Dienstwagen privat nutzen

kein Fahrtenbuch, keine 1 %-Regel

Dienstwagen für GmbH-Gesellschafter ohne Fahrtenbuch und 1 %-Regel

Es gibt eine Möglichkeit, wie ein GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer einen Dienstwagen auch für private Zwecke nutzen kann, ohne dass dabei Steuern anfallen. Sie sieht eine Überlassung des Dienstwagens im Rahmen eines Mietvertrags vor. Dazu kauft man als Gesellschafter ein passendes Fahrzeug privat und vermietet es dann partiell an die eigene GmbH. Dabei entspricht die Aufteilung der Nutzung realen Verhältnissen. Man weist dies durch ein initial geführtes Fahrtenbuch nach, bei dem ein repräsentativer Zeitraum von etwa drei Monaten als Größenordnung dient. Auf diese Weise findet eine strikte Trennung zwischen betrieblicher und privater Nutzung des Dienstwagens statt. Folglich braucht man weder die 1 %-Regel noch die Fahrtenbuchmethode zur Bestimmung der steuerlichen Auswirkungen der Privatnutzung anzuwenden. Gleichzeitig kann die GmbH ihre Kosten bezüglich der Nutzung des Dienstwagens als abzugsfähige Betriebsausgaben ansetzen. Wichtig hierbei ist jedoch, dass die Vertragsbedingungen auch einem Fremdvergleich standhalten.

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Inhaltsverzeichnis


1. Dienstwagen für Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH – Einleitung

Der Dienstwagen in der eigenen GmbH ist für viele Gesellschafter-Geschäftsführer weit mehr als ein reines Verkehrsmittel. Manche nutzen ihn, um ein Statement ihres Erfolgs zu setzen, andere hingegen, um ihren tatsächlichen wirtschaftlichen Erfolg zu verschleiern. Letzteres erreicht man, indem man ein in Relation zum eigenen unternehmerischen Erfolg sehr preisgünstiges Fahrzeug als Dienstwagen nutzt. Fährt man als GmbH-Geschäftsführer mit einem solchen Dienstwagen bei Geschäftspartnern vor, lanciert man unterschwellig einen Hinweis für eine Preispolitik mit knappen Margen. Auf diese Weise verbirgt man dann gegenüber Geschäftspartnern, Lieferanten ebenso wie Kunden, wie hoch die eigene Marge tatsächlich sein mag. Doch hängt dieses Verhalten eben auch stark von den Geschäftskontakten ab. In Kreisen, in denen unternehmerischer Erfolg eine Selbstverständlichkeit darstellt, erfüllt jedoch auch ein Dienstwagen eine symbolische Funktion. Daher mag ein gehobener Dienstwagen in solchen Fällen als Statussymbol durchaus seine Berechtigung haben, obschon Statussymbole zumeist auf einer irrationalen Grundlagen basieren.

Doch hat die Anschaffung eines Dienstwagens durch eine GmbH zumeist auch steuerliche Folgen für die Gesellschafter-Geschäftsführer. Denn neben der betrieblichen Nutzung zum Wohle der GmbH verwenden viele Gesellschafter-Geschäftsführer ihren Dienstwagen auch für private Zwecke. Allerdings ist es naheliegend, dass die Kosten der privaten Nutzung des Dienstwagens beim Ansatz der abzugsfähigen Betriebsausgaben keine Rolle spielen dürfen, weil sie Kosten der privaten Lebensführung darstellen.

2. Dienstwagen für GmbH-Gesellschafter: die private Nutzung

Aus diesem Grund fordert der Gesetzgeber eine Berechnung der steuerlichen Folgen bei der privaten Nutzung eines Dienstwagens. Dazu stellt § 8 Absatz 2 EStG prinzipiell zwei Berechnungsmethoden zur Auswahl. Entweder man nutzt ein Fahrtenbuch, mit dem man die betrieblich und die privat veranlassten Fahrten mit dem Dienstwagen dokumentiert. Auf diese Weise kann man die Kosten proportional zur jeweiligen Nutzung anhand der jeweils gefahrenen Kilometer zuordnen. Oder man wählt eine pauschale Berechnung, die sich am Bruttolistenpreis des Dienstwagens orientiert. Dabei ist die Höhe der Steuer, die auf die private Nutzung anfällt, proportional zur Höhe des Bruttolistenpreises. Je mehr also ein neuwertiger Dienstwagen kostet, desto höher fällt die pauschale Steuer auf die Privatnutzung in diesem Fall aus.

Wer nun relativ selten einen Dienstwagen für private Zwecke nutzt, ist mit der sogenannten Fahrtenbuchmethode besser beraten. Die pauschale Methode, die sogenannte 1 %-Regel, lohnt sich hingegen eher für jene, die ihren Dienstwagen relativ oft für private Fahrten nutzen.

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3. Dienstwagen für GmbH-Gesellschafter: Vermeidung der Besteuerung

Wie die Besteuerung der privaten Nutzung eines Dienstwagens genau funktioniert und welche vorteilhaften Sonderregeln es dabei für Elektrofahrzeuge gibt, soll jedoch anderen Artikeln überlassen bleiben. In diesem Beitrag möchten wir hingegen eine von zwei Methoden besprechen, mit denen man die Besteuerung der Privatnutzung eines Dienstwagens vermeiden kann.

