Wie man Mitarbeiter indirekt am Unternehmen beteiligt

Phantom Shares

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Phantom Shares: wie man Mitarbeiter indirekt am Unternehmen beteiligt

Phantom Shares sind eine attraktive Lösung, wenn es darum geht, Mitarbeiter am Unternehmenserfolg zu beteiligen. Beispielsweise erhalten Mitarbeiter beim Verkauf einer GmbH einen Anteil des Erlöses über die ihnen zugeordneten Phantom Shares. Diese Gewinnbeteiligung wird dann als Bonus ausgezahlt. Dabei finden Phantom Shares oftmals bei Start-Ups oder bei Unternehmen mit innovativen Technologien Anwendung. Denn ein Vorteil von Phantom Shares ist, dass sie über die Motivation hinaus auch dazu geeignet sind, insbesondere solche Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, die für den Erfolg besonders wichtig sind. Dabei können Gesellschafter oftmals bis zu 10 % der Unternehmensanteile für Phantom Shares vorsehen. Normalerweise kann ein Mitarbeiter mit einer Beteiligung von 0,25 % bis 0,75 % rechnen, wobei besonders wichtige Mitarbeiter bis zu einer Beteiligungshöhe von 2,5 % bedacht werden können. Weiterhin haben Phantom Shares den Vorteil, dass sie in der Wachstumsphase des Unternehmens keine Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens haben. Außerdem haben Phantom Shares gegenüber echten Beteiligungen den Vorteil, dass sie ohne notarielle Beurkundung übertragbar sind. Dabei behalten die Gesellschafter die volle Kontrolle über das Unternehmen. Auf diese Weise können alle Beteiligungen gebündelt verkauft werden, ohne dass dabei Anteilseignern mit geringen Beteiligungen auf den Kaufpreis einwirken können.

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1. Phantom Shares: indirekte Beteiligung von Mitarbeitern am Unternehmen

Phantom Shares beziehungsweise Phantom Stocks sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Mitarbeitern, durch die ein Mitarbeiter eine indirekte – man sagt auch virtuelle- Beteiligung am Erfolg des Unternehmens als Bonus erhält. Außer diesen Bezeichnungen findet auch das deutschsprachige Synonym Phantomaktie Verwendung. Darüber hinaus bezeichnet das angelsächsische Akronym ESOP das Programm, mit dem Mitarbeiter über Phantom Shares am Unternehmenserfolg partizipieren können, wobei ESOP für „Employee Share Ownership Plan“ steht.

Dabei geht es um eine durch die Gesellschafter des Unternehmens vorgesehene Menge an virtuellen Anteilen, die bei einem Verkauf der Beteiligungen statt den Gesellschaftern den am ESOP-Programm teilnehmenden Mitarbeitern zustehen. Dadurch erhalten auch Mitarbeiter einen Anteil am Erlös des Unternehmens. Seltener sind Fälle, in denen Phantom Shares zu einer Beteiligung an einer Dividendenausschüttung oder anderen Gewinnbeteiligungen berechtigen. Jedenfalls entspricht die Bereitstellung von Phantom Shares einer treuhänderischen Verwaltung von zukünftigen Berechtigungen am Gewinn eines Unternehmens.

2. Phantom Shares motivieren Mitarbeiter

Einer der Gründe, warum Gesellschafter freiwillig auf einen Anteil des Verkaufserlöses ihres Unternehmens zugunsten ihrer Mitarbeiter verzichten, ist, dass sie dadurch einen Anreiz für ihre Angestellten schaffen, am Erfolg des Unternehmens mitzuwirken. Zwar zahlt sich diese Motivation für die Mitarbeiter meist erst nach Verkauf des Unternehmens aus, doch ist damit auch eine Stärkung der Zugehörigkeit gerade auch von besonders wichtigen Mitarbeitern erzielbar. Dadurch kann man nämlich vermeiden, dass zum Beispiel ein besonders qualifizierter Mitarbeiter, für den es möglicherweise auf lange Sicht keinen adäquaten Ersatz gibt, das Unternehmen verlässt. Gerade bei jungen Unternehmen mit ebenso jungen Angestellten verstärkt man auf diese Weise auch die emotionale Bindung von Mitarbeitern zum Unternehmen, weil sie dabei das Gefühl erhalten, an seinem Aufbau besonders aktiv mitzuwirken. Damit machen sie es also zu ihrem eigenen Anliegen, womit auch ihr Verantwortungsgefühl und ihre Motivation deutlich steigen.

