Mitarbeiter in den USA einstellen – Arbeitsrecht & andere Besonderheiten
Ein in den USA neu gegründetes Unternehmen – ganz gleich in welcher Unternehmensform es vorliegt – hat eine Reihe von Punkten zu beachten. Einer der wichtigsten ist, dass es neue Mitarbeiter in den USA einstellen muss. Dazu ist eine Registrierung als Arbeitgeber bei der US-Steuerbehörde IRS erforderlich. Dort erhält man die wichtige FEIN-Nummer (oftmals auch nur EIN-Nummer genannt). Weiterhin muss man sich bei den lokalen Behörden registrieren. Gegebenenfalls ist auch der Abschluss einer Arbeitnehmerunfallversicherung oder von Krankenversicherungen durch den Arbeitgeber erforderlich. Darüber hinaus sind auch viele weitere Bestimmungen zu beachten. Dies gilt ebenso zur Vermeidung von Diskriminierung jeglicher Art als auch zu Mindestlöhnen, Arbeitsverträgen, Unternehmensleitfäden sowie der Entrichtung und Meldung der Lohnsteuer.
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1. Mitarbeiter in den USA einstellen – Einleitung
Wenn man eine Firma in den USA gründet, für die man auch Personal benötigt, dann sollte man zuvor auch Informationen zum dort geltenden Arbeitsrecht auswerten. Doch auch andere zivilrechtliche Zusammenhänge können hierbei eine wichtige Rolle spielen. Schließlich sind auch die unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben der einzelnen Bundesstaaten relevant. Doch ganz gleich, welche Auswirkungen diese Regelungen in sich bergen mögen, in den USA zählt eben auch das Fallrecht, das bei Präzedenzfällen durch Gerichtsurteile entsteht. Gepaart mit zum Teil erheblichen Schadensersatzforderungen, die man unter Umständen zu tragen hat, wenn man abseits dieser Regeln agiert, sind all diese Aspekte von enormer Bedeutung.
Deshalb stellen wir Ihnen hier eine Übersicht über die wichtigsten Kriterien zusammen, die sie beachten sollten, wenn sie Mitarbeiter in den USA einstellen möchten. Denn obschon man in den USA als Unternehmer allgemein mit einem deutlich höheren unternehmerischen Risiko als in Deutschland agiert, so ist eben auch der dabei erzielbare Profit im Idealfall dort viel lohnender.
2. Mitarbeiter in den USA einstellen – Arbeitsrecht in den USA
Beginnen wir mit den wichtigsten arbeitsrechtlichen Aspekten, die man kennen sollte, bevor man Mitarbeiter in den USA einstellen kann.
2.1. Beantragung einer FEIN-Nummer
Um Mitarbeiter in den USA einzustellen, muss man als Arbeitgeber zunächst eine Steuernummer bei der obersten Finanzbehörde des Bundes, dem IRS, beantragen. Dieser erteilt dann eine Federal Employer Identification Number, die man allgemein mit FEIN abkürzt. Weitere gängige Abkürzungen lauten EIN (Employer Identification Number) oder TIN (Taxpayer Identification Number). Jedenfalls gilt diese Nummer fortan dauerhaft für das beantragende Unternehmen.
Die FEIN dient der Identifikation des Arbeitgebers und somit der Zuordnung von einbehaltenen Lohnsteuern, auf die wir noch zu sprechen kommen.
2.2. Registrierung bei den lokal zuständigen Behörden als Arbeitgeber
Um Mitarbeiter in den USA einzustellen ist man auch verpflichtet sich bei den Arbeitsbehörden des Bundesstaates (State Labor Offices) zu melden, in dem man Arbeitsplätze mit neuen Mitarbeitern besetzt. Darüber hinaus können auch lokale Behörden involviert sein. Denn auch dort muss man sich als Arbeitgeber für Steuerzwecke registrieren. So dient die steuerliche Identifikation bei der pflichtgerechten Zahlung der einzubehaltenden Lohnsteuer.
2.3. Abschluss einer Unfallversicherung für Arbeitnehmer
Gegebenenfalls kann die gesetzliche Anforderung bestehen, dass man als Arbeitgeber eine Unfallversicherung abschließen muss. Diese soll Mitarbeitern im Schadensfall eine Kompensation gewähren. Deshalb nennt man diese Versicherung in den USA worker’s compensation Insurance.
