Unternehmer müssen eine Vielzahl von komplexen und oft grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen umsatzsteuerlich würdigen, um sie in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung richtig anzugeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen sie daneben auch eine zusammenfassende Meldung abgeben. Daher können insbesondere im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen Probleme entstehen. Wir erklären die zusammenfasssende Meldung nach § 18a UStG und worauf Sie achten müssen – vor allem unter steuerstrafrechtlichen Aspekten.

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerliche Beratung von Unternehmen spezialisiert. Dabei übernehmen wir für unsere Mandanten nicht nur die steuerliche Gestaltung sondern auch die laufende Beratung. Aufgrund der aktuellen Resonanz haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum Thema
20. Juli 2022 Das Eigenkapital in der Handelsbilanz
19. Juli 2022 Der Lagebericht als Ergänzung zum Jahresabschluss
19. Oktober 2018 Der Anhang zum Jahresabschluss: welche Informationen fließen ein?
26. Juli 2022 Das Gesamtkostenverfahren bei der Gewinn- und Verlustrechnung
11. August 2022 Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG): Fristen / Inhalt / steuerstrafrechtliche Risiken (dieser Beitrag)
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Unser Video: Systematik & Prüfungsschema | Umsatzsteuer

In diesem Video erklären wir, die Systematik der Umsatzsteuer.

Inhaltsverzeichnis

Table of Contents


1. Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG)

Unternehmer, die gewisse grenzüberschreitende Umsätze ausführen, müssen gemäß § 18a UStG eine zusammenfassende Meldung abgeben. Dafür schulden regelmäßig die Leistungsempfänger die Steuer. Daher soll die zusammenfassende Meldung den für die Leistungsempfänger zuständigen Finanzbehörden ermöglichen, zu prüfen, ob der Leistungsempfänger den Leistungsbezug ordnungsgemäß versteuert. Somit soll Steuerhinterziehung bekämpft werden. Die zusammenfassende Meldung dient daher dazu, die Erwerbsbesteuerung im Bestimmungsland sicherzustellen.

2. Zusammenfassende Meldung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

2.1. Mechanismus der innergemeinschaftlichen Lieferung

Liegen die materiellen Voraussetzungen des § 6a Absatz 1 Satz 1 UStG vor, so sind innergemeinschaftliche Lieferungen gemäß § 4 Nummer 1 Buchstabe b) UStG steuerfrei. Dann müssen die Unternehmer, die eine solche innergemeinschaftliche Warenlieferung oder ein innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte ausführen, eine zusammenfassende Meldung abgeben. Überdies trifft diese Pflicht gemäß § 18a Absatz 2 UStG auch Unternehmer, die sonstige Leistungen im Sinne des § 3a Absatz 2 UStG beziehen.

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2.2. Zusammenfassende Meldung: Fristen und Inhalt

Nach § 18a Absatz 1 Satz 1 UStG muss der Unternehmer für innergemeinschaftliche Lieferungen bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine zusammenfassende Meldung übermitteln. Daher muss der Unternehmer sie für jeden Kalendermonat abgeben, in dem er meldepflichtige Umsätze ausführt. Hingegen müssen Unternehmer, die die Umsatzschwelle des § 18a Absatz 1 Satz 2 UStG nicht überschreiten, sie innerhalb von 25 Tagen nach einem Kalendervierteljahr abgeben. Entsprechendes gilt auch für die Meldepflicht nach § 18a Absatz 2 UStG. Demgegenüber trifft Kleinunternehmer keine diesbezügliche Meldepflicht. Die zusammenfassende Meldung muss dabei für jeden Erwerber die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Bemessungsgrundlage und die Art des Umsatzes enthalten. Die Angaben werden von dem BZSt an die Mitgliedsstaaten übermittelt.

2.3. Zusammenfassende Meldung und Umsatzsteuervoranmeldung

In der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung, die nach § 18 Absatz 1 Satz 1 UStG bis zum zehnten Tag des Folgemonats zu übermitteln ist, erklärt der Unternehmer die innergemeinschaftliche Lieferung als steuerfrei. Dann muss er die zusammenfassende Meldung beim BZSt abgeben. Die Abgabe der zusammenfassenden Meldung erfolgt daher zeitlich nach Abgabe der entsprechenden Voranmeldung.

