Digitale Finanzbuchhaltung: Diese Vorteile bietet sie!

Wo vor 20 Jahren noch fast alle Belege händisch kontiert werden mussten, hat mittlerweile die digitale Finanzbuchhaltung Einzug gehalten. Sie ermöglicht Unternehmern wie Steuerberatern eine zeitsparende und damit wirtschaftlichere Erledigung der üblicherweise als „lästig“ empfundenen Buchhaltungsarbeiten. Gleichzeitig können Sie als Unternehmerin oder Unternehmer besser auf anstehende Änderungen reagieren, weil Sie zeitnah alle aktuellen Zahlen vorliegen haben.

Als volldigitale Kanzlei setzen wir bei mittlerweile deutlich über 90 % unserer Mandanten auf eine rein digitale und papierlose Finanzbuchhaltung.

Inhaltsverzeichnis

1. Die wesentlichen Bestandteile einer digitalen Finanzbuchhaltung

Was heute seltene Ausnahme ist, war früher die Regel: Als Unternehmerin oder Unternehmer überreichen Sie Ihrer Steuerkanzlei alle im laufenden Monat erstellten und eingegangen Belege, fein sortiert im „guten alten“ Pendel- oder Leitzordner. Alle so gesammelten Dokumente flossen dann in die Erstellung von Steuererklärungen, Steueranmeldungen und in den Jahresabschluss ein. Der wesentliche Nachteil dieser Vorgehensweise liegt auf der Hand. Denn sie ist insbesondere zeitraubend, aber auch fehleranfällig.

Entsprechend ist die digitale Finanzbuchhaltung – vorwiegend über DATEV „Unternehmen online“ – eine überaus nützliche Folge der Digitalisierung. Die praktische Umsetzung lässt sich im Wesentlichen in vier Kernbereiche unterteilen:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Prüfung der Kasse
• Zahlungsabwicklung über das Bankkonto

Ziel der monatlichen Finanzbuchhaltung ist vorwiegend die erleichterte Erstellung des späteren Jahresabschlusses. Gleichzeitig erhalten Sie als Inhaber nahezu tagesaktuelle Zahlen, die die weitere Planung erheblich vereinfachen. Auch Potenziale für Steuergestaltungen, etwa durch die Gründung einer Holding-Struktur, sind so sofort erkennbar. 

1.1. Erfassung von Eingangsrechnungen

Durch Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug kommt den Eingangsrechnungen auch bei der digitalen Finanzbuchhaltung eine besonders große Bedeutung zu. Die wesentliche Priorität liegt dabei auf der Vereinheitlichung des Rechnungseingangs. Denn Eingangsrechnungen gehen regelmäßig über mehrere Kanäle ein, etwa

• klassisch per Post,
• als Dokument per Mail – oft über verschiedene Posteingänge parallel, und
• unmittelbar im Buchhaltungsprogramm.

Entscheidend ist daher, Eingangsrechnungen möglichst auf einem Kanal zu sammeln und beispielsweise auf einen volldigitalen Versand umzustellen. Zahlreiche Unternehmen, etwa Netzbetreiber, bieten diese Option mittlerweile für Geschäfts- und Privatkunden an.

Ein für beide Seiten – Unternehmer und Steuerkanzlei – komfortabler Weg ist die direkte Eingabe aller Eingangsbelege in Unternehmen online. Die Rechnung wird dabei entweder auf Unternehmens- oder Steuerberaterseite kontiert und lediglich abschließend verbucht. Der Prozess läuft so nahezu vollautomatisch ab.

1.2. Ausgangsrechnungen in der digitalen Finanzbuchhaltung

Unternehmer, die Betriebseinnahmen nicht oder unvollständig erfassen, riskieren neben strafrechtlichen Konsequenzen auch Hinzuschätzungen des Finanzamtes nach § 162 AO. Zu solchen kommt es bei Betriebsprüfungen regelmäßig dann, wenn der Prüfer davon ausgehen kann, dass weitere Einnahmen fehlerhaft erfasst wurden oder dass eine Erfassung unterblieben ist. Hierzu nimmt er üblicherweise einen Abgleich mit den Bankdaten vor.

