Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

7 wichtige Gründe, die dafür sprechen

7 Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung

Mit der Digitalisierung der Wirtschaft hängt auch ihr Siegeszug bei der Finanzbuchhaltung von Unternehmen zusammen. Dabei sprechen 7 gewichtige Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung. Einerseits bietet die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einen zeitlichen Vorteil und damit verbunden auch einen Kostenvorteil. Zweitens erhält der Unternehmer volle Transparenz bei der Analyse der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Er kann nun ganz genau zurückverfolgen, welche Kosten er hat. Drittens ermöglicht sie ein zeitnahes Mahnwesen auf Basis aktueller OPOS-Listen. Viertens kann der Unternehmer jederzeit und überall auf diese Daten zugreifen. Fünftens vermeidet man somit Doppelarbeit bei Mandant und Steuerberater. Sechstens erfolgt die Kommunikation zwischen Mandant und Steuerberater nun wesentlich schneller und effizienter. Und siebtens geht eine Beschleunigung der Prozessabläufe mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einher.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum Thema
26. Februar 2021 7 Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung (dieser Beitrag)
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
12. August 2020 DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
31. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer
23. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen
10. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg!
15. Juni 2020 JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020!
17. Juli 2019 Digitale Kanzlei 2019: Von DATEV ausgezeichnet
27. September 2017 Digitale Buchhaltung: DATEV Unternehmen Online
7 Argumente für die Digitalisierung…

7 Argumente für die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

In diesem Video erklären wir Ihnen die 7 Vorteile, die Unternehmer durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erhalten können.

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1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Einleitung

Wer das Sprichwort „früher war alles besser“ für eine unumstößliche Weisheit hält, der kann an dieser Stelle im Grunde bereits das Weiterlesen einstellen. Doch halt! Eigentlich sind genau Sie diejenigen, die wir mit unserem Artikels ansprechen möchten. Denn wir wollen Sie mit 7 ausgewählten Argumenten davon überzeugen, dass die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ein wahrer Segen für Unternehmer ist.

Um dies zu demonstrieren, ziehen wir zunächst einen Vergleich mit der Situation, die vor der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung an der Tagesordnung war.

2. Finanzbuchhaltung vor der Digitalisierung

Also nochmal: Früher war alles… anders. Denn früher sammelte ein Unternehmer alle Belege mehr oder (oftmals) weniger sortiert in einem Ordner. Den Ordner übergab er am Ende des Monats oder Quartals an seinen ihn betreuenden Steuerberater, der ihm in der Regel im Gegenzug den Ordner des vorangegangenen Umsatzsteuervoranmeldungszeitraums zurückgab. Daher nannte man diese Ordner auch Pendelordner.

Somit hatte der Unternehmer mindestens einen Monat lang auf diese Belege keinen Zugriff. Wollte er dennoch darauf zugreifen, dann konnte er in Ausnahmefällen eine Kopie von der Steuerberatungskanzlei erhalten. Doch war dies stets mit erheblichen Aufwand verbunden. Dies war die Sternstunde, in der Praktikanten und Azubis einer Kanzlei ein klein wenig glänzen konnten, weil sie nämlich kaum Kosten bei dieser Arbeit verursachten.

Jedenfalls kam es unter Umständen auch dazu, dass ein Unternehmer parallel zum Steuerberater eine OPOS-Liste zu den noch offenen Zahlungen führte. Ein Schelm der meint, sie seien stets identisch gewesen. Schrieb der Unternehmer nun einen vermeintlich säumigen Kunden an, war Missmut oder gar Ärger vorprogrammiert. Umgekehrt kamen aber auch Doppelzahlungen vor, die man auch nur mit Aufwand rückgängig machen konnte.

Ich denke, diese kleinen Ausführungen genügen, um zu beweisen, dass die Kooperation zwischen Unternehmer und Steuerberater vor der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung alles andere als optimal lief. Wollen wir uns daher jetzt mal anschauen, welche 7 Vorteile die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bescherte?

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Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:

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3. Die 7 Vorteile der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

3.1. Zeit- und Kostenersparnis

Als erstes nennen wir Ihnen gleich den Faktor, auf den Unternehmer ganz besonders achten: Kosten. Durch die elektronische Übermittlung von Rohdaten des Mandanten an die ihn betreuende Steuerberatungskanzlei bietet die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung eine massive Kostenersparnis. Denn dadurch, dass die Prozesse automatisiert ablaufen, spart die Kanzlei bei der Bearbeitung der Finanzbuchhaltung Zeit. Schließlich sind die Buchungen nun größtenteils bereits vorkontiert und erfasst, ohne, dass ein Mitarbeiter hierbei erforderlich ist. Somit bedeutet diese Zeitersparnis bei der benötigten Arbeitszeit auch eine Kostenersparnis für den Mandanten.