Während bei der Gestaltung mittels privatem Leasing idealerweise ein Ehepartner dem Unternehmer einen Dienstwagen überlässt, soll in dem hier vorgestellten Modell der Gesellschafter-Geschäftsführer der GmbH selbst in Aktion treten. Dazu kauft der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer mit privaten Mitteln ein Fahrzeug, das den Erfordernissen der eigenen GmbH an einen Dienstwagen entspricht. In einem nächsten Schritt vereinbaren die GmbH als juristische Person und ihr Gesellschafter-Geschäftsführer die partielle Überlassung des Dienstwagens an die GmbH. So könnte man beispielsweise vereinbaren, dass die GmbH den Dienstwagen zu 90 % nutzen darf, während die restlichen 10 % dann der privaten Nutzung des Gesellschafters dienen.

Auf diese Weise kann man nämlich gegenüber der Finanzverwaltung argumentieren, dass die private Nutzung des Autos auf Basis der Tatsache stattfindet, dass man als Gesellschafter auch wirtschaftlicher Eigentümer des Fahrzeugs ist. Deshalb unterliegt diese Nutzung ja auch keineswegs einer Besteuerung. Ergo gibt es auch keinen Grund, die Fahrtenbuchmethode oder die 1 %-Regel auf die private Nutzung des Dienstwagens anzuwenden.

Gleichzeitig kann man hingegen die Nutzung des Dienstwagens durch die GmbH für ihre betrieblichen Zwecke zu 90 % als Betriebskosten verbuchen. Dazu zählt auch das Entgelt, das der Gesellschafter gegenüber seiner GmbH für die Überlassung seines Autos erheben kann.

Das funktioniert übrigens nur mit einer GmbH, weil sie eine eigenständige, von ihrem Gesellschafter unabhängige und somit strikt getrennt zu betrachtende juristische Person ist. Ein Einzelunternehmer oder ein Gesellschafter einer Personengesellschaft würde hingegen den Dienstwagen an sich selbst vermieten, was natürlich ausgeschlossen ist.

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4. Dienstwagen für GmbH-Gesellschafter: worauf man achten sollte

In dieser Hinsicht muss man allerdings betonen, dass die Überlassung des Dienstwagens an die eigene GmbH stets zu Konditionen erfolgen sollte, die fremdüblich sind. Andernfalls könnte etwa die überhöhte Vergütung hierfür den Tatbestand einer verdeckten Gewinnausschüttung erfüllen.

Doch auch in anderer Hinsicht muss man die Vertragsbeziehungen mit der eigenen GmbH ernsthaft gestalten und verfolgen. Zunächst muss man sicherstellen, dass die Umsetzung der Vertragsvereinbarungen bezüglich der partiellen Nutzung tatsächlich auch der Realität entspricht. Dazu sollte man gleich zu Beginn der Überlassung des Dienstwagens an die GmbH über einen repräsentativen Zeitraum von etwa drei Monaten ein Fahrtenbuch führen. In unserem Beispiel wäre es also erforderlich, dass man bereits Erfahrungswerte hinsichtlich des Verhältnisses zwischen privater und betrieblicher Nutzung sammeln konnte, um dies dann auch realistisch im Verhältnis 90:10 einschätzen zu können.

Selbstverständlich muss auch die Möglichkeit einer rechtmäßigen Geschäftsbeziehung zwischen dem Gesellschafter in seiner Eigenschaft als Privatperson sowie jener als geschäftsführender Vertreter der GmbH gegeben sein. Deshalb muss man darauf achten, dass die Satzung der GmbH ein Insichgeschäft des Geschäftsführers erlaubt. Denn nach § 181 BGB ist ein solches Insichgeschäft zwischen dem die GmbH vertretenden Geschäftsführer und sich selbst als Privatperson vom Grundsatz her ausgeschlossen.

Weiterhin muss man auch die vertraglichen Verpflichtungen konsequent umsetzen. Denn auch hiervon kann es abhängen, ob man dieses Gestaltungsmodel mit einem Vertrag unter Dritten vergleichen kann.

Außerdem muss man die Vermietung des Dienstwagens unbedingt von privater Seite aus organisieren. Jedenfalls darf dies keineswegs als gewerblicher Akt erscheinen, weil dies dann auf Ebene des Gesellschafters zu einer regulären Besteuerung führen würde.

5. Vorteile bei der Vermietung eines Dienstwagens an die eigene GmbH

Als Quintessenz können wir einige erstaunliche Steuervorteile verbuchen, an die man neben der Vermeidung der Anwendung von Fahrtenbuchmethode oder 1 %-Regel anfangs vielleicht weniger denken mag.

5.1. Dienstwagen an die eigene GmbH vermieten: Vorteil steuerfreie Mieteinnahmen

So ist das Entgelt, das der GmbH-Gesellschafter für die Überlassung des Dienstwagens von seiner GmbH erhält, bis zu einem jährlichen Betrag von EUR 256 steuerfrei. Dies ist eine Freigrenze, die dafür sorgt, dass bei einem höheren Betrag die Steuerbefreiung wegfällt.