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3. Höhe der Beteiligung im Rahmen von Phantom Shares

In der Regel vereinbart man mit Mitarbeitern eine Beteiligung mittels Phantom Shares im Bereich von 0,25 % bis 0,75 % aller Gesellschaftsanteile. Besonders wichtige Mitarbeiter, zum Beispiel im Management, können jedoch auch mit Phantom Shares bis zu einer Höhe von  2,5 % bedacht werden. Oftmals reservieren Gesellschafter dabei einen Beteiligungsanteil von insgesamt bis zu 10 % aller Anteile für solche ESOP-Programme.

Wenn man beispielsweise von einer GmbH ausgeht, die man mit einem Stammkapital von EUR 25.000 gründet, und diese innerhalb der nächsten zehn Jahre bis zu ihrem Verkauf auf einen Firmenwert von EUR 10.025.000 anwächst, dann würden bei einer Beteiligung der Mitarbeiter in der Größenordnung von 10 % am Gewinn aus dem Verkauf des Unternehmens EUR 1.000.000 über Phantom Shares an sie ausgeschüttet. Somit erhält ein Mitarbeiter schon bei einer Beteiligung von 0,25 % einen Bonus von EUR 25.000 durch seine Phantom Shares. Allerdings unterliegt die Gewinnbeteiligung auch der Besteuerung.

4. Wo finden Phantom Shares Verwendung?

Gerade bei Start-Ups in Branchen mit neuen Technologien kann die Beteiligung über Phantom Shares eine verlockende Möglichkeit darstellen, um sowohl Mitarbeiter zu Höchstleistungen zu motivieren als auch an das eigene Unternehmen zu binden. Außerdem sind Phantom Shares ganz leicht über einen arbeitsrechtlichen Vertrag mit dem Unternehmen auf den Mitarbeiter übertragbar. Dadurch entfällt zumindest bei einer GmbH die Notwendigkeit einer notariellen Beurkundung, die sonst bei der Übertragung von echten Gesellschaftsanteilen erforderlich wäre. Ebenso leicht können diese Regelungen bei gegebenem Anlass auch wieder rückgängig gemacht werden. Darüber hinaus bieten Phantom Shares auch den Vorteil einer die Finanzmittel und somit die Liquidität schonenden Alternative zu vielen anderen Optionen zur Vergütung von Mitarbeitern. Gerade in der Frühphase einer Unternehmung, in der die Finanzmittel zur Vergütung der Mitarbeiter möglicherweise in geringerem Umfang zur Verfügung stehen, kann dies durchaus sinnvoll sein.

5. Regelungen und Besonderheiten bei Phantom Shares

Somit stellen Phantom Shares ein Versprechen auf die Beteiligung am Erfolg des Unternehmens dar. Üblicherweise sind die entsprechenden Regelungen als Klauseln im Arbeitsvertrag enthalten. Da bei einer Gesellschaft die Geschäftsführung zur Unterzeichnung eines solchen Arbeitsvertrags berechtigt ist, die dafür vorgesehenen virtuellen Beteiligungen allerdings von den Gesellschaftern genehmigt werden müssen, ist hierzu zunächst ein Gesellschafterbeschluss erforderlich.