3.2. Volle Transparenz bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Früher erhielt der Unternehmer eine betriebswirtschaftliche Auswertung, mit der er einen Überblick über die wirtschaftliche Situation seines Unternehmens erhielt. Darin waren diverse Kostenpunkte allgemein aufgeführt. Zum Beispiel gab der Bericht an, welche Kosten sein Fuhrpark verursachte. Doch wenn er einmal wissen wollte, warum ein Fahrzeug ausnahmsweise besonders hohe Kosten verursachte, hätte er in seinen Belegen hierzu nach der Antwort suchen müssen.

Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung, wie sie die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ermöglicht, hat der Unternehmer jetzt die Möglichkeit dies bis ins kleinste Detail nachzuverfolgen. Denn nun kann er statt einzelner Konten auch innerhalb eines Kontos alle Buchungen betrachten. Dadurch erhält er eine Transparenz bei seiner betriebswirtschaftlichen Auswertung, wie sie durch die summarische Aufstellung in analoger Form bisher ausgeschlossen war.

3.3. Zeitnahes Mahnwesen auf Basis aktueller OPOS-Listen

Auch beim dritten Aspekt spielt Zeit eine besondere Rolle. In diesem Fall geht es um eine Beschleunigung der Prozesse, den die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung ermöglicht. Genauer gesagt geht es hierbei um eine Verbesserung beim Mahnwesen eines Unternehmers.

Bisher musste ein Unternehmer nämlich mindestens einen Monat lang warten, bis sein Steuerberater die Finanzbuchhaltung erstellte, um dann anhand der dabei angefertigten OPOS-Liste zu schauen, ob und welche offenen Rechnungen die Zahlungsfrist überschritten hatten. Bei einer quartalsweisen Buchung dauerte es mitunter sogar dreimal so lang. Jedenfalls konnte in der Zwischenzeit ein vermeintlich säumiger Kunde bereits die Zahlung erbracht haben, ohne dass dies in der im Grunde bereits veralteten OPOS-Liste Berücksichtigung fand. Nur wenn der Unternehmer selber in seinen Bankbelgen nachschaute, ob die erwartete Zahlung seines Kunden mittlerweile tatsächlich einging, konnte er dies verifizieren.

Durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist dieser Prozess nun deutlich schneller umsetzbar. So kann der Unternehmer mit seinem Steuerberater beispielsweise vereinbaren, dass nun wöchentlich eine Aktualisierung der OPOS-Liste stattfindet. So kann er wesentlich schneller auf eine säumige Rechnung reagieren. Auf diese Weise kann er eine Verbesserung seiner Liquidität erreichen. Darüber hinaus kann er mit seiner Steuerberatungskanzlei auch gleich vereinbaren, dass diese sein Mahnwesen kosteneffizient übernimmt.

3.4. Unternehmer können zu jeder Zeit und von jedem Ort auf Daten zugreifen

Ebenfalls mit einem Vorteil beim Faktor Zeit geht die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung in unserem vierten Punkt einher. Denn dadurch, dass ein Unternehmer online auf seine Daten beim Steuerberater zugreifen kann, steht ihm frei, Zeitpunkt und Ort für diese Informationsabfrage zu wählen. So ist dies beispielsweise auch während einer längeren Dienstreise oder im Urlaub möglich. Dabei gilt dies selbst dann, wenn er aufgrund des Ortes, an dem er sich aufhält, durch versetzte Zeitzonen oder aufgrund wichtigerer Tätigkeiten im Verlauf des Arbeitstages davon ausgehen muss, dass er diese Information keineswegs telefonisch anfordern kann.

Davon profitiert auch der Zahlungsverkehr. Sowohl das Management der eingehenden als auch der ausgehenden Zahlungen kann der Unternehmer auf diese Weise bequem und vom eigentlichen Arbeitsplatz unabhängig betreiben. Somit ist er in seiner Verwaltung zu größter Flexibilität befähigt.

3.5. Vermeidung von Doppelarbeit bei Unternehmer und Steuerberater

Wir kommen nochmal auf das Mahnwesen zurück. Denn die Verzögerung, die die analoge Buchführung früher in diesem Zusammenhang darstellte, waren für manche Unternehmer inakzeptabel. Also mussten sie ihre eigene OPOS-Listen erstellen, um das Warten auf die Erstellung durch den Steuerberater zu vermeiden. Jedoch bedeutete dies eben auch eine Doppelarbeit beim Unternehmer und in der Steuerberatungskanzlei. Darüber hinaus konnte es hierbei auch zu Abweichungen zwischen den beiden OPOS-Listen kommen. Um sie wiederum aufzulösen, war erneut eine ganze Menge an Arbeit erforderlich.

