Die Instandhaltungsrücklage

Wie wird sie behandelt?

Instandhaltungsrücklage bei Einkünften aus Vermietung

Vermieterinnen und Vermieter sind regelmäßig Mitglieder einer sogenannten Eigentümergemeinschaft. Alternativ vermieten sie ein gesamtes Haus, sollten oder müssen aber auch hierbei Rückstellungen für kommende Instandsetzungs- und Reparaturarbeiten bilden. Diese sogenannte Instandhaltungsrücklage wird dabei abweichend von „üblichen“ Reparaturkosten behandelt, da steuerlich im Zeitpunkt ihrer Bildung noch kein Abfluss vorliegt.

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Inhaltsverzeichnis


1. Grundsatz: Was ist eine Instandhaltungsrücklage?

Immobilien aller Art und Größe unterliegen einer bestimmten Abnutzung, die in erster Linie durch die Bewohnung, aber auch durch externe Faktoren wie die Witterung entsteht. Durch ebendiesen „Verbrauch“ des Objektes fallen immer wieder Kosten für Instandhaltung, Reparatur- und Wartungsarbeiten an.

Um diese Aufwendungen zuverlässig tragen zu können, empfiehlt der Gesetzgeber die Bildung einer sogenannten Instandhaltungsrücklage. Eigentümergemeinschaften befüllen diesen „Topf“ in der Regel gemeinsam und aufgeteilt nach den Anteilen der jeweiligen Eigentümer an der Gesamtwohn- und Nutzfläche der Immobilie. Vermieter, die alleine mehrere Wohneinheiten oder ein einzelnes Objekt halten, können ebenfalls eine Rücklage für Instandhaltung – etwa auf dem Tagesgeldkonto – bilden.

Stehen Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten an, werden die entsprechenden Beträge aus der Instandhaltungsrücklage entnommen. Anschließend erfolgt ein „Wiederaufbau“ der Rücklage bis zu einer im Vorfeld festgelegten Höhe, zum Beispiel EUR 100.000. Eine gemeinsame Rücklage der Wohnungseigentümer ist Eigentum der Gemeinschaft (§ 31 WEG) und gehört nicht zum Sondereigentum an der einzelnen Wohnung. Wird diese allerdings veräußert, tritt der neue Eigentümer in die Eigentümergemeinschaft ein und profitiert damit ebenfalls von der bereits aufgebauten Erhaltungsrücklage.

2. Steuerliche Behandlung der Rücklage: Zuführung von Geldern durch den Eigentümer

Bevor die Instandhaltungsrücklage in der gewünschten oder angestrebten Höhe besteht, müssen die Wohnungseigentümer sie gemeinsam aufbauen. Dies geschieht regelmäßig durch jährliche Zuführungen, wobei jeder Eigentümer seinen Anteil entsprechend seines quotalen Sondereigentums einzuzahlen hat.

Beispiel: Eine Immobilie hat insgesamt 500 m² Wohnfläche. Hiervon gehört dem Eigentümer Max eine Eigentumswohnung mit 85 m². Sein Anteil an den Verkehrsflächen des Objektes liegt bei 20 m². Im Jahr 2024 sollen insgesamt EUR 20.000 als Instandhaltungsrücklage aufgebaut werden. Max muss entsprechend seines Anteils von 105 m²/500m² (21 %) zum Aufbau der Rücklage beitragen.

Steuerlich sind die Einzahlungen allerdings nicht abziehbar, da kein Abfluss im Sinne des § 11 Absatz 2 Satz 1 EStG vorliegt. Grund hierfür ist, dass die Rücklage weiterhin Vermögen des Eigentümers darstellt und dieser Vermögenswert nun lediglich anderswo verwahrt wird. Diese Auffassung entspricht der ständigen Rechtsprechung des BFH (unter anderem Beschluss vom 08.10.2012, IX B 131/12).

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3. Einsatz und Verwendung der Instandhaltungsrücklage: Was gilt hier?

Ebenfalls aus der ständigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes ergibt sich, dass sich die Instandhaltungsrücklage erst bei entsprechender Verwendung durch die Vermieterin oder den Vermieter steuerlich auswirkt. Hier liegt ein steuerlich relevanter Abfluss im Sinne des § 11 Absatz 2 EStG, der zu Werbungskosten nach § 9 Absatz 1 EStG führt, vor.

Die jeweilige steuerliche Auswirkung tritt in der Höhe ein, in der Gelder aus der Instandhaltungsrücklage entnommen und dem einzelnen Eigentümer zugerechnet werden. Übernimmt die Gemeinschaft beispielsweise Kosten in Höhe von EUR 100.000, kann ein Eigentümer wie Max, dem 21 % der Gesamtimmobilie gehören, EUR 21.000 steuerlich geltend machen.

Zu beachten ist allerdings, dass sich die tatsächliche Qualifikation der getätigten Aufwendungen immer im Einzelfall entscheidet. So kann zum Beispiel die 15-%-Grenze des § 6 Absatz 1 Nummer 1a EStG auch durch gemeinsame Sanierungskosten der Eigentümergemeinschaft überschritten werden. Entsprechendes gilt für nachträgliche Herstellungskosten nach § 255 Absatz 2 HGB, wenn erhebliche Verbesserungen des Gesamtzustandes eintreten.


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