2.4. Anbringen von gesetzlich vorgeschriebenen Aushängen
Um die Arbeitnehmer dabei zu unterstützen ihre Rechte einzufordern, bestehen bundeseinheitliche aber auch bundesstaatliche Vorschriften zum Anbringen von genormten Aushängen. Diese Aushänge erläutern die Arbeitsrechte, auf die Arbeitnehmer einen Anspruch haben. Zum Beispiel können Erläuterungen zum Mindestlohn Inhalt eines solchen Posters sein.
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3. Mitarbeiter in den USA einstellen – Aspekte bei der Bewerberwahl
3.1. Vermeiden Sie Diskriminierungen, wenn Sie Mitarbeiter in den USA einstellen
Hat man alle im Vorfeld erforderlichen Formalitäten abgeschlossen, kann man sich nun auf die Suche machen, um einen Mitarbeiter zu finden. Bei der Auswahl der Bewerber für einen Arbeitsplatz muss man allerdings gewisse Punkte beherzigen.
So sollte man sehr genau darauf achten, dass man keinesfalls eine Entscheidung fällt, die auf einer Diskriminierung beruht. Dabei ist es ganz gleich, ob man beispielsweise eine ethnische, altersbedingte, oder geschlechtliche Bevorzugung bei der Auswahl der Bewerber einfließen lässt. Denn wenn ein solcher Zusammenhang mit der bevorzugten Einstellung eines Mitarbeiters besteht und ein Mitbewerber darüber Kenntnis erlangt, dann kann dies eine Klage begründen. Und eine solche Klage ist gerade in den USA in der Vergangenheit für Arbeitgeber oftmals sehr kostspielig gewesen.
3.2. Nur erlaubte Fragen stellen
Daran anschließen wollen wir die Mahnung, dass bei der Erfassung von Daten der Bewerber, spätestens jedoch bei einem Bewerbungsinterview nur erlaubte Fragen in Betracht kommen sollten. So sind zum Beispiel Fragen zu einer geplanten oder bestehenden Schwangerschaft ebenso tabu wie die Glaubensgemeinschaft, der man eventuell angehört oder zu den sexuellen Präferenzen der Kandidaten. Dabei sollte man der Leitlinie folgen, dass man ja schließlich nur die Qualifikation eines Mitarbeiters zu evaluieren braucht, wenn man wissen möchte, ob Bewerber für die vorgesehene Arbeit geeignet sind. Denn schließlich geht es eben nur um die zukünftige Erfüllung der Leistungsansprüche, die der Arbeitgeber erwartet. Alles andere sollte nebensächlich sein.
3.3. Prüfung der Arbeitsberechtigung neuer Mitarbeiter
Ein wichtiger Punkt, den man beachten sollte, wenn man Mitarbeiter in den USA einstellen möchte, ist, dass sie auch über eine Arbeitsberechtigung verfügen. Denn falls man als Arbeitgeber unwissentlich oder gar wissentlich einen Mitarbeiter einstellt, der über keine entsprechende Arbeitsberechtigung verfügt, muss man mit Strafen rechnen. Schlimmstenfalls kann dies auch strafrechtlich relevant sein.
3.4. Background Check der Bewerber
In den USA ist ein Background Check der in der engeren Auswahl stehenden Bewerber für eine offene Stelle durchaus üblich. Allerdings bestehen hierbei verständlicherweise auch hohe gesetzliche Anforderungen. So ist dies zum Beispiel nur mit Zustimmung der Kandidaten legal. Da dies also eine potentiell heikle Aufgabe ist, beauftragen viele US-Unternehmen professionelle Dienstleister damit.
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4. Mitarbeiter in den USA einstellen – Vergütung
4.1. Löhne und Gehälter
Gute Fachkräfte sind auch in den USA Gold wert und erwarten entsprechend auch eine angemessene Gegenleistung für ihre Arbeit. Wenn also die Gegenleistung durch den Arbeitgeber darüber entscheidet, ob eine Fachkraft als Mitarbeiter in ein Unternehmen einsteigt, dann sollte man dies auf jeden Fall berücksichtigen. Schließlich trägt dies auch dazu bei, dass der Mitarbeiter seine Dienste möglichst dauerhaft dem Unternehmen zur Verfügung stellt.