Mit der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung ist dies nun passé. Denn sowohl der Mandant als auch der Steuerberater nehmen nun Zugriff auf einen einzigen, online bereitgestellten Datensatz. Dadurch sind Abweichungen in parallel zueinander geführten Aufzeichnungen ausgeschlossen.

3.6. Beschleunigte Kommunikation zwischen Mandant und Berater

Wenn ein Unternehmer Rückfragen bezüglich seiner Finanzbuchhaltung hat, dann kann ihm seine Steuerberatungskanzlei durch die Digitalisierung nun noch effizienter antworten. Denn wenn er zum Beispiel eine Frage zu einem Beleg hat, dann kann der Mitarbeiter in der Kanzlei diesen sofort anzeigen lassen, statt ihn, wie früher üblich, erst umständlich im Belegordner Seite für Seite durchblätternd suchen zu müssen. So erhält der Unternehmer umgehend die Antwort, die er für sein weiteres Vorgehen benötigt. Die Beschleunigung der Kommunikation durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bedeutet also ein schnelleres Reaktionsvermögen, zu dem nun der Unternehmer fähig ist.

Hierbei kommen mit den anderen bereits erläuterten Vorteilen natürlich noch weitere Synergieeffekte hinzu, die die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater nun deutlich effizienter gestalten. Zum Beispiel ist hierbei auch die Beschleunigung der Kommunikation ein Vorteil, der den Prozessen beim Mahnwesen mehr Effizienz verleiht. Somit findet nun eine viel engere und wesentlich besser koordinierte Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater statt.

3.7. Beschleunigung aller Prozesse durch Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Im Grunde hat der vorige Abschnitt unseren an letzter Stelle zu nennenden Vorteil bereits vorweggenommen. Denn die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung führt insgesamt zu einer Beschleunigung aller Prozessabläufe. Dieser Vorteil ist also als die Summe aller anderen Vorteile aufzufassen. Doch ist hierbei das Ergebnis größer, als die Summe der einzlnen Vorteile. Tatsächlich stellt die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung die Möglichkeit zur Verfügung, dass Unternehmer ihr Unternehmern nun ganz anders, nämlich effizienter, führen können. So können sie ganze Prozessabläufe im Hinblick auf die Vorteile überdenken, die ihnen die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bietet, und sie danach auszurichten.

Also ist ein Unternehmer nun in der Lage, ganz individuelle Ziele, denen die laufende Finanzbuchhaltung dienen soll, zu definieren, sodass sein Steuerberater diese gezielt umsetzen kann.

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In diesem Video erklären wir, welche Möglichkeiten Ihnen der Controllingreport Mobil von DATEV Unternehmen Online bietet.

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4. JUHN Partner empfiehlt Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung stellt im Grunde eine Revolution bei der Unternehmensführung dar. Zwar mag man dies auf den ersten Blick kaum erkennen, doch sind die Auswirkungen zum Beispiel mit der Erfindung des Dampfantriebs bei Schiffen vergleichbar. Zwar konnte man auch mit einem Schoner an sein Ziel gelangen, doch mit einem Dampffrachter war man viel eher in der Lage, seine Geschicke selbst zu lenken.

Zugegeben, die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hat schon seit geraumer Zeit begonnen. Allerdings konnten nur große Unternehmen den damit verbundenen Aufwand und somit die damit einhergehenden Kosten wirtschaftlich tragen. Doch heutzutage stehen auch mittleren und selbst kleinen Betrieben die Möglichkeiten hierzu offen.

Deshalb empfehlen auch wir als moderne Steuerberatungskanzlei generell die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung. Dabei haben wir unsere Mandanten bei diesem bedeutenden Schritt begleitet und kennen somit die Vorteile und andere Faktoren aus erster Hand. Selbstverständlich kommt es darauf an, dass ein Unternehmer weiß, welche Zwecke er mit der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung anstrebt. Sei es beispielsweise die Verfügbarkeit von betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die er benötigt, um seinem Unternehmen ein beschleunigtes Wachstum zu ermöglichen, oder die kostengünstige Übernahme des Mahnwesens durch seinen Steuerberater, wir stehen Ihnen hierbei gerne beratend zur Seite. So sind wir in der Lage die individuellen Anforderungen unserer Mandanten zu seiner vollen Zufriedenheit umzusetzen. Wenn also auch Sie Ihr Unternehmen auf die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung umstellen möchten, um von ihren vielseitigen Vorteilen zu profitieren, dann schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns direkt an. Wir beraten Sie gerne zu diesem visionären Vorhaben.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die laufende Steuerberatung spezialisiert. Beim der Erstellung der laufenden Finanzbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

Digitale Buchhaltung

  1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  2. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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