Kommt der Unternehmer seiner Pflicht zur Abgabe einer ordnungsgemäßen zusammenfassenden Meldung nicht nach, so ist die Steuerbefreiung grundsätzlich zu versagen. Daher steht grundsätzlich erst im Zeitpunkt der Abgabe der zusammenfassenden Meldung beziehungsweise mit dem fruchtlosen Ablauf der Abgabefrist fest, ob der Umsatz von der Steuer befreit ist. Eine etwaige Versagung der Steuerbefreiung folgt der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung daher zeitlich nach. Die Versagung der Steuerbefreiung erfolgt aber rückwirkend, also auf den Zeitpunkt des Umsatzes zurück.

Jedoch kann der Unternehmer, dadurch dass er die fehlerhafte zusammenfassende Meldung korrigiert, rückwirkend die Steuerbefreiung wiedererlangen. Der Unternehmer ist verpflichtet die fehlerhafte zusammenfassende Meldung nachträglich innerhalb eines Monats zu berichtigen. Zudem hat die Finanzverwaltung entschieden, dass zum einen innerhalb der Monatsfrist auch eine unterlassene zusammenfassende Meldung nachgeholt werden kann. Daneben soll auch die Korrektur nach Ablauf der Monatsfrist, aber innerhalb der Festsetzungsfrist dazu führen, dass die Steuerbefreiung rückwirkend anerkannt wird. Die Monatsfrist dient daher nur dem Bußgeldverfahren.

3. Zusammenfassende Meldung: Steuerstrafrechtliche Aspekte

3.1. Steuerstrafrechtliche Folgen durch Verknüpfung mit Steuerbefreiung

Immer, wenn den Steuerpflichtigen Mitwirkungspflichten treffen, so stellt sich die Frage nach steuerstrafrechtlichen  Risiken. Die Regelungen in § 18a UStG dienen zwar nicht dazu, die ordnungsgemäße Besteuerung im Inland sicherzustellen. Verstöße gegen die Pflichten nach § 18a UStG werden aber nach dem Bußgeldtatbestand in § 26a Absatz 2 Nummer 5 UStG sanktioniert. Zudem können sich aus der Verknüpfung von Steuerbefreiung und ordnungsgemäßer Abgabe der zusammenfassenden Meldung steuerstrafrechtliche Folgen ergeben.

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3.2. Richtige Umsatzsteuervoranmeldung

Liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor und ist die Umsatzsteuervoranmeldung richtig und auch vollständig. Dann wird die Umsatzsteuervoranmeldung nicht dadurch unrichtig, dass der Unternehmer im Nachgang keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung übermittelt und so rückwirkend die Steuerbefreiung verliert.

Bei dem umgekehrten Fall von nachträglichen Änderungen zugunsten des Steuerpflichtigen, die auf den Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung zurückwirken, ist die Sachlage zum Zeitpunkt der Tat, also der Abgabe der Voranmeldung maßgeblich. Nachträgliche Änderungen des Steueranspruchs zugunsten oder zuungunsten des Steuerpflichtigen sind für die Tatbestandsverwirklichung daher dann unerheblich, selbst wenn ihnen nach dem materiellen Steuerrecht Rückwirkung auf den Zeitpunkt der Steuerentstehung zukommt.

Strafbarkeitsrisiken ergeben sich daher für den Unternehmer bei Abgabe der Voranmeldung nicht, wenn die Voranmeldung vor einer fehlerhaften zusammenfassenden Meldung oder vor Ablauf der für die Meldepflicht geltenden Abgabefrist eingereicht wird.

3.3. Keine Umsatzsteuervoranmeldung

Gibt der Unternehmer keine Umsatzsteuervoranmeldung ab, so besteht die Erklärungspflicht fort. Gibt der Unternehmer nach Versagung der Steuerbefreiung die Voranmeldung weiterhin nicht ab, kann dies gemäß § 370 Absatz 1 Nummer 2 AO, § 378 Absatz 1 AO sanktioniert werden.

3.4. Zusammenfassende Meldung fehlerhaft

Gibt der Unternehmer die zusammenfassende Meldung hingegen vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig ab, begeht er eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Absatz 2 Nummer 5 UStG. Eine Steuerhinterziehung oder leichtfertige Steuerverkürzung von Umsatzsteuer im Inland scheidet hingegen aus: Zwar verliert der Unternehmer rückwirkend die Steuerbefreiung, sodass die bisher in der Voranmeldung erklärte und festgesetzte Umsatzsteuer zu niedrig ist. Indes führt die pflichtwidrige Abgabe der zusammenfassenden Meldung nicht objektiv zurechenbar zur Steuerverkürzung, da die innergemeinschaftliche Lieferung bei dem rechtmäßigem Alternativverhalten der ordnungsgemäßen Abgabe steuerfrei wäre.

