetzen.
3.2. Buchung der Vermögensgegenstände in die Bilanz der GmbH
Schon deutlich aufwändiger gestaltet sich die Überführung der Vermögensgegenstände aus dem Einzelunternehmen in die Bilanz der GmbH. Zwar ist dies bei der steuerneutralen Übertragung zu Buchwerten mit den gleichen Werten stets der einfachste Weg. Allerdings kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, diese Übertragung zu Teilwerten oder gar zu Verkehrswerten vorzunehmen. Sollte man diesen Weg beschreiten, muss sehr genau aufpassen, was man in die Eröffnungsbilanz der GmbH bucht. Meistens nimmt man dabei die Differenz, die sich aus den höheren Wertansätzen im Anlage- und Umlaufvermögen ergeben, als Grundlage für Buchungen in das Kapitalkonto. Selbstverständlich ist dies nun Grundlage einer Besteuerung nach dem Umwandlungssteuerrecht.
3.3. Buchung der Umsätze des Einzelunternehmens bis zur Umwandlung
Die wohl größte Herausforderung bei der Buchhaltung, wenn man ein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln möchte, ist die Erfassung der laufenden Umsätze. Denn hierfür muss man die Trennung zwischen den Lieferungen des Einzelunternehmens und der GmbH vornehmen. Dies hat aber folglich auch Auswirkungen auf die Erstellung der Jahresumsatzsteuererklärung. So oder so, diese Buchungen sind äußerst fehleranfällig. Eine gewissenhafte, auf diesen Sachverhalt spezialisierte Buchhaltung ist daher eine wohlüberlegte Maßnahme zur Risikominimierung. Denn einerseits möchte kein Unternehmer Umsatzsteuer doppelt abführen, noch durch eine versehentliche Unterlassung Steuern hinterziehen. Und wenn dabei sogar grenzüberschreitende Geschäfte eine Rolle spielen, und diese im Ausland umsatzsteuerpflichtig sind, dann ahnt man, dass ihre Buchhaltung einen hohen Aufwand bedeutet, wenn man ein Einzelunternehmen umwandeln möchte.
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4. Einzelunternehmen umwandeln & korrekte Buchhaltung – Fazit
Was ist nun die Quintessenz unserer Betrachtungen? Einerseits konnten wir hoffentlich zeigen, dass die eigentliche Umwandlung eines Einzelunternehmens eine geringere Herausforderung darstellt als die der sie begleitenden Buchhaltung. Dies liegt insbesondere an den unterschiedlichen Anforderungen gegenüber einer GmbH und einem Einzelunternehmen. Andererseits war es uns wichtig, in den Fokus zu setzen, welch enorme Bedeutung einer spezialisierten Buchhaltung zukommt, wenn man ein Einzelunternehmen umwandeln möchte. Wer also ein Einzelunternehmen führt und es nun beispielsweise in eine GmbH umwandeln möchte, der sollte auch darauf achten, dass zumindest in der Übergangsphase die Buchhaltung auf genau diese Besonderheiten achtet. Dabei sollte dies mindestens bis zur Erstellung der Jahresabschlüsse in erfahrenen Händen liegen.
Als Steuerberatungskanzlei mit einer Ausrichtung auf die Optimierung von Unternehmensstrukturen kennen wir selbstverständlich die Anforderungen, die man etwa bei der Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH zu beachten hat, damit diese steuerneutral erfolgen kann. Darüber hinaus begleiten wir unsere Mandanten aber auch gerne in praktischer Hinsicht. So unterstützen wir sie bei der Buchhaltung und berücksichtigen routiniert die speziellen Aspekte, die wir in diesem Artikel angeschnitten haben. Außerdem nutzen wir als digitale DATEV-Kanzlei 2023 alle verfügbaren digitalen Unterstützungsmöglichkeiten. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Umwandlung ihres Unternehmens vollumfänglich zu ihrer Zufriedenheit erfolgt. Dies ist unser Anspruch und somit auch unsere Leistung.
Steuerberater für Unternehmensteuerrecht
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung zum Umwandlungssteuerrecht spezialisiert. Bei der Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
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- Allgemeine Beratung zur GmbH-Besteuerung
- Spezielle Beratung zur Vermeidung von Betriebsaufspaltungen
- Unterstützung zum Erreichen von Steuerreduktionen bei Gewinnausschüttungen
- Beratung zur strategischen Ausrichtung von Kapitalgesellschaften (Einrichtung von Organschaften und Holdingstrukturen)
- Informationen zum Erwerb eigener Anteile und zur Nutzung disquotaler Gewinnausschüttungen
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- Beratung zu sämtlichen Umwandlungsvorgängen (Einbringung, Verschmelzung, Formwechsel, Anteilstausch)
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
Lehrauftrag für Steuerrecht
Unsere besonderen Expertisen für Umwandlungsrecht und Umwandlungssteuerrecht werden auch durch die FOM Hochschule bestätigt. Steuerberater Christoph Juhn wurde dort zum Lehrbeauftragten für Steuerrecht berufen und lehrt seit dem Wintersemester 2013 die Veranstaltung „Umwandlungssteuerrecht“. Das vorlesungsbegleitende Skript stellen wir Ihnen hier gerne vorab als Information zum kostenlosen Download zur Verfügung:
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