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In diesem Zusammenhang sollte auch die Beurteilung eines weiteren Aspekts in die Entscheidung einfließen. Denn die virtuelle Beteiligung von Mitarbeitern an einer Kapitalgesellschaft kann unter Umständen mit dem Grundsatz der Kapitalerhaltung kollidieren. Auch die Frage, ob die Geschäftsführung überhaupt einen konkreten Vorteil auf Seite des Unternehmens bei der virtuellen Beteiligung von Mitarbeitern sieht, erfordert eine positive Antwort. Denn nur dann ist dies mit dem Grundsatz einer ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsführung vereinbar. Andernfalls kann der verantwortliche Geschäftsführer hierbei haftbar sein. Doch gibt es verschiedene Instrumente, mit denen man Vorsorge zu einer Vielzahl an Eventualitäten treffen kann.

So sollte ein Arbeitsvertrag in Punkto virtuelle Beteiligung per Phantom Shares auch eine Vielzahl an Regelungen beinhalten. Zum Beispiel ist darin zu klären, was bei einem vorzeitigen Ausscheiden des Mitarbeiters mit seinen Anteilen geschieht. Oder welchen Einfluss zum Beispiel der Mutterschutz oder andere Unterbrechungen auf die virtuelle Beteiligung haben. Aber auch die Eventualität eines teilweisen Verkaufs der Gesellschafterbeteiligungen sollte verträglich geregelt sein. Gleiches gilt für den Schutz vor Kapitalverwässerung.

6. Phantom Shares: Gesellschafter behalten die Kontrolle

Nun haben Phantom Shares gegenüber echten Mitarbeiterbeteiligungen auch den Vorteil, dass die Gesellschafter die ganze Kontrolle über die Stimmrechte an der Gesellschaft behalten. Dadurch können sie gleichzeitig die Mitarbeiter am Unternehmenserfolg beteiligen, ohne ihnen eine Mitbestimmung oder andere Möglichkeiten der Einflussnahme zu gewähren. So liegt zum Beispiel die Entscheidung über einen Verkauf des Unternehmens allein in ihren Händen.

Auch die Verhandlung über den Verkaufspreis bleibt den wahren Gesellschaftern vorbehalten. Denn wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter mit einem realen Gesellschafteranteil von 1 % beim Verkauf des Unternehmens involviert wäre, dann könnte er seine Position dazu ausnutzen, um für seinen Anteil einen überhöhten Wert anzusetzen. Weil jedoch ein Käufer in den meisten Fällen ein Unternehmen zu 100 % erwerben möchte, könnten die Hauptanteilseigner versucht sein, die Differenz aus eigenen Mitteln aufzuwenden, um den Verkauf sicherzustellen. Bei der Bereitstellung von Phantom Shares erhalten hingegen alle den gleichen Wert pro Anteil.


Steuerberater für Unternehmensbesteuerung

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Kapitalgesellschaften spezialisiert. Bei der Beteiligung von Mitarbeitern über Phantom Shares schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

  1. Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
  2. Individueller Rechtsformvergleich zwischen GmbH und GmbH & Co. KG
  3. Steueroptimierte Besteuerung der GmbH
  4. Steueroptmierung bei Gewinnausschüttungen (Kapitalertragsteuer und Teileinkünfteverfahren)
  5. Beratung beim Unternehmenskauf (Verkauf GmbH, Verkauf GmbH & Co. KG, Nutzung von Verlustvorträgen)
  6. Beratung beim Unternehmensverkauf (Vorteile bei Share Deal & Asset Deal)
  7. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  8. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Lehrauftrag für Steuerplanung und Steuerentwicklungslehre

Unsere besonderen Expertisen für Unternehmensbesteuerung werden auch durch die FOM Hochschule bestätigt. Steuerberater Christoph Juhn wurde dort zum Lehrbeauftragten für Steuerrecht berufen und lehrt seit dem Wintersemester 2013 die Veranstaltung „Steuergestaltung“. Das vorlesungsbegleitende Skript stellen wir Ihnen hier gerne vorab als Information zum kostenlosen Download zur Verfügung:

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