Möglich ist hingegen eine Strafbarkeit wegen der Beteiligung an einer Hinterziehung von Umsatzsteuer im Bestimmungsland (§ 370 Absatz 6 Satz 2 AO), wenn die nicht ordnungsgemäße Abgabe der zusammenfassenden Meldung der Umsatzsteuerverkürzung in einem anderen Mitgliedstaat dient.

3.5. Unterlassene Anzeige

Erkennt der Steuerpflichtige, dass die Steuerbefreiung nachträglich entfallen ist, weil er keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung abgegeben hat, muss er den Wegfall der Steuerbefreiung gegenüber dem zuständigen Finanzamt gemäß § 153 AO unverzüglich anzeigen. Erkennt der Unternehmer, dass die Steuerbefreiung weggefallen ist und versäumt er die unverzügliche Anzeige nach § 153 Absatz 2 AO, ist der Tatbestand der Steuerhinterziehung durch Unterlassen nach § 370 Absatz 1 Nummer 2 AO erfüllt. In der Nachholung oder der Berichtigung der zusammenfassenden Meldung vor der Tatvollendung kann aber ein strafbefreiender Rücktritt vom Versuch liegen. Nach Tatvollendung ist dem Steuerpflichtigen zu empfehlen, die Nachholung oder die Berichtigung der zusammenfassenden Meldung bei dem BZSt mit einer gleichzeitigen Mitteilung an das für ihn zuständige Finanzamt zu verbinden, die die Voraussetzungen einer strafbefreienden oder bußgeldbefreienden Selbstanzeige erfüllt, § 371, § 378 Absatz 3 AO.

Keine Strafbarkeitsrisiken bestehen hingegen, wenn der Unternehmer entweder unverzüglich die Anzeige nach § 153 Absatz 2 AO erstattet oder vor Ablauf der Frist die zusammenfassende Meldung abgibt oder berichtigt. Im letzten Fall erlischt auch die Anzeigepflicht nach § 153 Absatz 2 AO.

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Wir erklären, wie Sie durch die Selbstanzeige Strafbefreiung erlangen können..

4. Fazit: Zusammenfassende Meldung und Steuerstrafrecht

Abschließend betrachtet führen Fehler bei der zusammenfassenden Meldung zu steuerstrafrechtlichen Problemen, wenn der Unternehmer sich an der Hinterziehung von Umsatzsteuer im Bestimmungsland beteiligt. Ein weiterer Fall liegt vor, wenn der Unternehmer nach Abgabe der Voranmeldung erkennt, dass er zum Fälligkeitszeitpunkt keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung abgegeben hat und es  vorsätzlich oder leichtfertig unterlässt unverzüglich den Wegfall der Steuerbefreiung gemäß § 153 Absatz 2 AO anzuzeigen oder innerhalb dieses Zeitraums eine zusammenfassende Meldung abzugeben oder zu berichtigen. Zuletzt ist es steuerstrafrechtlich relevant, wenn der Unternehmer die innergemeinschaftlichen Lieferungen in der Umsatzsteuerjahreserklärung vorsätzlich oder leichtfertig als steuerfrei erklärt, obwohl er keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung für die entsprechenden Voranmeldungszeiträume abgegeben hat und damit die Voraussetzung der Steuerbefreiung nicht erfüllt sind.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung für Unternehmen spezialisiert. Neben der Gestaltungsberatung schätzen unsere Mandanten bei der laufenden Steuerberatung unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

Laufende Beratung

  1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (FinanzbuchhaltungLohnbuchhaltungJahresabschlüsseSteuererklärungen)
  2. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Umsatzsteuer

  1. Umsatzsteuerliche Bewertung des Share Deals und Asset Deals
  2. Beurteilung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs
  3. Durchführung der Vorsteuerabzugsberichtigung nach § 15a UStG
  4. Beurteilung von Optionsmöglichkeiten nach § 9 UStG
  5. Begründung umsatzsteuerlicher Organschaften
  6. Geschickte Ausübung des Zuordnungswahlrechts bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

Standort Köln

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Standort Bonn

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Telefon-/ Videokonferenz

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Steuerbescheide ergehen zwar als Verwaltungsakt. Das heißt aber nicht, dass damit zugleich auch eine hoheitliche Sachaufklärung verbunden ist. Der Steuerbescheid ergeht mittlerweile vielmehr auf Basis der Angaben des Steuerpflichtigen und sonstiger Dritter. Die Steuern werden daher selbstregulierend festgesetzt und auch erhoben. Zulässig ist dies durch das sogenannte Risikomanagementsystem. Wir erklären, wie das abläuft, warum und auf Grund welcher Gesetzesgrundlage die Selbstveranlagung möglich ist.

Unser Video:
Geschäftsführergehalt

In diesem Video erklären wir, wie hoch Sie das Geschäftsführergehalt optimal ansetzen, um die Steuerbelastung deutlich zu reduzieren.

Inhaltsverzeichnis


1. Selbstveranlagung als „Besteuerungsverfahren“

1.1. Steueranmeldung

Ungefähr ein drittel des gesamten Steueraufkommens beruht auf sogenannten Steueranmeldungen. Das sind Steuererklärungen, welche die Wirkung von Steuerfestsetzungen unter dem Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO besitzt. Genannt wird dies Selbstveranlagung.

1.2. Vollautomatische Selbstveranlagung

Daneben gibt es gemäß § 155 Ansatz 4 AO die Möglichkeit der ausschließlich vollautomatischen Steuerveranlagung. In Kombination mit der elektronischen Steuererklärungspflicht dient das dazu, die Steuern vollautomatisch auf Basis der vom Erklärungspflichtigen übermittelten E-Daten festzusetzen. Letztlich soll dadurch der Verwaltungsaufwand auf Seiten der Behörden minimiert werden. Dabei liegt der Gedanke zugrunde, dass grundsätzlich kein Anlass für weitere Ermittlungen besteht, wenn der Steuerpflichtige hinreichend mitwirkt und keine Anhaltspunkte dafür ersichtlich sind, dass die von ihm erklärten Tatsachen unrichtig oder unvollständig sind. Dementsprechend genießt der Steuerpflichtige entsprechend der sogenannten Kooperationsmaxime einen freiheitsschonenden Vertrauensvorschuss. Dieser kann aber natürlich durch fehlerhafte Erklärungen erschüttert werden.

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2. Zulässigkeit der Selbstveranlagung

Die Selbstveranlagung ist grundsätzlich zulässig. Die Besteuerungsverfahren ist angesichts der jährlich wiederkehrenden und unüberschaubaren Anzahl an steuerlichen Sachverhalten ein Massenverfahren. Deswegen befindet sich die Finanzverwaltung dauerhaft in einem Konflikt zwischen der sorgfältigen Sachverhaltsaufklärung im Einzelfall und der Sicherstellung des Gesamtvollzugs. Da die Finanzverwaltung aber nur begrenzt über entsprechende Ressourcen verfügt bewirkt die größtmögliche Realisierung der Gesetzmäßigkeit im Einzelfall nicht die größtmögliche Realisierung der Gleichheit im Belastungserfolg. Ein solches Verfahren würde die Finanzverwaltung vielmehr überfordern. Deswegen zwingt das Gebot der Rechtsanwendungsgleichheit des Art 3 I GG dazu, den Einzelvollzug an der praktischen Realisierbarkeit des Gesamtvollzugs auszurichten.

3. Dennoch: Kontrolle der Selbstveranlagung durch das Risikomanagementsystem

3.1. Erfordernis des Risikomanagementsystem

Dennoch ist es nicht zulässig das Besteuerungsverfahren allein auf die Selbstveranlagung zu stützen, da ansonsten das Gebot nach gesetzmäßiger und gleichmäßiger Besteuerung nicht gesichert werden kann. Deswegen gibt es das Risikomanagementsystem, das durch den § 88 V AO seit dem 01.01.2017 gesetzlich vorgesehen ist. Es ersetzt aber die eigentliche Prüfung nicht, sondern dient dazu, die begrenzten Verwaltungsressourcen entsprechend der Kontrollbedürftigkeit der Fälle zu steuern. Daher ist das Ziel des Risikomanagementsystems, die kontrollbedürftigen Steuerfälle von den risikoarmen Steuerfällen abzugrenzen. Auf die kontrollbedürftigen Steuerfälle muss dann die Prüfungstätigkeit der Finanzbehörden gerichtet sein.

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3.2. Aufbau des Risikomanagementsystems zur Kontrolle der Selbstveranlagung

3.2.1. Stichprobenkontrolle

In das Risikomanagementsystem werden die vorliegenden elektronischen Daten, die der Steuerpflichtige selbst überliefert hat zur Plausibilitätsprüfung eingestellt. Dazu gehören beispielsweise Steuererklärungen, Einnahmen-Überschussrechnungen oder E-Bilanzen. Zudem werden dort aber auch Daten eingestellt, die Dritte beispielsweise der Arbeitgeber überliefert haben. § 88 V 3 Nr. 1 AO verlangt eine Stichprobenkontrolle der Selbstveranlagung. Diese Stichprobe behandelt den Betroffenen natürlich gegenüber den anderen Steuerpflichtigen, die nicht ausgewählt wurden ungleich. Dennoch dient sie der Generalprävention und somit der Sicherung der Gesetzmäßigkeit. Folglich soll sich niemand auf eine bloße Plausibilitätskontrolle verlassen können. Daher ist die Ungleichbehandlung sachlich gerechtfertigt.

