DATEVconnect online

Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.

DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.

Viele Mandanten nutzen webbasierte Anwendungen wie easybill, Billomat oder GetMyInvoices.com, um Belege zu archivieren oder die darin enthaltenen Daten zu verarbeiten. Mit DATEVconnect online hat DATEV eine Schnittstelle geschaffen, mit der eine betreuende Steuerkanzlei Zugriff auf diese Daten und Informationen des Mandanten erhält. Dabei ist die Liste an kompatiblen Softwarelösungen, über die eine sichere Verbindung zum Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mittels DATEVconnect online erfolgt, sehr lang. Dabei sind in dieser Liste sowohl reine Archivierungsprogramme zur Ablage der digitalen Belege enthalten, als auch solche, die eine eigenständige Finanzbuchhaltung durch den Mandanten ermöglichen. So kann man in der jeweils betreuenden digitalen Steuerkanzlei über DATEV Unternehmen Online und den dazugehörigen Modulen Kassenbuch online und Belege online sowie die zentrale Anwendung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mit den Daten des Mandanten arbeiten. Doch auch in Zukunft arbeitet DATEV an der Bereitstellung von Schnittstellen zu weiteren Programmen.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum Thema
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. (dieser Beitrag)
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
12. August 2020 DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
31. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer
23. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen
10. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg!
15. Juni 2020 JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020!
17. Juli 2019 Digitale Kanzlei 2019: Von DATEV ausgezeichnet
27. September 2017 Digitale Buchhaltung: DATEV Unternehmen Online
Unser Video: DATEVconnect online Im…

Unser Video:
DATEVconnect online

Im Video erklären wir Ihnen die Einsatzgebiete von DATEVconnect online als Schnittstelle zwischen Steuerkanzlei und Buchhaltungsprogrammen sowie digitalen Archiven anderer Anbieter bei der Kooperation mit Mandanten.

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1. Buchhaltung selbstgemacht? IKEA-Effekt und Hybris

Neulich endete in der Bundeskunsthalle in Bonn die Ausstellung „Wir Kapitalisten“. Eines der Exponate war ein Stuhl von IKEA. Wie die meisten anderen Möbelstücke dieses sowie inzwischen vieler anderer Möbelhäuser, war dies ein Stuhl, den der Käufer in Einzelteile verpackt kauft, nach Hause transportiert und dort selbst zusammenbaut. Dabei ging es in der Ausstellung um das wissenschaftlich beschriebene Phänomen, dass man einem Gegenstand, den man selber erschafft – auch wenn es nur ein paar Drehungen mit dem Schraubendreher sind -, einen höheren Wert beimisst, als wenn man das Produkt fertig kauft: der sogenannte IKEA-Effekt.

Auf diesen imaginären Mehrwert setzen auch viele Anbieter von Softwareprogrammen zur Buchhaltung. Selbstverständlich spielt hierbei auch der Kostenfaktor eine Rolle, doch sind es gerade kleinere Betriebe, die zur Nutzung dieser Anwendungen tendieren. Denn solche meist noch jungen Unternehmen werden von Geschäftsführern geleitet, die es mit viel Liebe in Eigeninitiative gründeten und daher alle mit der Unternehmensführung verknüpften Aspekte persönlich managen. Warum sollte es dann bei der Buchhaltung eine Ausnahme geben?

In nächster Nähe zum IKEA-Stuhl befand sich in der Ausstellung eine Plastik, die dem Gleitflug-Pionier Otto Lilienthal gewidmet war. Der Zusammenhang zum Kapitalismus dieser Figur sowie weiterer Exponate mit Bezug zum Mythos von Dädalus und Ikarus lag im Begriff Hybris. Damit spricht man ein weiteres, wissenschaftlich ebenfalls gut belegtes Verhalten an. Obwohl Ökonomie im Grunde eine sehr logische Angelegenheit ist, neigt man in finanziellen ebenso wie in anderen artverwandten Angelegenheiten oft zur Überschätzung des eigenen Vermögens. In Bezug auf die Buchführung des eigenen Unternehmens dürfte das wohl nur wenigen Unternehmern bewusst sein.


2. Anwendung für DATEVconnect online

Wie dem auch sei, Software zur Buchhaltung hat sich in den verschiedensten Formen auf dem Markt etabliert und viele Nutzer gefunden. Dabei versprechen sie im Resultat das gleiche Ergebnis, das man bei einer Betreuung durch eine Steuerkanzlei erwarten kann. Auf die fachliche Betreuung durch einen Steuerberater greifen viele Unternehmer letzten Endes dann doch wieder zurück. In diesem Zusammenhang stellt die Entscheidung die Buchführung sowie die Archivierung von Belegen mittels digitaler Lösungen zu betreiben eine Hürde bei der Kooperation mit der Kanzlei dar. Denn wenn eine DATEV nutzende digitale Steuerkanzlei darauf zugreifen möchte, ist dies nur durch eine spezielle Software als Schnittstelle möglich.

Daher hat DATEV hierzu DATEVconnect online erschaffen. Zunächst konnte DATEVconnect online nur die Übertragung von Daten von einigen wenigen Softwareprogrammen vollbringen. Mittlerweile kann eine Steuerkanzlei mittels DATEVconnect online mit einer sehr große Anzahl an Anwendungen von Drittanbietern interagieren. Hierzu zählen sevDesk, Billomat, easybill, LexOffice, Candis und noch viele weitere. Auch zu Softwarelösungen zur Verwaltung von Rechnungen wie GetMyInvoices.com kann DATEVconnect online eine Schnittstelle etablieren. Außerdem ermöglicht DATEVconnect online den Zugriff auf digitale Archive. Unter anderem kann man dabei auf digitale Archive wie d.velop, Scanbot, CIB oder DIGI-BEL zugreifen.

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DATEVconnect Online?

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3. Einrichtung von DATEVconnect online in 3 Schritten

Um nun über DATEVconnect online die Kommunikation mit der vom Mandanten bevorzugten Anwendung herzustellen, sind drei Schritte erforderlich.

3.1. Bestellung von DATEVconnect online

Zunächst bestellt die Kanzlei für ihren Mandanten das Paket DATEVconnect online. Hierbei kann der Mandant entscheiden, ob er zur gesicherten Anmeldung eine der beiden kostenfreien Optionen DATEV SmartLogin oder DATEV SmartCard nutzen möchte. Alternativ kommt DATEV mIDentity im USB-Stick-Format in Frage, für den einmalige Anschaffungskosten anfallen. Falls der Mandant jedoch das Betriebssystem iOS verwendet, kann die Anmeldung lediglich über DATEV SmartLogin erfolgen.

Damit ist auch schon das Wesentliche genannt, was ein Mandant bei der Einrichtung von DATEVconnect online tun muss. Alle weiteren, über diese Wahl zum präferierten Anmeldeverfahren hinausgehenden Schritte erledigt sein Steuerberater für ihn.

3.2. Anlegen eines Bestandes in DATEV Unternehmen Online

Als nächstes richtet die Steuerkanzlei einen Bestand in DATEV Belege online ein. Dies ist ein Modul, mit dem man in DATEV Unternehmen Online Belege archiviert. Somit ist dies der digitale Ort, an den man die Belege des Mandanten verwahrt. Nun können Mitarbeiter der Kanzlei auf dieses Archiv zugreifen, um mit den Belegen des Mandanten zu arbeiten.

Zusätzlich zum Bestand kann die Kanzlei auf Wunsch auch eine Verbindung zum Modul DATEV Kassenbuch online herstellen. In diesem Fall steht dann auch ein digitales Kassenbuch zur Verfügung, dass aus den entsprechenden Eintragungen des Mandanten in der von ihm genutzten Software gespeist wird.

3.3. Verwaltung der Zugriffsrechte des Mandanten

Als letzten Punkt steht die Verwaltung der Zugriffsrechte des Mandanten auf der Aufgabenliste der Kanzlei. Damit ist die Einrichtung von DATEVconnect online vollzogen.


4. Arbeiten mit DATEVconnect online

Nun kommen wir zum praktischen Aspekt bei der Arbeit mit DATEVconnect online. Hierbei unterscheidet man zwischen der Übermittlung von Daten durch den Mandanten und der Übernahme von Daten aus dem digitalen Bestand des Mandanten durch die ihn betreuende Steuerberatungskanzlei.

4.1. Wie der Mandant Daten zur Übermittlung an DATEVconnect online bereitstellt

Zunächst hinterlegt der Mandnat die Beraternummer des Steuerberaters sowie seine dort verwendete Mandantennummer in der von ihm genutzten Anwendung. Dann stellt er die gewählten Daten zur Übermittlung zusammen und übermittelt sie mittels seines Softwareprogramms.

4.2. Wie die digitale Kanzlei Daten des Mandanten per DATEVconnect online übernimmt

Ebenso simpel ist auch das Abrufen digitaler Belege des Mandanten durch die Kanzlei. Zuerst bestimmt sie von welchem Unternehmen es die Daten nach DATEV Belege online importieren möchte. Anschließend wählt man die relevanten Belege und übernimmt sie dann einfach mittels DATEV connect online nach DATEV Belege online.


5. Vorteile von DATEVconnect online

Falls also ein Mandant andere Softwareprogramme als jene von DATEV zur Digitalisierung seines Unternehmens nutzt, dann ist es heute zum Glück mit DATEVconnect online möglich, mit ihm digital zu interagieren. Damit erscheint die Übergabe von physischen Belege des Mandanten an seinen Steuerberater wie ein Akt aus längst vergangenen Zeiten. Hierbei sparen beide Zeit und Kosten. Denn der Mandant braucht keinen Aufwand zu betreiben, um die Belege zusammenzustellen und zu übersenden. Im Gegenzug braucht auch der Steuerberater keinen Platz, um die Ordner mit den Belegen des Mandanten unterzubringen. Außerdem vermeidet man durch Nutzung von DATEVconnect online, dass Übertragungsfehler oder Medienbrüche entstehen. Und natürlich ist die Übermittlung von Daten mittels DATEVconnect online sicher. Somit stellt DATEVconnect online eine effiziente Schnittstelle zu einer Vielzahl von Softwareanwendungen dar, die bei Mandanten zur Archivierung und Verarbeitung geschäftlicher Belege und Daten im Einsatz sind.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Digitalisierung ihres Unternehmens schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

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