DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen
DATEV Unternehmen Online ermöglicht es Unternehmern ihre eingescannten Belege digital zu erfassen. Dabei stellt die Authentifizierung zur Anmeldung den ersten Schritt dar. Sie erfolgt entweder über die SmartLogin-App oder über die Chipkarte DATEV Smartcard classic. Anschließend können Unternehmer ihre Belege online an die buchführende Steuerkanzlei übermitteln. Gehören mehrere Seiten zu einem Beleg, dann können diese Seite für Seite zu einer einzelnen Datei zusammengefügt werden. Als nächstes übermittelt man die Belege an die DATEV-Cloud. Dort können diverse Daten zu den einzelnen Belegen ergänzt werden. Damit lassen sich unter anderem auch Stammdaten pflegen. Insbesondere die Angabe von Daten bezüglich der Überweisung von Rechnungen ist hierbei hochinteressant. Denn damit bietet DATEV Unternehmen Online eine der von Unternehmern am meisten geschätzten Vorteile: die schnelle und bequeme Zahlungsfunktion.
Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
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Datum |
Thema |
| 11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher |
| 27. November 2020 |
DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. |
| 13. November 2020 |
DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln |
| 16. Oktober 2020 |
SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? |
| 12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
| 31. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer |
| 23. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen (dieser Beitrag) |
| 10. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg! |
| 15. Juni 2020 |
JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020! |
| 17. Juli 2019 |
Digitale Kanzlei 2019: Von DATEV ausgezeichnet |
| 27. September 2017 |
Digitale Buchhaltung: DATEV Unternehmen Online |
Unser Video:
Rechnungen scannen, hochladen & überweisen mit DATEV Unternehmen Online
Im Video erklären wir Ihnen die Erfassung von eingescannten Belegen sowie die Zahlungsfunktionen von DATEV Unternehmen Online.
1. Arbeiten mit DATEV Unternehmen Online
Im vorliegenden Beitrag werden wir die konkrete Arbeit mit DATEV Unternehmen Online detailliert beschreiben. Dabei geht es einerseits um den ersten Schritt bei der Arbeit mit DATEV Unternehmen Online, nämlich der Authentifizierung zur Anmeldung. Weiterhin erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten bei der weiteren Bearbeitung der eingescannten Belege existieren. Daraus ableitend gehen wir in einem dritten Schritt auf die Funktion zur Online-Überweisung von Rechnungen ein.
Da zur Zeit zwei Versionen des Programms verfügbar sind, von denen aber ab August 2020 nur noch die neuere unterstützt wird, gehen wir in unserem Beitrag natürlich auf die neuere Version ein. Fragen zur älteren Version beantwortet Ihnen unser Team aber selbstverständlich ebenfalls gern.
2. Authentifizierung zur Anmeldung bei DATEV Unternehmen Online
Beginnen wir also mit der Anmeldung bei DATEV Unternehmen Online. Dazu authentifizieren wir uns zunächst, um sicherzustellen, dass auch kein Unbefugter auf die vielen Funktionen zugreifen kann, die DATEV Unternehmen Online Unternehmern im Umgang mit ihren Daten bietet. Je nachdem, ob man einen PC oder einen Mac bei der Arbeit mit DATEV Unternehmen Online nutzt, sind bis zu zwei verschiedene Varianten bei der Authentifizierung möglich.
2.1. DATEV Unternehmen Online: Authentifizierung mit Mac und iPhone
Arbeitet man mit einem Endgerät der Marke Mac oder einem anderen, das das Betriebssystem macOS nutzt, ist nur eine Möglichkeit gegeben, um auf DATEV Unternehmen Online zuzugreifen. Dies geschieht durch Anmeldung über die App DATEV SmartLogin. Sie ist sowohl fürs iPhone oder iPad, aber auch für Android-Smartphones oder Tabletts verfügbar.
Zunächst lädt man mit dem Rechner die Internetseite mit der DATEV Unternehmen Online-Anwendung, auf die man zugreifen möchte. Dort erscheint dann ein QR-Code. Dann authentifiziert man sich mit dem mobilen Endgerät entweder durch Eingabe einer PIN, per Fingerabdruck oder über eine Gesichtserkennung, um die DATEV SmartLogin-App zu nutzen. Mit dieser App scannt man dann den QR-Code. Auf diese Weise erhält nur derjenige Berechtigung zur Arbeit, der sowohl Zugriff auf das mobile Endgerät als auch auf den Rechner erhält.
