Weiterbildung: Kosten steuerfrei und beitragsfrei erstatten!
Arbeitnehmer nehmen häufig berufliche Fortbildungen und Weiterbildungen in Anspruch. Fortbildungen und Weiterbildungen kosten aber viel Zeit und Geld. Deswegen kann der Arbeitgeber die Kosten übernehmen und erstatten. Dabei gibt es Möglichkeiten, mit denen der Arbeitnehmer die Aufwendungen beitragsfrei und steuerfrei erstatten kann. Diese erklären wir im Folgenden.
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Inhaltsverzeichnis
1. Steuerfreie Weiterbildungsleistungen nach § 3 Nr. 19 EStG
1.1. Umfasste Weiterbildungen
Es gibt Fortbildungen und Weiterbildungen, die nicht im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers liegen, sondern auch dem privaten Interesse des Arbeitnehmers dienen. Diese sind daher steuerbar. Dennoch regelt § 3 Nr. 19 EStG, dass diese unter Umständen steuerfrei sind. Daher sind steuerfrei:
- Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers nach § 82 I, II SGB III,
- Weiterbildungsleistungen, die der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen und
- Beratungsleistungen, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter zur beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Dienstverhältnisses erbringt
1.2. Ausnahme: Weiterbildungen mit Belohnungscharakter
Ausgenommen sind nur Weiterbildungsleistungen, die überwiegend Belohnungscharakter haben. Entsprechend der Regelung der R 19.7 LStR ist in diesen Fällen die Steuerbefreiung nicht anwendbar. Deswegen handelt es sich bei der Erstattung der Kosten für diese Weiterbildungen um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Daher sind privat motivierte Fortbildungen des Arbeitgeber sind nicht begünstigt.
1.3. Veranlassung durch den Arbeitgeber
Hingegen ist es nicht erforderlich, dass der Arbeitgeber die Weiterbildungsleistung selbst erbringt. Deswegen kann er auch einen Dritten mit der Weiterbildung beauftragen. Dann muss nach dem Wortlaut der Vorschrift die Weiterbildungsmaßnahme aber durch den Arbeitgeber veranlasst sein.
Häufig übernimmt der Arbeitgeber die Kosten eines berufsbegleitenden Studiums, wobei sich der Arbeitnehmer dazu verpflichten muss, eine gewisse Zeit im Anschluss an das Studium für den Arbeitgeber zu arbeiten. Wenn der Arbeitnehmer nun vorzeitig den Arbeitgeber wechselt muss er die übernommenen Kosten dem bisherigen Arbeitgeber zurückzahlen. Der neue Arbeitgeber übernimmt aber häufig diese Kosten. Dabei handelt er aber nicht aus überwiegend eigenbetrieblichen Interesse ( R 19.7 LStR). Daher ist die Rückzahlung vollständig als Arbeitslohn zu bewerten. Die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 19 EStG ist in diesen Fällen auch nicht anwendbar, da es sich nicht um eine Weiterbildung handelt, die vom neuen Arbeitgeber veranlasst ist.
Da es sich bei den Kosten aber nicht um Kosten der ersten Berufsausbildung handelt, ist dem Arbeitnehmer aber zu raten, die Kosten als Werbungskosten geltend zu machen. Dann tritt im Saldo trotzdem keine Steuerbelastung ein. Demungeachtet ist es nicht nötig, dass dem Arbeitgeber die Kostenübernahme vor Beginn der Maßnahme zugesagt wurde.
