Video: Digitale Kanzlei 2019: Mit DATEV Unternehmen Online die Finanzbuchhaltung digitalisieren
Sie möchten Ihre Finanzbuchhaltung digitalisieren, automatisieren und Überweisungen automatisch ausführen lassen? Dann erzähle ich Ihnen heute in diesem Video, wie das funktioniert und warum wir digitale Kanzlei 2019 von der DATEV geworden sind.
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1. Einleitung
Mein Name ist Christoph Juhn, ich bin Steuerberater in Köln und unsere Kanzlei hat sich auf die Besteuerung im Unternehmensteuerrecht spezialisiert, insbesondere auf die Besteuerung von Kapitalgesellschaften. Und wir haben zwei Bereiche im Grunde im Steuerrecht. Das eine ist die Gestaltungsberatung und da mache ich sehr viele Videos bei YouTube, wie sie als Unternehmer mit Kapitalgesellschaften steueroptimiert agieren können.
Und der andere Bereich ist die laufende Finanzbuchhaltung. Das heißt, wir machen die laufende Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung, die Steuererklärung und natürlich die Bilanz. Dafür haben wir ja zwei Bereiche sowohl am Standort in Bonn als am Standort in Köln.
2. Auszeichnung der DATEV: Digitale Kanzlei 2019
Und jetzt wurden wir von der DATEV als digitale Kanzlei 2019 ausgezeichnet. Warum sind wir digitale Kanzlei 2019 geworden, von der DATEV? Ja, die DATEV hat uns analysiert und geprüft. Und da gibt es verschiedene Bereiche. Zum Beispiel der Anteil der Mandanten von uns, die mit DATEV Unternehmen online zusammenarbeiten. Da haben wir 44%. Hört sich erst nicht viel an. 44% unserer Mandanten arbeiten mit DATEV Unternehmen online. Was ist DATEV Unternehmen online?
3. DATEV Unternehmen Online
3.1. Belege hochladen per USB-Stick
Das ist ein Zugang, den wir Ihnen zur Verfügung stellen. Der ist gesichert mit einem USB-Stick. Den können nur Sie mit diesem Stick und einem Passwort dann auch drauf zugreifen. Kein anderer, weil es sind ja Ihre geheimen Daten. Da laden Sie die Belege hoch. Nicht nur Finanzbuchhaltungsbelege, sondern auch Stundennachweise usw. Arbeitsverträge, Krankheitsbescheinigungen und so weiter und so fort. Und wir verarbeiten diese Belege in Echtzeit quasi bei uns in der Kanzlei.
3.2. Erstellung der Überweisungsträger durch DATEV
Ist ein super smartes Tool, mit dem Sie arbeiten können. Hat aber auch den Vorteil, das Programm erstellt für Sie automatisch die Überweisungsträger, weil wenn eine Rechnung, also ein Eingangsrechnung einmal hochgeladen ist, dann erkennt das Programm über eine OCR Softwareerkennung, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer und über die IBAN und die BIC auch noch den Zahlungsempfänger und füllt den automatisch Zahlungsempfänger IBAN, BIC, Verwendungszweck mit Rechnungsdatum und Rechnungsnummer aus und Sie müssen diese Überweisung einfach nur per Klick freigeben.
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3.3. Prozessoptimierung durch DATEV Unternehmen Online
So haben Sie auch in Ihrem Unternehmen den Prozess optimiert und bei uns kommt dieser Beleg zeitgleich an. Und wir können ihn dann direkt weiterverarbeiten. Hat den großen Vorteil, der Originalbeleg bleibt bei Ihnen. Wir arbeiten nur noch mit Duplikaten. Sollte bei Ihnen mal ein Wasserschaden oder ein Feuerschaden entstehen, Belege werden vernichtet oder Sie finden was nicht wieder. Haben wir das immer noch parat.
3.4. Digitales Arbeiten
Die Betriebsprüfung muss nicht mehr zu Ihnen kommen. Sie muss auch nicht mehr zu uns kommen. Die bekommen quasi von uns einen USB-Stick, wo alle Unterlagen nicht nur der Buchungssatz, sondern auch der Buchungsbeleg drauf ist. Und dann fordern die noch ausgewählte, einzelne Belege an. Erhebliche Arbeitserleichterung und für uns auch besser, weil wir beim Jahresabschluss nicht mehr die ganzen Ordner von ihnen bekommen müssen, sondern wir haben ja alle Belege automatisch im System und die sogar mit unserem Buchungssystem verknüpft. Das machen wir aber nur mit 44% der Mandanten.