2.2. DATEV Unternehmen Online: Authentifizierung mit einem PC
Wer statt eines Mac einen auf Windows-basierenden PC nutzt, der kann auf zwei verschiedene Weisen Zugriff auf DATEV Unternehmen Online erhalten. Einerseits ist dies mit der bereits zuvor beschriebenen Methode über die SmartLogin-App per Übermittlung des QR-Codes möglich.
Die zweite Methode, um sich anzumelden, funktioniert mittels einer Smartcard. Dies ist eine Chip-Karte, die DATEV Smartcard classic nennt. Mit ihr wird die Authentifizierung bei der Anmeldung koordiniert. Einerseits gibt es die Smartcard in Form einer Kreditkarte. Sie ist dann über ein Kartenlesegerät mit dem PC zu verbinden. Andererseits gibt es die Smartcard auch im SIM-Kartenformat. Diese legt man einfach in eine Hardware im Format eines USB-Sticks ein, die DATEV mIDentity nennt. Dazu steckt man den mit der Smartcard ausgestatteten USB-Stick in den USB-Slot des PC und greift auf die DATEV-Benutzeroberfläche zu, indem man die bei der initialen Registrierung bestimmte und nun erforderliche PIN eingibt. Und schon kann die Arbeit beginnen, die wir Ihnen im nächsten Kapitel eingehender erläutern möchten.
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DATEV Unternehmen Online?
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3. DATEV Unternehmen Online: Bearbeitung der eingescannten Belege
3.1. Eingescannte Belege erfassen
Als erstes erfasst man die eingescannten Belege. Dabei trifft man zunächst eine Vorauswahl, zu welchem Belegtyp der zu erfassende Beleg zuzuordnen ist. So kann dies zum Beispiel ein Kassenbeleg, eine Eingangsrechnung oder eine Ausgangsrechnung sein. Auch das Anlegen eigener Belegtypen ist realisierbar. Als nächstes fügt man die eingescannte Datei per Drag & Drop in die jeweilige Kategorie ein. Alternativ ist auch eine direkte Anbindung an den Scanner oder ein Hochladen von Dateien möglich, doch meist ist das Drag & Drop-Verfahren bequemer.
3.2. Zusammenführen mehrerer Scans zu einer Datei
Meistens ist es sinnvoll, wenn man Belege, die beispielsweise aufgrund Ihres Umfangs in mehreren Scans erfasst wurden, in eine Datei zusammenfügt. Dadurch ist gewährleistet, dass bei der Buchführung keine Daten fehlen oder erst noch umständlich rekonstruiert werden müssen, was durchaus eine potentielle Fehlerquelle sein kann. Dabei führt man einzelne Scans ganz einfach zusammen, indem man die entsprechenden Dateien selektiert und mit dem Button „Belege heften“, das in Form von drei Kettengliedern auf den Dateien erscheint, verknüpft.
3.3. Übermittlung an DATEV Unternehmen Online
Der nächste Schritt ist die Übermittlung der Belege an die gemeinsame Cloud bei DATEV Unternehmen Online. Dazu reicht ein einziger Klick auf die zentrale Schaltfläche „hochladen“, um die Belege an die DATEV-Cloud zu senden. Nun haben sowohl der Unternehmer als auch seine ihn betreuende Steuerkanzlei Zugriff auf die Belege. Das wollen auch wir nun nutzen und beschreiben im folgenden Abschnitt die Optionen zur Bearbeitung der Belege.
3.4. Vorerfassung von Daten mittels OCR-Erkennung
Beim Speichern der eingescannten Dateien läuft im Hintergrund eine OCR-Erkennung. Mit dieser Texterkennung sammelt das Programm bereits erste Angaben zu den Belegen. So ist schon ein großer Teil der Arbeit erledigt, bevor man zum nächsten Schritt übergeht.