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2. Weiterbildung nach § 82 SGB III
Steuerfrei sind daher Weiterbildungsleistungen nach § 82 I, II SGB III. Dazu gehören Maßnahmen, die Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermitteln, die über eine arbeitsplatzbezogene kurzfristige Fortbildung hinausgehen. Dabei ist zu beachten, dass bei einer Ausbildung von mindestens zwei Jahren der Berufsabschluss mindestens vier Jahre zurückliegen muss. Weiterhin darf der Arbeitnehmer in den letzten vier Jahren vor Antragstellung nicht an einer beruflichen Weiterbildung teilgenommen haben, die nach § 82 SGB III befördert wird. Zudem muss die Weiterbildung von einem zugelassenen Träger durchgeführt werden und mehr als 120 Stunden dauern. Überdies muss die Weiterbildung dem Ziel dienen, Arbeitnehmer fortzubilden, deren Arbeitsplatz durch Technologie ersetzt wird oder die in sonstiger Weise von einem Strukturwandel betroffen sind. Zudem kann auch die Weiterbildung in einem Engpassberuf Ziel dieser sein.
Gefördert werden Weiterbildungen in Betrieben mit weniger als 250 Beschäftigen, wenn der Arbeitnehmer mindestens 45 Jahre alt oder schwerbehindert ist. Ausgeschlossen von der Förderung ist die Teilnahme an Maßnahmen, zu deren Durchführung der Arbeitgeber aufgrund bundesrechtlicher oder landesrechtlicher Regelung verpflichtet ist. Erstattungsfähige sind zudem die Lehrgangskosten, Fahrtkosten, Kosten der auswärtigen Unterbringung und Verpflegung sowie die Kosten für die Betreuung der Kinder. Voraussetzung ist aber ein angemessener Arbeitgeberbetrag zu den Lehrgangskosten, der sich nach der Betriebsgröße auf Grundlage der Beschäftigtenzahl richtet:
| Beschäftigte Arbeitnehmer | Angemessener Arbeitgeberbeitrag |
| 0 bis 9 | 0 % der Kosten |
| 10 bis 249 | 50 % der Kosten |
| 250 bis 2,4999 | 75 % der Kosten |
| Ab 2.500 | 85 % der Kosten |
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3. Weiterbildungen zur Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit
Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 19 EStG Weiterbildungen zur Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit. Dazu gehören solche Weiterbildungen, die eine Anpassung und Fortentwicklung der beruflichen Kompetenz des Arbeitnehmers ermöglichen und dazu beitragen, dass er der beruflichen Herausforderung besser gerecht wird. Ein Bezug zum SGB III ist hingegen nicht erforderlich. Umfasst sind aber Weiterbildungen, die ganz allgemein der Berufstätigkeit förderlich sein können. Dennoch nicht mehr erforderlich ist ein direkter Bezug zur aktuellen beruflichen Tätigkeit oder der Abschluss der Weiterbildung
4. Weiterbildung zur beruflichen Neuorientierung
Steuerfrei sind nun auch Weiterbildungen zur beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Dienstverhältnisses. Das sind vom Arbeitnehmer übernommene Kosten für Dienstleistungen von Unternehmen, die darauf abzielen, aus dem Betriebs ausscheidende Arbeitnehmer in deren weiterem beruflichen Werdegang zu begleiten und bei der künftigen Jobfindung oder dem Start in die Selbstständigkeit zu unterstützen.
5. Steuerfrei Erstattung von Nebenkosten der Weiterbildung
Neben den Kosten der eigentlichen Weiterbildung können dem Arbeitgeber auch Kosten steuerfrei erstattet werden, die mit der Weiterbildung im Zusammenhang stehen. Daher können nach § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG auch die Aufwendungen des Arbeitnehmers für anfallende Reisekosten, Umzugskosten und Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung steuerfrei erstattet werden. Die Erstattung darf aber nicht die Beträge übersteigen, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten nach § 9 EStG geltend machen kann. Zugleich entfällt bei steuerfreier Erstattung aber auch der Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers gemäß § 3c EStG. Zusammenfassend werden bei Erstattung der Kosten durch den Arbeitnehmer die Beiträge zu den Sozialversicherungen gespart. Daher ist die Erstattung sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer vorteilhafter. Folglich ist die Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber in der Regel sinnvoller als die Selbstzahlung durch den Arbeitnehmer.
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