Ausgangsrechnungen sollten daher ebenfalls über einen zentralen Kanal, etwa das Buchhaltungsprogramm, erstellt und verbucht werden. So gewährleisten Sie neben der Vollständigkeit der Einnahmen auch die Erfassung im richtigen (Voranmeldungs-) Zeitraum.

1.3. Prüfung und Abschluss der Kasse

Die Kasse spielt in erster Linie bei bargeldintensiven Betrieben, etwa in der Gastronomie, eine Rolle. Auch hier gelten allerdings diverse Vorschriften, die neben Unternehmer und Steuerberater auch der Finanzverwaltung die Prüfung erleichtern. Mit §§ 146 und 146a AO stellt der Gesetzgeber insbesondere an

• tägliche Aufzeichnungen,
• Abschluss und
• Vollständigkeit der Kassenbuchungen

strenge Anforderungen. Daher sind volldigitale Kassensysteme mittlerweile eher die Regel als eine unwahrscheinliche Ausnahme. Der Fokus der digitalen Finanzbuchhaltung liegt entsprechend auch hier auf der vollständigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle.  

1.4. Zahlungsabwicklung über die Firmenkonten

Für eine zeitgerechte sowie vollständige Betriebswirtschaftliche Auswertung ist, wie auch bei Erstellung der Bilanz, eine korrekte Erfassung aller Banktransaktionen erforderlich. Durch die Anbindung des Firmenkontos oder der Firmenkonten an DATEV ermöglichen Sie der Steuerkanzlei, alle Zahlungen

• rechtzeitig,
• vollständig und
• zeitnah

einer Ein- oder Ausgangsrechnung zuzuordnen. Damit findet automatisch auch eine Gegenprüfung der erfassten – oder gegebenenfalls untergegangenen – Forderungen und Verbindlichkeiten statt. Über die sogenannte „Lerndatei“ ist außerdem eine vollautomatische Zuordnung der Zahlung an den Beleg bei wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben möglich. Relevant ist dies etwa bei Mietzinsen sowie Gehaltszahlungen.

2. Bedeutung der digitalen Finanzbuchhaltung im unternehmerischen Alltag

Die digitale Finanzbuchhaltung gewährleistet insbesondere für Sie als Unternehmerin oder Unternehmer maximale Planungssicherheit. Denn durch die laufende Erfassung und Buchung aller Belege vermeiden Sie Zeitverzögerungen durch Überlastung der Steuerkanzlei. Gleichzeitig sehen Sie nahezu wochenaktuell die derzeitigen Zahlen und können flexibel auf sie reagieren, gegebenenfalls gegensteuern oder beispielsweise Investitionen tätigen.

Als Steuerkanzlei erkennen wir frühzeitig Potenzial für steuerliche Optimierung, indem laufende Steuerberatung und Gestaltungsberatung stets Hand in Hand gehen. Auch uns liegen stets aktuelle Zahlen vor – und zum Jahresende sind 80 % bis 95 % der Abschlussarbeiten bereits erledigt.

Beispiel: Sie sind Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer. Wir stellen bereits im Januar des Jahres 2024 fest, dass der Gewinn der Vorjahre die Gründung einer GmbH attraktiv macht. Da wir die Bilanz bereits hier erstellen können, bleibt im Jahr 2024 ausreichend Zeit für die Gründung und Einbringung des Einzelunternehmens in Ihre GmbH. Gleichzeitig können wir Ihren Vermögensaufbau und den Vermögensschutz durch die Gründung einer Holding optimieren.

Steuerberater für die volldigitale Finanzbuchhaltung

Unsere Kanzlei hat sich neben der steuerrechtlichen Gestaltungsberatung auch auf die Optimierung der laufenden Buchhaltung spezialisiert. Dabei schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

Digitale Buchhaltung

1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
2. Einrichtung und Betreuung der digitalen FiBu per DATEV Unternehmen Online
3. Entwicklung individueller Gestaltungsmodelle im internationalen Steuerrecht, beim Unternehmenskauf/-verkauf und bei Umstrukturierungen)
4. Rechtsberatung durch unsere Rechtsanwälte (insbesondere im Gesellschaftsrecht und Vertragsrecht)

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz: