DATEV Upload mobil

Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln

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DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln

Wenn man als Unternehmer Belege von unterwegs aus an DATEV Unternehmen Online übermitteln möchte, dann ist dies mit der mobilen App DATEV Upload mobil ganz leicht. Zunächst meldet man sich wie gewohnt über DATEV SmartLogin auf dem Smartphone oder Tablet an und wählt dann DATEV Upload mobil. Anschließend scannt man den Beleg, indem man ihn mit der Kamera des Endgeräts fotografiert. Dabei können Sie den Scan nun bearbeiten, wozu auch die Benennung zählt. Unter Zuordnung zu einer geeigneten Kategorie, in die Sie den Beleg einordnen, können Sie den Scan sofort hochladen. Wenn Sie zum Beispiel einen Tank-Beleg archivieren möchten, dann ordnen Sie ihn den laufenden Kfz-Betriebskosten zu. So erhält Ihre buchführende digitale Steuerkanzlei die Information gleich nach der Bezahlung.

DATEV Upload mobil: Belege per…

DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen

Im Video erklären wir, wie Sie mit der App DATEV Upload mobil Belege mit Ihrem Smartphone an DATEV Belege Online übermitteln können.

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1. DATEV Upload mobil – Belege unterwegs digital erfassen

DATEV Upload mobil ist eine kostenlose App, die auf Android Smartphones, iPhones, Tablets oder iPads läuft. Sie dient dem Einscannen und der Übermittlung von Belegen von diesen mobilen Endgeräten aus. Auf diese Weise können Sie unabhängig von anderer Hardware wie Scanner und Rechner Belege zur Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens an DATEV Unternehmen Online übertragen.

2. Anwendungsgebiet von DATEV Upload mobil

Wenn Sie bereits den Schritt zur Digitalisierung Ihres Unternehmens gemacht haben und an DATEV Unternehmen Online teilnehmen, dann ist die App DATEV Upload mobil sicherlich eine interessante Option für Sie. Selbstverständlich gilt dies auch für all jene Unternehmer, die über den Einstieg in die Digitalisierung derzeit noch nachdenken. Denn DATEV Upload mobil ist die logische Ergänzung zu DATEV Unternehmen Online, der Cloud, auf die Sie im Rahmen der Übermittlung aller Belege zugreifen. Während Sie jedoch normalerweise Ihre Belege von einem lokalen Arbeitsplatz vom Büro aus an DATEV Unternehmen Online übermitteln, ist dies mit DATEV Upload mobil sogar mit einem mobilen Endgerät von unterwegs aus möglich.

So sind Sie bei der Übermittlung natürlich auch von Ort und Zeit unabhängig. Dadurch ist DATEV Upload mobil gerade für Unternehmer und Mitarbeiter im Außendienst ideal, die viel unterwegs und selten im Büro sind. So kann man Belege für geschäftlich getätigte Zahlungen der buchführenden Steuerkanzlei sofort zur Verfügung stellen, ohne dabei erst ins eigene Büro zurückkehren zu müssen. Auf diese Weise haben Sie mit DATEV Upload mobil eine wichtige Verwaltungsfunktion ihres Unternehmens immer in Ihrer Hand- oder Hosentasche bei sich dabei. Wir zeigen Ihnen nun, wie das geht.

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3. DATEV Upload mobil: Belege fotografieren und abschicken

Nachdem Sie die mobile App DATEV Upload mobil auf Ihrem mobilen Endgerät installiert und eingerichtet haben, brauchen Sie sich nunmehr nur noch per DATEV SmartLogin anzumelden, um sie nutzen zu können.

3.1. DATEV Upload mobil: Belege fotografieren und bearbeiten

Bevor wir den ersten Beleg einscannen, bestimmen wir, ob wir die Option der App zur Erkennung und zum automatischen Fotografieren nutzen möchten. Falls wir dies lieber selber machen möchten, so unterstützt uns DATEV Upload mobil auch hierbei, indem die App hilfreiche Hinweise bietet. Außerdem steht uns auch frei, ob ein Blitzlicht den Beleg hierzu im Bedarfsfall erhellen soll. Zudem können Sie es noch vor dem Scannen so einrichten, dass der Beleg aus mehreren Seiten oder Teilen besteht. Dadurch bleibt der Zusammenhang einzelner Fotos zu einem einzigen Beleg erhalten.

Nun legen Sie den Beleg auf eine Oberfläche und richten Sie die Kamera ihres Geräts auf den Beleg. Sofern Sie die bequeme Automatikfunktion bei der Erkennung ausgewählt haben, warten Sie ab, bis die App Ihnen meldet, dass sie den Beleg erkannt hat. Dadurch stellt die Software sicher, dass der Beleg später auch lesbar ist. Dann fotografieren Sie ihn.

Alternativ können Sie den Beleg erst selber fotografieren, um dann gleich darauf oder später DATEV Upload mobil zu aktivieren. Hier können Sie nun statt den Beleg per App zu scannen, das zuletzt aufgenommene Foto als jenes bestimmen, dass Sie übermitteln möchten. Selbstverständlich ist dies auch für andere, ältere Aufnahmen möglich, die Sie aus einem Fotoarchiv ihres Smartphones auswählen können. Allerdings muss die dabei zugrunde liegende Software diese Funktion auch unterstützen.

3.2. Mit DATEV Upload mobil den eingescannten Beleg bearbeiten

Anschließend haben Sie bei DATEV Upload mobil die Möglichkeit, den Beleg zu bearbeiten. Einerseits können sie weitere Scans hinzufügen oder den vorliegenden drehen, zuschneiden oder sogar löschen. Darüberhinaus können Sie ihm hier einen Namen geben, um ihn später leichter wiederfinden zu können.

3.3. Zuordnung des Belegs vor dem Hochladen

Außerdem haben sie nun Gelegenheit, um den Beleg einer bestimmten Kategorie zuzuordnen. Wenn Sie zum Beispiel eine Quittung übermitteln möchten, weil Sie gerade Ihren Firmenwagen betankt haben, dann ist die passende Kategorie sicher schnell gefunden.

Somit sollten nun alle Schritte erledigt sein. Mit einem kurzen Tippen auf das grüne Cloud-Symbol laden Sie den Beleg bei DATEV Unternehmen Online hoch. Dort finden sowohl Sie als auch die Sie betreuenden Mitarbeiter Ihrer buchführenden Steuerkanzlei den Beleg fortan im digitalen Archiv DATEV Belege online.

4. Aufbewahrungspflicht von Belegen.

Selbstverständlich ist der nächste Gedanke, der sich nun fast von selbst ergibt, sehr verlockend. Denn wenn man doch den Beleg über DATEV Upload mobil archiviert hat, dann ist er ja bereits gesichert. Also könnte man den physischen Beleg nun auch dem Papierkorb oder Mülleimer zur weiteren Verwahrung überlassen, oder?

Rein hypothetisch ist die Entsorgung des Belegs nach der Archivierung durchaus möglich. Allerdings setzt der Gesetzgeber bei der Nachweispflicht von Belegen sehr hohe Standards. So steht man hierbei in der Pflicht, in einem solchen Fall die Archivierung über eine detaillierte Verfahrensdokumentation zu erfassen. Dabei sind sehr viele Aspekt von Bedeutung, sodass dieses Verfahren am Ende deutlich aufwändiger ist, als die simple Aufbewahrung des Belegs. Deshalb raten wir dazu, physische Belege wie bisher aufzubewahren.


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