Dabei ist die Höhe des Lohns oder Gehalts nur ein Aspekt, um als Arbeitgeber Attraktivität auszustrahlen. Die andere, flankierende Option besteht im Angebot von anderen Vorteilen. Dazu kann zum Beispiel die Übernahme einer Krankenversicherung oder die Bereitstellung eines PKW gehören. Dabei sind manche Sonderleistungen sogar steuerlich absetzbar, etwa Beiträge zu einer Kranken- oder Rentenversicherung. Doch muss man hierbei darauf achten, dass diese freiwilligen Boni keinen Anlass bieten, darin eine Diskriminierung erkennen zu lassen. Daher ist es prinzipiell sinnvoll, wenn man solche Boni allen Mitarbeitern anbietet.
Aber auch bei gering dotierten Vergütungen sollte man als Arbeitgeber einige Richtlinien kennen. So sollte man wissen, dass es in den meisten Bundesstaaten einen gesetzlich fixierten Mindestlohn gibt. Dabei kann dieser gegebenenfalls von der Tätigkeit der Mitarbeiter abhängen. Freilich hat auch hier jeder Bundesstaat eigene Gestaltungsmöglichkeiten bei der Gesetzgebung.
4.2. Nebenkosten zu Löhnen und Gehältern
Wie in Deutschland, so existieren auch in den USA zahlreiche Nebenkosten, die ein Arbeitgeber für seine Mitarbeiter zahlt. Darauf sollte man also ebenfalls achten, wenn man Mitarbeiter in den USA einstellen möchte. So zählen beispielsweise die gesetzlichen Aufwendungen für social security, Arbeitslosenversicherung und worker’s compensation insurance hierzu. So kann der Beitrag der Lohnnebenkosten bis zu 30 % der eigentlichen Vergütung ausmachen, wenn auch die meisten hiervon auf freiwilligen Leistungen beruhen.
5. Mitarbeiter in den USA einstellen: Arbeitsvertrag & Formalitäten
5.1. Abschluss des Arbeitsvertrags
So, wie in Deutschland, besteht auch in den USA keine Verpflichtung zum Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages. Doch ist es gerade in den USA aufgrund der allgemein geringen staatlichen Regulierungen im Zivilrecht oftmals sinnvoll, einen Vertrag in Schriftform abzufassen. Denn nur so kann man alle Aspekte, die eventuell später einmal vor Gericht landen könnten, in den Vertrag aufnehmen, sodass keine Zweifel an der Auslegung des Vertrags bestehen. Dies gilt ebenso oder gar im Besonderen für Arbeitsverträge. So sind arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen vor Gericht in den USA recht weit verbreitet. Allerdings liegt dies auch daran, dass statt eines stark regulatorischen Zivilrechts das Fallrecht in den USA Anwendung findet. Daher lässt man in der Regel auch einen Rechtsanwalt Verträge prüfen.
Falls jedoch beide Parteien auf die Ausfertigung eines schriftlichen Arbeitsvertrags verzichten, dann erhält der Arbeitnehmer zumindest ein ähnliches Dokument, das man engagement letter nennt. Dort ist der Arbeitsbeginn sowie Angaben zur Höhe der Vergütung enthalten.
5.2. Aushändigung der Leitlinien für Mitarbeiter
Weiterhin händigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Arbeitsordnung aus, das employment handbook oder manual. Einerseits enthält dieses Dokument einige der arbeitsvertraglichen Regelungen, wie etwa zu Arbeitszeiten inklusive Überstunden, Urlaub, Boni oder zur Kündigung. Andererseits können auch Unternehmensziele Inhalt des Handbuchs sein, darunter auch ethische, die im Umgang der Mitarbeiter untereinander sowie nach außen gleichermaßen wirksam sind. Auch hierbei sollte man eine juristische Prüfung des Inhalts erwägen. Darüber hinaus ist von Zeit zu Zeit eine Überprüfung sinnvoll, um sicherzustellen, dass die Leitlinien stets geltendem Recht entsprechen. Selbstverständlich gilt dies ebenso für alle anderen Dokumente mit rechtlichem Bezug.