Doch sind die EUR 256 allenfalls als winziger Bonus anzusehen. Denn der größte Vorteil liegt in einem ganz anderen Zusammenhang. So kann der GmbH-Gesellschafter die erhaltene Miete mit der Abnutzung des Dienstwagens verrechnen, die durch die betriebliche Nutzung durch die GmbH eintritt. Da PKWs im Hinblick auf die Abschreibung einer Nutzungsdauer von sechs Jahren unterliegen, kann man das Entgelt für die Überlassung entsprechend kalkulieren. So entsprechen die jährlichen Miteinnahmen der anteiligen Abschreibung im Rahmen der Nutzung des Dienstwagens durch die GmbH zuzüglich des kleinen Bonus von EUR 256. Dadurch kann man dann auch die Mieteinnahmen steuerfrei vereinnahmen.

5.2. Dienstwagen an die eigene GmbH vermieten: Vorteil steuerfreier Verkauf

Die Abschreibung, die der GmbH-Gesellschafter auf den Dienstwagen vornehmen kann, liefert aber auch noch einen weiteren steuerlichen Vorteil. Denn der Verkauf des zuvor vermieteten Dienstwagens findet beim Gesellschafter auf privater Ebene und somit steuerfrei statt. Das liegt daran, dass ein Auto als Gegenstand des täglichen Gebrauchs keiner Spekulationsfrist unterliegt (§ 23 Absatz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG). Hingegen müsste die GmbH beim Verkauf eines Dienstwagens die positive Differenz zwischen Verkaufserlös und verbleibendem Buchwert, also den daraus resultierenden Buchgewinn, versteuern. Und da die Wertminderung durch die auf sechs Jahre angesetzte Abschreibung eines Autos linear stattfindet, die Wertminderung am Markt hingegen ganz anderen Regeln folgt, kann es hierbei zu erheblichen Differenzen kommen. Denn in der Regel würde eine GmbH, die einen Dienstwagen sechs Jahre lang abschreibt, stets einen Buchgewinn realisieren. Schließlich bringt ein sechs Jahre altes Auto auf dem Gebrauchtwagenmarkt stets mehr als den buchhalterischen Restwert von EUR 1 ein.

6. Schlussbetrachtung

So schön die hier beschriebene Alternative zur Besteuerung der Privatnutzung eines Dienstwagens auch erscheinen mag, sollte man auch auf kritische Punkte achten. Der wichtigste hierbei ist, dass man damit rechnen muss, dass die Finanzverwaltung dieser Gestaltung im Einzelfall, etwa bei im Rahmen einer Betriebsprüfung, die Anerkennung verweigern könnte.

Einerseits kann es sein, dass man das Gestaltungsmodell generell als Gestaltungsmissbrauch gemäß § 42 AO ansieht. Jedoch spricht dagegen, dass es auch außersteuerliche Gründe gibt, die dieses Gestaltungsmodell befriedigt. So bietet unser Modell auch den Vorteil, dass die GmbH hierdurch eine höhere Liquidität bewahren kann, als wenn sie den Dienstwagen selbst käuflich erwirbt.

Andererseits kann es zu Zweifeln an der Nutzungsaufteilung kommen. Deshalb sollte man hierbei ja auch in der Lage sein, einen Nachweis für eine realistische Einschätzung vorweisen zu können. Dazu dient das über einen repräsentativen Zeitraum geführte Fahrtenbuch. Folglich sollte man es in dieser Zeit ordnungsgemäß führen, um zu gewährleisten, dass diese Daten aussagekräftig und vertrauenswürdig sind.

Deshalb sollte man sich sicher sein, dass alle maßgebenden Details, die zur Umsetzung unseres Gestaltungsmodells erforderlich sind, Beachtung finden. Darüber hinaus ist es unter Umständen auch hilfreich, wenn man sich auf eine Steuerkanzlei verlassen kann, die das Modell gegenüber der Finanzverwaltung und im Ernstfall auch vor dem Finanzgericht zu verteidigen vermag. Wenn also auch Sie sich für dieses Steuergestaltungsmodell interessieren, dann rufen Sie uns gleich an. Wir freuen uns darauf, Sie steuerrechtlich zu beraten und zu betreuen.


Steuerberater für Unternehmensteuerrecht

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung zum Unternehmensteuerrecht spezialisiert. Bei der Optimierung der GmbH-Besteuerung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

  1. Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Nutzung von Verlustvorträgen)
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  3. Steuervorteile der Immobilien-GmbH

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Seit 2014 sind die Partner unserer Kanzlei regelmäßige Fachreferenten des Steuerberaterverbands Köln. Dabei besuchen ca. 1500 Steuerberater pro Jahr unsere Seminare. Wegen der hohen Nachfrage stellen wir Ihnen unsere Präsentation zu „Steuergestaltung im Unternehmensteuerrecht“ gerne kostenlos zum Download zur Verfügung:

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