Virtuelle Hauptversammlung: Ablauf, Tipps, Vor- und Nachteile
Im Juli 2022 wurde die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung im Aktienrecht in dem § 118a AktG eröffnet. Wir erklären, wie eine solche virtuelle Hauptversammlung ablaufen muss, welche Verfahrenserleichterungen es gibt und, ob sie Vorteile bietet.
Unser Video: Aktiengesellschaft (AG): Organe und Grundsatz der Satzungsstrenge
In diesem Video erklären wir, was eine Aktiengesellschaft ist und welche Organe sie hat.
Inhaltsverzeichnis
1. Virtuelle Hauptversammlung: Historie
Erst in Folge der Corona Pandemie sah der Gesetzgeber die Notwendigkeit, vom starren Präsenzformat der Hauptversammlung abzurücken. Praktisch wenig genutzt wurde die bereits 2019 eingeführte Möglichkeit der Online-Teilnahme in § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG. Auf dieser Grundlage kann die Aktiengesellschaft den Aktionären die Möglichkeit der elektronischen Teilnahme eröffnen. Dabei sind die Aktionäre aber nicht abgehalten physisch teilzunehmen.
Ab Frühjahr 2020 wurden erstmals temporär die Rahmenbedingungen für die Abhaltung einer Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre beziehungsweise ihrer Bevollmächtigten geregelt. Die virtuelle Hauptversammlung nach § 118a AktG zeichnet sich durch die physische Abwesenheit der Aktionäre beziehungsweise ihrer Vertreter vom Ort der Hauptversammlung aus. Angesicht der vielen, damals geltenden Kontaktbeschränkungen war dies für die Gesellschaft die einzige Möglichkeit, ihre Hauptversammlung abzuhalten.
Basierend auf den während der Pandemie gesammelten Erkenntnisse verabschiedete der Bundestag am 07.07.2022 das Gesetz zur dauerhaften Einführung der virtuellen Hauptversammlung. § 118a AktG sieht eine in Vorbereitung und Ablauf dem Präsenzformat angeglichene, aber rein virtuelle Hauptversammlung vor.
2. Hauptversammlung in der Praxis
Als Vollversammlung lässt sich die Hauptversammlung bezeichnen, bei der alle Aktionäre erscheinen oder vertreten sind. Grundvoraussetzung ist daher zunächst, dass eine Versammlung abgehalten wird. Sämtliche Aktionäre, das heißt auch Aktionäre mit stimmrechtslosen Vorzugsaktien müssen erscheinen oder vertreten sein. Für das wirksame Abhalten einer rein physischen Vollversammlung ist nicht genügend, dass ein Aktionär beziehungsweise sein Bevollmächtigter virtuell zugeschaltet ist und seinen Verzicht auf die Einhaltung formeller Voraussetzungen erklärt. Ein solches Vorgehen würde gemäß § 241 Nummer 1 AktG zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse führen. Eine denkbar mögliche Gestaltung wäre es aber, dass der virtuell zugeschaltete Aktionär einem physisch anwesenden Aktionär (fern-) mündlich Vollmacht zur Teilnahme an der Hauptversammlung erteilt.
Die Anwesenheit der Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat für eine Vollversammlung ist nicht erforderlich. Grundsätzlich ist deren Anwesenheit zwar gesetzlich gefordert. Jedoch ist die Abwesenheit folgenlos, da § 118 Absatz 3 Satz 1 AktG als bloße Soll-Vorschrift ausgestaltet ist.
3. Virtuelle Hauptversammlung: Ausgestaltung
3.1. Virtuelle Hauptversammlung ist anzuordnen
Voraussetzung für eine virtuelle Hauptversammlung ist, dass ihre Durchführung angeordnet ist. In der Satzung kann die virtuelle Hauptversammlung dabei als Standard-Regelung zunächst befristet auf fünf Jahre vorgesehen sein. In der Satzung kann der Vorstand aber auch dazu ermächtigt sein, die virtuelle Hauptversammlung im Einzelfall anzuordnen. Zur Aufrechterhaltung größtmöglicher Flexibilität erscheint diese Ermächtigungslösung praktisch vorzugswürdig. Für den Übergangszeitraum genügt – ohne Satzungsermächtigung – ein Vorstandsbeschluss, der aber nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats ergehen kann.