5.3. Vorlegen der arbeitsrechtlichen Ausweisdokumente
Falls beim Bewerbungsverfahren noch keine Prüfung der Arbeitserlaubnis neuer Mitarbeiter stattfand, dann ist dies spätestens kurz nach Eintritt in das Unternehmen nachzuholen. Also sorgen Sie dafür, dass alle damit zusammenhängenden Prüfungen gemäß den Vorgaben stattfinden. Dazu muss der neue Mitarbeiter zunächst das Formblatt I-9 ausfüllen. Dort gibt er grundlegende Daten an, etwa den Namen, die Anschrift und die Sozialversicherungsnummer. Das ausgefüllte Formblatt muss der Arbeitgeber nun für mindestens vier Jahre aufbewahren und auf Aufforderung vorzeigen können.
Innerhalb der ersten drei Arbeitstage hat der Mitarbeiter sich dann mit gültigen Ausweisdokumenten auszuweisen. Übrigens kann dies unter Umständen auch durch Vorlegen einer Fahrerlaubnis sowie weiterer Dokumente erfüllt sein.
5.4. Meldung neuer Mitarbeiter bei den bundesstaatlichen Arbeitsbehörden
Schließlich meldet man als Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter bei den Arbeitsbehörden des Bundesstaates an. Dabei gilt dies auch, wenn man einen bereits zuvor beschäftigten Mitarbeiter, dessen Austritt mehr als 60 Tage zurückliegt, erneut einstellt. Hierbei ist die Behörde desjenigen Bundesstaates zuständig, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Die Frist für diese Anforderung liegt bei 20 Tagen nach Arbeitsbeginn. Andernfalls drohen Strafen.
Der Hintergrund zu dieser Meldepflicht ist übrigens die Suche nach Eltern, die in Bezug auf ihre Unterhaltspflicht gegenüber ihren Kindern säumig sind.
5.5. Einbehalt und Zahlung der Lohnsteuer
Zwar zählt die Lohnsteuer keineswegs zu den Lohnnebenkosten, doch ist auch sie ein wichtiger Punkt, den man als Arbeitgeber in den USA zu beachten hat. Dabei spielen allerdings auch die von den einzelnen Bundesstaaten erlassenen Gesetze ein wichtige Rolle. Aus diesem Grund beschränken wir uns auf die Erläuterung der wichtigsten oder gar einheitlichen Regelungen hierzu.
Einerseits muss man als Arbeitnehmer das W-4-Formular ausfüllen. Darin geht es um die Höhe der Steuervorauszahlung, die der Arbeitgeber vom Lohn oder Gehalt einbehält, um sie an die Finanzverwaltung des Bundes zu überweisen. Dieses Formular übermittelt der Arbeitgeber an die Bundesbehörde.
Zweitens ist der Arbeitgeber verpflichtet das W-2-Formular an die Bundesbehörde einzureichen. Damit meldet er der Bundesfinanzbehörde die Höhe der einzubehaltenden Einkommensteuer, die auf Lohn oder Gehalt des Angestellten entfällt.
Schließlich ist eventuell auch mit einer vergleichbaren Erklärung gegenüber der Finanzbehörde des Bundesstaates zu rechnen, sofern diese eigene Regeln zur Steuervorauszahlung getroffen hat.
Die diesbezüglichen Zahlungen an die Finanzkassen finden dann auf Bundesebene im monatlichen Zyklus statt. Auf Ebene der Bundesstaaten können aber auch davon abweichende Perioden maßgebend sein, wobei diese in wöchentlichen, zweiwöchigen, zweimonatigen oder dreimonatigen Intervallen vorgesehen sein können.
Parallel zu den Zahlungen der Vorsteuern, die man an den IRS richtet, findet quartalsweise eine Meldung der gezahlten Beträge statt. Hierzu verwendet man für jeden Arbeitnehmer das Formblatt 941. Außerdem ist eine Jahreserklärung per Formblatt 940 abzugeben. Doch zuvor muss man spätestens am letzten Arbeitstag im Januar des darauffolgenden Jahres dem Arbeitnehmer eine Kopie hierzu vorlegen. Und spätestens zum Ende des nächsten Monats muss man dann dieses Formular an den IRS senden.
Da das Aufgabenfeld Lohnabrechnung und Lohnsteuerabzug recht komplex ist, bevorzugen es viele Arbeitgeber diese Tätigkeiten an Dienstleister zu überantworten.
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