Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG: Das muss enthalten sein!
Der Gesetzgeber stellt mit den §§ 14 und 14a UStG zahlreiche Voraussetzungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Vorliegen ist in verschiedensten Hinsichten relevant, etwa als Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) oder für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzuges nach § 15 UStG. Wir zeigen kurz und bündig, welchen Inhalt eine Rechnung haben muss und gehen auf relevante Sonderfälle ein!
Unser Video:
Lieferung & sonstige Leistung
In diesem Video erklären wir, was Leistungen im umsatzsteuerlichen Sinne, über die eine Rechnung zu erstellen ist, sind.
Inhaltsverzeichnis
1. Grundsatz: Die Rechnung und ihr Inhalt nach den §§ 14 und 14a UStG
Mit einer Rechnung rechnet der Unternehmer über eine erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung im umsatzsteuerlichen Sinne ab (§ 14 Absatz 1 Satz 1 UStG). Dabei spielt es keine Rolle, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (etwa als „Abrechnung“ oder „Invoice“). Auch Privatpersonen können Rechnungen ausstellen, wobei der Zweck hier eher in der Nachweisbarkeit getätigter Aufwendungen besteht.
Erwerben Sie als Unternehmerin oder Unternehmer einen Gegenstand von einer Privatperson, die keine Umsatzsteuer ausweist, sollten Sie für Zwecke des Betriebsausgabennachweises daher ebenfalls eine Rechnung verlangen.
Der Unternehmer (hier stellt das Gesetz ausschließlich auf Unternehmer im Sinne des § 2 UStG ab, Privatpersonen sind also ausgenommen)
- muss über Werklieferungen (§ 3 Absatz 4 Satz 1 UStG) und sonstige Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen (etwa Vermietungsleistungen) innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung dieser Leistung abrechnen (§ 14 Absatz Satz 1 Nummer 1 UStG) und
- kann über alle anderen Leistungen im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 1 UStG eine Rechnung ausstellen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 Satz 1 UStG).
Im B2B-Bereich (Unternehmer A leistet an Unternehmer B, auch wenn einer der beiden Kleinunternehmer ist) ist der leistende Unternehmer zur Ausstellung der Rechnung verpflichtet (§ 14 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 UStG). Die Rechnungsstellung muss innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung erfolgen.
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1.1. Vorgeschriebener (Mindest-) Inhalt einer Rechnung
Eine Rechnung muss, unabhängig davon, ob eine Verpflichtung zur Ausstellung besteht, mindestens folgenden Inhalt haben (§ 14 Absatz 4 Satz 1 UStG):
- Vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer, die eine eindeutige Identifizierung der Rechnung ermöglicht und nur einmal vergeben wird/wurde)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder, bei sonstigen Leistungen, Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung (Entstehungszeitpunkt der Steuer nach § 13a UStG) oder Vereinnahmungszeitpunkt des Entgeltes bei An- und Vorauszahlungen
- Entgelt im Sinne des § 10 UStG sowie den hierauf entfallenden Steuerbetrag und Steuersatz nach § 12 UStG
- Falls eine Steuerbefreiung nach § 4 UStG greift oder die Kleinunternehmerregelung angewendet wird (§ 19 UStG), einen entsprechenden Hinweis hierauf
Ist die Mindest-Bemessungsgrundlage anzuwenden (etwa bei verbilligten Leistungen des Unternehmers an das eigene Personal), muss in der Rechnung die Bemessungsgrundlage nach § 10 Absatz 4 UStG ausgewiesen werden. Hintergrund ist, dass über § 10 Absatz 5 UStG Absatz 4, die Vorschrift für die Bewertung unentgeltlicher Wertabgaben, entsprechend gilt (§ 14 Absatz 4 Satz 2 UStG).
Hat der Unternehmer eine Anzahlung vereinnahmt, ist sie in der Abschlussrechnung abzusetzen. Dies gilt allerdings nur, wenn bereits über die Anzahlungen Rechnungen im Sinne des § 14 UStG ausgestellt wurden.
Beträgt der Gesamtbetrag einer Rechnung – inklusive Steuer – maximal EUR 250,00 (Kleinbetragsrechnung), sind nach § 33 UStDV nur die folgenden Angaben notwendig:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände; Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag sowie anzuwendender Steuersatz
1.2. Sonderfall: Gutschrift durch Leistungsempfänger
Im B2B-Bereich kann auch der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 UStG), wenn eine entsprechende Vereinbarung besteht. Diese sogenannte Gutschrift muss als solche entsprechend bezeichnet werden (§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 10 UStG).
Beispiel: Kleinunternehmer KU erbringt an Unternehmer U regelmäßig gleichartige Dienstleistungen und erfasst seine Arbeitszeit in einem dafür eingerichteten Tool. Als Stundensatz wurden EUR 90,00 vereinbart. Am Monatsende prüft U die erfasste Arbeitszeit, beispielsweise 20 Stunden, und erstellt eine Rechnung in Form der Gutschrift über EUR 1.800.
Der Leistungsempfänger muss bei Erstellung der Gutschrift alle steuerlich relevanten Daten des leistenden Unternehmers kennen. Dies gilt insbesondere für die Eigenschaft als Klein- oder Regelunternehmer sowie die jeweilige Höhe des Steuersatzes.
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1.3. Zusatzinhalte einer Rechnung nach § 14a UStG
In bestimmten Fällen muss eine Rechnung, zusätzlich zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG oder § 33 UStDV, folgende Angaben enthalten respektive hat der Unternehmer weitere Besonderheiten zu beachten (§ 14a UStG):
- Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, wenn § 13b UStG oder die entsprechende Regelung im anderen Mitgliedsstaat der EU greift (§ 14a Absatz 1 und 5 UStG)
- Verpflichtende Ausstellung einer Rechnung, wenn eine Lieferung nach § 3c Absatz 1 UStG in Deutschland als bewirkt gilt (B2C-Umsatz, § 14a Absatz 2 UStG)
- Ausstellung der Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats nach Ausführung der Lieferung, wenn es sich bei ihr um eine innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG) handelt (§ 14a Absatz 3 UStG)
Rechnungen, die ein Unternehmer ausgestellt hat, muss er mindestens zehn Jahre aufbewahren (§ 14b Absatz 1 Satz 1 UStG). Entsprechendes gilt für Fahrzeuglieferer (§ 2a UStG) und Leistungsempfänger, die nach § 13b Absatz 5 UStG Steuerschuldner sind. Für Nichtunternehmer gilt im Übrigen eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren, wenn sie Leistungsempfänger sind (§ 14b Absatz 1 Satz 4 UStG).
2. Mögliche Rechtsfolgen einer fehlerhaften Rechnung
Eine fehlerhafte oder fehlende Rechnung kann durchaus gravierende Folgen nach sich ziehen. Dazu gehören beispielsweise:
- Ordnungswidrigkeit: Wer vorsätzlich oder leichtfertig keine Rechnung ausstellt, obwohl er dazu verpflichtet ist, wird mit einem Bußgeld von bis zu EUR 5.000 belegt (§ 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG)
- Steuerschuldnerschaft nach § 14c UStG: Wer eine zu hohe Steuer ausweist oder Steuer ausweist, obwohl er als Nichtunternehmer keine ausweisen darf, schuldet die ausgewiesene Steuer. Der zum Vorsteuerabzug berechtigte Leistungsempfänger kann trotzdem nur den korrekten Steuerbetrag abziehen
- Versagung eines Vorsteuerabzugs: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung des leistenden Unternehmers möglich (§ 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Satz 1 UStG). Fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass der Vorsteuerabzug zu versagen ist
- Schätzung nach § 162 AO: Fehlende und fehlerhafte Rechnungen sowie entsprechende Buchungen können dazu führen, dass das Finanzamt – etwa im Rahmen einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung – eine Hinzuschätzung nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO vornehmen. Fehlen etwa Rechnungen, die nach einer fortlaufenden Nummerierung vorhanden sein müssten, darf der Prüfer die auf diese Rechnungen entfallenden Beträge schätzen und dem Einkommen/den Umsätzen zurechnen
Auch in den GoBD findet sich die entsprechende Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten und der Dokumentation von Geschäftsvorfällen.
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- Befugnis zur Schätzung von Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO
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