Über die Rechtsfolgen einer ohne solchen Anordnung abgehalten virtuellen Hauptversammlung traf der Gesetzgeber keine explizite Regelung. Aus allgemeinen Grundsätzen ergibt sich jedoch, dass ohne eine Anordnung die Hauptversammlung als Präsenzversammlung abzuhalten ist. Nur bei einer virtuellen Hauptversammlung gelten die elektronisch zugeschalteten Aktionäre als erschienen. Sofern also keine wirksame Anordnung für eine virtuelle Hauptversammlung vorliegt, gelten elektronisch zugeschaltete Aktionäre auch nicht als erschienen.
Nach § 121 Absatz 4b AktG ist in der Einberufung anzugeben, wie sich Aktionäre und ihre Bevollmächtigten elektronisch der Versammlung zuschalten können und, dass die physische Präsenz am Versammlungsort ausgeschlossen ist.
3.2. Virtuelle Hauptversammlung: Rechte der Aktionäre
Ziel ist, dass die rein virtuell durchgeführte Hauptversammlung, der in Präsenz abgehaltenen Hauptversammlung gleichsteht. In § 118a AktG wurden verschiedene Voraussetzungen geschaffen, die der Besonderheit des virtuellen Raums Rechnung tragen und die gleichzeitig die Aktionärsrechte wahren sollen. Insbesondere umfasst das Rederecht in der virtuellen Hauptversammlung das Recht, Anträge zu stellen beziehungsweise Wahlvorschläge zu unterbreiten sowie Auskünfte zu verlangen und Nachfragen zu stellen (§ 130 Absatz 5 AktG). Der Gesetzgeber schlägt vor, dass für Redebeiträge ein virtueller Meldetisch mit der Möglichkeit der Anmeldung von Wortbeiträgen eingerichtet werden soll. Zudem sollen Anträge und Wahlvorschläge an die Gesellschaft auch per E-Mail übermittelt werden können.
Zudem haben Aktionäre das zusätzliche Recht, Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung vor der Versammlung einzureichen.
In der Versammlung ist das Rederecht im Wege der Videokommunikation zu gewähren. Daher muss eine geeignete Form gewählt werden, die eine zuverlässige Direktverbindung in Echtzeit ermöglicht. Die konkrete Form der Videokommunikation kann von der Gesellschaft bestimmt werden.
Haben Sie Fragen zur Besteuerung der Aktiengesellschaft?
Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:
3.3. Sicherstellung des Rederechts
Das Rederecht der Aktionäre beziehungsweise ihrer Bevollmächtigten in einer Hauptversammlung kann unterschiedlich ausgestaltet werden.
Etabliert hat sich eine Generaldebatte zu Beginn der Versammlung, bei der jeder Redner nur einmal das Wort erhält und sich dann zu sämtlichen Punkten der Tagesordnung äußern kann. Einzeldebatten, also Aussprachen zu jedem einzelnen Tagesordnungspunkt sind weniger praktikabel. Dies gilt sowohl für die physische als auch für die virtuelle Hauptversammlung.
Jedoch ist sicherzustellen, dass beabsichtigte Wortbeiträge nicht infolge technischer Störungen übergangen werden. Daher bietet es sich an, aktive Stellungnahmen jedes Aktionärs einzufordern, beispielsweise die anwesenden Aktionäre beziehungsweise ihre Vertreter einzeln oder in Gruppen zu befragen, ob Wortbeiträge beabsichtigt sind. Denkbar wäre es auch, dass der Versammlungsleiter zudem eine für alle Beteiligten einsehbare Rednerliste führt, auf der weitere Wortbeiträge gegenüber dem Versammlungsleiter auch textlich angekündigt werden können.B
3.4. Vor Ort anwesende Personen
Der Kreis derjenigen, die nach § 118 Absatz 2 AktG unbedingt vor Ort anwesend sein müssen, ist beschränkt. Der Ort der Hauptversammlung erfüllt daher nur noch die Funktion, ein Treffpunkt dieser Personen zu sein. Für die virtuelle Hauptversammlung werden in aller Regel drei Personen physisch zusammenkommen. Dazu gehören ein Notar, ein Stimmrechtsvertreter und der Versammlungsleiter.
Niederschriften über Hauptversammlungen sind aufgrund der Vorgaben des § 130 Absatz 1 Satz 1, Satz 3 AktG grundsätzlich notariell zu beurkunden. Daher ist die Anwesenheit eines Notars bei einer virtuellem Hauptversammlung regelmäßig erforderlich. Daneben ist die Anwesenheit eines Versammlungsleiters erforderlich, da dem Notar die Ausübung dieser Position verwehrt ist. Schließlich darf ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter – anders als Bevollmächtigte von Aktionären im Übrigen – physisch anwesend sein. Insofern benennt die Gesellschaft in aller Regel einen Stimmrechtsvertreter, etwa einen Mitarbeiter der Rechtsabteilung.