3.5. Bearbeitung weiterer Angaben zu den Belegen
Hilfreich sind auch die Funktionen, mit denen man zusätzliche Angaben zu den einzelnen Belegen erfasst. Zum Beispiel kann man hier eine Kundennummer oder Kreditorennummer für einen neuen Kunden eingeben. Außerdem können hier noch Daten ergänzt oder geändert werden, die bei der OCR-Erkennung unzureichend erfasst wurden. Darüber hinaus lassen sich hierbei auch Stammdaten pflegen. Dazu zählen unter anderem Bankverbindungen oder Zahlungsbedingungen. Dies gilt sowohl für bestehende und erst recht für neue Geschäftskontakte, die man über DATEV Unternehmen Online bequem anlegen kann. Somit ist die wichtige Funktion der Kontrolle der Daten gegeben. Selbstverständlich ist es auch später noch möglich Angaben zu ergänzen oder zu korrigieren. Sogar das Entfernen von doppelt übermittelten Belegen ist als Option vorgesehen.
3.6. Vormerkung von Rechnungen, die bezahlt werden sollen
Die letzte große Hilfe, die wir hier ansprechen möchten, leitet auch gleich zum nächsten Kapitel über. Denn mit einem einzigen Klick kann man Eingangsrechnungen auswählen, die man bezahlen möchte. Auf der Startseite Belege sieht man dann, wie viele Rechnungen zur Zahlung vorgemerkt sind. Und auch hier reicht ein simpler Klick auf die entsprechende Schaltfläche, um dies zu veranlassen. Alle auf diese Weise erfassten Rechnungen, die nun bezahlt werden sollen, erscheinen auf einer Rechnungsliste und können dort nochmals weiter bearbeitet und kontrolliert werden.
4. Überweisung per DATEV Unternehmen Online
Neben der Bearbeitung und Übermittlung der Belege ist die zweite große Hilfe, die DATEV Unternehmen Online Unternehmern bei der Geschäftsführung bietet, die Vorbereitung und Übermittlung von Zahlungsaufträgen. Dabei stehen zwei unterschiedliche Methoden für den Zahlungsauftrag zur Verfügung. Einerseits ist dies über eine Verbindung zwischen DATEV Unternehmen Online und der Bank des Unternehmers möglich. Andererseits kann das Programm auch SEPA-Lastschriften im HBCI-Verfahren vorbereiten, um sie dann zur Bearbeitung an die Bank zu übermitteln.
4.1. Erfassung der zur Zahlung erforderlichen Daten
Es ist schon sehr effizient, dass über DATEV Unternehmen Online Bankdaten des jeweiligen Zahlungsempfängers entweder vorgegeben werden oder per OCR-Erkennung erfasst werden. Dies gilt natürlich auch für den jeweiligen Betrag, der zu überweisen ist. Außerdem kann man, wie bereits erwähnt, mehrere Rechnungen zusammengefasst zur Überweisung vorselektieren. Weiterhin besteht die Option den Zahlungszeitpunkt sowie die Berücksichtigung etwaiger Skonti zu bestimmen. Selbst die Option zur Überweisung eines Teilbetrags ist gegeben. Wurde dies gewünscht, so wird dann nur noch der verbleibende Restbetrag in der Liste für die entsprechende, noch offene Rechnung angezeigt.
4.2. Selektion von Bankkonten
Wenn man mehrere Bankkonten nutzt, dann ist es selbstverständlich, dass man bei der Überweisung eins der verfügbaren Bankkonten für den Zahlungsvorgang auswählt. Auch dies ist über eine Schaltfläche, die eine Auswahl der verfügbaren Bankkonten anzeigt, möglich. Dabei wird der aktuelle Kontostand angezeigt. Mit dieser Funktion erhält man also einen aktuellen Überblick über die verfügbaren Geldbestände.
4.3. Selektion mehrerer Rechnungen für Sammelüberweisungen
Um zu vermeiden, dass man jede Rechnung, die bezahlt werden soll, einzeln zur Überweisung vormerken muss, bietet DATEV Unternehmen Online die Option gleich mehrere Rechnungen zusammenzufassen. Auf diese Weise kann eine Sammelüberweisung schnell und einfach erstellt werden.
4.4. Zahlungen anweisen, mit DATEV Unternehmen Online ganz leicht
Als letzter Schritt bleibt also nur noch, die gewünschten Zahlungen an die Bank zu übermitteln. Auch dies ist mit einem einfachen Klick auf die entsprechende Schaltfläche vollzogen. Damit ist die Überweisung angewiesen.
Steuerberater für Unternehmer
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Digitalisierung ihrer Finanzbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