4. DATEV Belege Online
Und ach, was ist das? Anteil der Mandanten mit digital belegen 51%. Digitale Belege sind die Mandanten z.B. viele Holdinggesellschaft, die wir begründen. Was eine Holding ist, habe ich ein Video zu gemacht. Holdinggesellschaft sind die Mandanten, die nur einmal im Jahr gebucht werden müssen. Und da lohnt es sich nicht, DATEV Unternehmen online einzurichten, da arbeiten wir mit digitalen Belegen. Der Mandant schickt uns diese Belege über eine Dropbox, über Google Drive oder im Zweifel per E-Mail oder als ZIP-Datei.
Wie auch immer, das sind in der Regel nur 20, 30 Belege oder 100 Belege, nicht deutlich mehr. Und wir laden diese Belege dann in DATEV Unternehmen online – das nennt sich nur dann Belege online – hoch, sodass es für uns keinen Unterschied macht, nur für sie bei diesen wenigen Belegen deutlich einfacher erfolgt. Das machen wir mit 51% der Mandanten und schon sehen Sie, dass wir sehr viele Holdinggesellschaft und vermögensverwaltende Gesellschaften betreuen.
5. Digitalisierung durch DATEV: 95% digital
Und in der Summe arbeiten wir also mit 95% unserer Mandanten komplett digital und in anderen 5% der Mandanten kann ich leider dem Papierordner nicht ausreden. Wie kommen immer noch bei uns vorbei und bringen Papier vorbei. Machen wir auch, aber nicht unser Favorit. Wir wollen papierlos sein und an beiden Zeigern merken sie, dass wir in beiden Bereichen weit überdurchschnittlich sind.
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6. Digitalisierung der Bankkontoauszüge
Und dann gibt es noch den dritten Bereich. Das ist die Digitalisierungsquote Bei der Bank, was bedeutet das? Ja, Sie geben uns ja quasi alle Eingangsrechnungen digital. Sie geben uns dann aber noch Ihre Bankbelege Digital. Also Sie bringen uns keinen Bankbeleg mehr vorbei und Kontoauszug, sondern wir bekommen einen Leserecht, einen Zugang und können uns die Bankwerte automatisch bei uns im System ziehen und dann verbuchen.
Das hat natürlich für uns den großen Vorteil, dass wenn wir es abtippen, haben wir Zahlendreher drin, müssen die Differenzen suchen. Total aufwendig. Das erleichtert uns die Arbeit ungemein, weil das Programm keine Zahlendreher mehr vorsieht. Und mit wieviel Prozent unserer Mandanten haben wir das digitalisiert? Ja, mit 96% unserer Mandanten haben wir die Bank digitalisiert, also 4%, auch hier sind die Mandanten, die uns kein Zugriff gewähren wollen. Das sind auch nur Leserechte. Wir können auch nichts verändern. Aber 4% wollen das nicht.
7. Fazit
Okay, machen wir, das sind die älteren Mandanten bei uns, aber alle jungen Mandanten. 96% komplett digitalisiert. Interessante Quote. Und wenn Sie diese Quoten alle erfüllen, dann bekommen Sie das Logo Digitale Kanzlei 2019. Und ich glaube, wir sind da stolz drauf. Das haben natürlich auch andere Mandanten. Aber das ermöglicht uns auch die Zusammenarbeit mit Ihnen im gesamten Bundesgebiet. Sie müssen jetzt nicht mehr aus dem Köln-Bonner-Raum kommen. Sie können theoretisch in Hongkong sitzen und Ihre Belege zur Verfügung stellen. Und wir arbeiten komplett digital.
Steuerberater für Unternehmensteuerrecht
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung im Unternehmensteuerrecht spezialisiert. Bei der steuerrechtlichen Gestaltung von Unternehmen schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
- Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
- Individueller Rechtsformvergleich zwischen GmbH und GmbH & Co. KG
- Steueroptimierte Besteuerung der GmbH
- Steuervorteile der Immobilien-GmbH
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