Hinsichtlich der Anwesenheit von Vorstand und Aufsichtsratsmitgliedern gelten keine strengeren Voraussetzungen als bei der in Präsenz abgehaltenen Hauptversammlung. Ihre Abwesenheit begründet daher grundsätzlich keinen Anfechtungsgrund. Die Satzung kann den Aufsichtsratsmitgliedern auch die virtuelle Teilnahme gestatten.
Der Versammlungsort ist nach § 121 Absatz 5 Satz 3 AktG frei wählbar. Daher stellt sich die Frage, wie sich der Ort bestimmt, an dem die Funktionsträger zusammenkommen. Mangels ausdrücklicher gesetzlicher Kompetenzzuweisung können die beteiligten Personen den Ort festlegen. Es liegt nahe, sich auf den Sitz der Gesellschaft oder die Amtsräume des Notars zu verständigen.
Daneben kann es sinnvoll sein, dass die Gesellschaft einen E-Mail-Account nur für Zwecke der Backup-Kommunikation während der Hauptversammlung unterhält. Über diesen können Aktionäre ihre Rechte in Textform ausüben. Der Notar kann die Gesellschaft ebenfalls bevollmächtigen, über einen solchen Account auch Widersprüche zur Niederschrift entgegenzunehmen.
3.5. Teilnehmerverzeichnis
Ebenso wie bei der Präsenzversammlung sind die Aktionäre in das Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen. Die Aufnahme in das Verzeichnis setzt aber voraus, dass sie so zugeschaltet sind, dass sie (etwa über das Aktionärsportal) Teilnehmerrechte ausüben und daher auch identifiziert werden können.
Um nach § 245 Satz 2 AktG als erschienen zu gelten, müssen die Aktionäre elektronisch zugeschaltet sein. Was elektronische Zuschaltung genau bedeutet, lässt sich der Gesetzesbegründung nicht entnehmen. Es gelten jedenfalls nur diejenigen als elektronisch zugeschaltet, die Teilnehmerrechte ausüben und sich daher durch die Gesellschaften identifizieren lassen können. In der Praxis gelten bei virtuellen Hauptversammlungen größerer Aktiengesellschaften, zu deren Vorbereitung und Durchführung spezielle Dienstleister zugezogen werden, Aktionäre in der Regel als zugeschaltet sobald sie sich im Aktionärsportal mit ihren Zugangsdaten eingeloggt haben.
Neben professionellen Dienstleistern, die sich auf die Durchführung von Hauptversammlungen spezialisiert haben, könne auch die etablierten Software-Tools für Videokommunikation verwendet werden. Letzteres erscheint praktisch vielfach vorzugswürdig. Die Beauftragung spezialisierter Dienstleister bedeutet demgegenüber einen nicht unerheblichen zeitlichen und kostenmäßigen Aufwand. Als zugeschaltet ist dann zu werten, wer während der Versammlung das Software-Tool mit seinen Zugangsdaten nutzt.
3.6. Identifizierung und Sicherstellung ununterbrochener Präsenz
Zu klären ist weiterhin, wie sich die virtuellen Teilnehmer identifizieren und wie sicherzustellen ist, dass die Aktionäre dauerhaft anwesend sind. Gerade bei Gesellschaften mit geschlossenem Aktionärskreis ist es keine Seltenheit, dass sämtliche anwesende Personen untereinander auch gegenüber dem Notar beziehungsweise dem Versammlungsleiter bekannt sind. Für die Identifizierbarkeit lässt somit zunächst auf die persönliche Bekanntheit mit dem Versammlungsleiter beziehungsweise dem Notar vertrauten.
Sofern die Teilnehmer dem Notar beziehungsweise dem Versammlungsleiter nicht sämtlich persönlich bekannt sind, ist die Identifikation beispielsweise durch individualisierte Zugangsdaten für teilnehmende Aktionäre zu unterstützen.
Im Rahmen der Feststellung der Anwesenheit ist zu prüfen, ob die Aktionäre ihre Rechte effektiv ausüben können, also eine stabile Verbindung beseht und die Audio- und Videokommunikation in beide Richtungen stabil funktioniert. Hier zeigt sich, dass es regelmäßig nur für Aktiengesellschaften mit überschaubarem, geschlossenem Aktionärskreis von Interesse sein dürfte, eine virtuelle Hauptversammlung auf diese Weise durchzuführen.
Während des Verlaufs der Hauptversammlung ist sodann vom Versammlungsleiter sicherzustellen und über das Teilnehmerverzeichnis festzuhalten, dass die vollständige Präsenz durchgehend erhalten bleibt und bei etwaigen Verbindungsunterbrechungen die Hauptversammlung entsprechend zu pausieren. Verbindungsunterbrechungen machen sich etwa durch Reduktion der Teilnehmerzahl im virtuellen Raum bemerkbar. Dabei macht es unabhängig von der Teilnehmerzahl Sinn, dass sich der Versammlungsleiter hierfür einer Hilfsperson bedient, die ihn auf entsprechende Probleme hinweist.
3.7. Virtuelle Hauptversammlung: Beschlussfassung
In der Regel liegen kaum Geschäftsordnungen für Hauptversammlungen vor. Daher genießt der jeweilige Versammlungsleiter die Freiheit, Abstimmungs- und Auszählungsverfahren nach eigenem Ermessen festzusetzen.
Als Form der Stimmabgabe kommen Zuruf oder (digitales) Handheben in Betracht. Hinsichtlich des Auszählungsverfahrens ist von der Anwendung des praktisch geläufigen Subtraktionsverfahrens abzuraten. Dabei werden nur die Enthaltungen und die Nein-Stimmen gezählt. Diese werden dann von der Gesamtzahl der vertretenen Stimmen abgezogen. Wer sich also nicht ausdrücklich enthält oder mit Nein stimmt, stimmt daher mit Ja. Wird also beispielsweise aufgrund technischer Störungen unfreiwillig keine Stimme abgegeben, wird die Zustimmung zum Beschlussvorschlag angenommen. Um dieses Risiko auszuschließen, bietet sich das Additionsverfahren an. Bei diesem erfolgt eine getrennte Auszählung von Ja- und Nein-Stimmen. Vorsorglich ist zu empfehlen auch Stimmenthaltungen zu zählen, um eine Verzerrung des Abstimmungsergebnisses durch technische Störungen auszuschließen.
Überblick über Gesellschaftsformen in Deutschland
In diesem Video erklären wir, die unterschiedlichen Gesellschaftsformen in Deutschland.
4. Fazit zur virtuellen Hauptversammlung
Abgesehen von der nicht erforderlichen Anreise, die jedoch durch Erteilung von Vollmachten auch bei der physischen Vollversammlung häufig vermieden werden kann, zeigt sich kein gewichtiger Vorteil.
Die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung erweist sich jedoch grundsätzlich als praktikabel. Daher kann sie für diejenigen Fälle, in denen die persönlich Teilnahme eines Aktionärs ausdrücklich gewünscht, aber dessen Anreise kurzfristig nicht möglich ist, eine Option sein.
Dabei ist jedoch zu beachten, dass die entsprechende Anordnung durch den Vorstand für eine hybride oder virtuelle Hauptversammlung erforderlich ist, wenn sich die Aktionäre nicht für die (unflexible) dauerhafte Anordnung in der Satzung entscheiden. Insofern ist – anders als bei der in Präsenz abgehaltenen Vollversammlung – praktisch stets der Vorstand der Gesellschaft einzubeziehen.
Eine anlässlich solcher Fälle durchgeführte virtuelle Vollversammlung entspricht dann im Ablauf weitgehend einer physisch abgehaltenen Vollversammlung. Aus Sicht von Aktiengesellschaften mit geschlossenem Aktionärskreis spricht jedenfalls nichts dagegen, sich sowohl hybride als auch virtuelle Hauptversammlungen in der Satzung zu ermöglichen, um dann im Einzelfall per Vorstandsbeschluss entscheiden zu können, welches Format die konkreten Bedürfnisse am ehesten abdeckt.
Steuerberater für Unternehmen
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung für Unternehmen spezialisiert. Bei der Entwicklung der besten Gesellschaftsstruktur schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
Gesellschaftsrecht
- Individueller Rechtsformvergleich zwischen GmbH und GmbH & Co. KG
- Durchgriffshaftung auf den GmbH Gesellschafter
- Rechtsform der e.K.
- Konzernsaldierung
- GmbH online gründen
Besteuerung
- Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
- Individueller Rechtsformvergleich zwischen GmbH und GmbH & Co. KG
- Strategische Beratung bei Kapitalgesellschaften (Erwerb eigener Anteile, disquotale Gewinnausschüttung, Organschaft, Holdingstrukturen)
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