3.2.2. Kontrolle der Selbstveranlagung durch den Amtsträger

Nach § 88 V 3 Nr. 2 AO haben die Finanzbehörden ebenfalls zu gewährleisten, dass die vom Risikomanagementsystem ausgeworfenen Fälle auch tatsächlich von einem Amtsträger überprüft werden. Zudem können Amtsträger gemäß § 88 V Nr. 3 AO auf Basis der Verwaltungserfahrung Fälle auch einfach für eine umfassende Prüfung herausziehen. Dadurch soll der Steuerpflichtige davon ausgehen, dass sein Fall auch unabhängig von der Erfüllung bestimmter Parameter geprüft werden kann.

3.2.3. Plausibilitätskontrolle anhand eingegebener Parameter

Die Plausibilitätskontrolle der Selbstveranlagung erfolgt anhand der im Risikomanagementsystem eingegebenen Parameter. § 88 V 4 AO verbietet die Veröffentlichung der Parametern, die in das elektronische Risikomanagementsystem eingestellt werden, wenn dadurch das Steueraufkommen gefährdet wird. Dennoch musss die Finanzbehörde die konkrete Gefährdungslage darlegen können und darf Auskünfte über die Art der eingestellten Parameter nicht kategorisch ablehnen. Es handelt sich daher um einen konditionierten Geheimnisvorbehalt. Nur der Tiefenbereich, der die Risiko-Selektionskriterien und die aktuellen Prüfungsschwerpunkte offenlegen würde, darf nicht veröffentlich werden, Damit soll verhindert werden, dass das System ausrechenbar wird.


Steuerberater für die laufende Steuerberatung

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung für Ihren Steuerfall spezialisiert. Beim der Erstellung von Steuererklärungen, Steueranmeldungen und Bilanzen schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

  1. Entwicklung von Verteidigungsstrategien gegenüber der Finanzverwaltung bei Einspruchsverfahren, Betriebsprüfungen, FG-Klageverfahren und BFH-Revisionsverfahren
  2. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  3. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
  4. Rechtsberatung durch unsere Rechtsanwälte (insbesondere im Gesellschaftsrecht und Vertragsrecht)

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

Standort
Köln

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Standort
Bonn

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Telefon-/ Videokonferenz

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DATEV Digitale Kanzlei 2021 ist eine Auszeichnung der DATEV eG an ihre Mitglieder, die im vorangegangenen Jahr hohe Standards bei der Umsetzung digitaler Verfahren im Rahmen der Finanzbuchhaltung ihrer Mandanten anlegten. Auch dieses Jahr erhielt JUHN Partner GmbH dieses begehrte Label. Denn als DATEV Digitale Kanzlei 2021 stehen wir für eine zukunftsorientierte Arbeitswelt, die durch die Digitalisierung von Prozessen in der Finanzbuchhaltung unseren Mandanten viele Vorteile bereithält. Dabei haben wir sechs Kriterien erfüllt, um die Auszeichnung als DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten. So haben wir beispielsweise eine hohe Digitalisierungsquote bei unseren Buchungen erreicht. Denn durch DATEV Unternehmen online übernehmen wir zusammen mit den digitalen Belegen unserer Mandanten auch bereits vorerfasste Buchungsvorschläge. Übrigens gilt dies auch bei Bankbuchungen. Außerdem haben wir unser Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts veröffentlicht. Dies war ebenfalls eine Voraussetzung zum Erhalt der Auszeichnung DATEV Digitale Kanzlei 2021.

7 Argumente für die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

In diesem Video erklären wir Ihnen die 7 Vorteile, die auch Ihr Unternehmen durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erhalten kann.

1. DATEV Digitale Kanzlei 2021 – Einleitung

Das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 ist eine Auszeichnung, die DATEV nun schon im dritten Jahr in Folge verleiht. Empfänger sind Kanzleien, die bei der Digitalisierung erfolgreich neue Wege gehen. Denn aus der digitalen Kooperation der Steuerkanzleien mit ihren Mandanten entspringen auf beiden Seiten außerordentliche Vorteile.

2. DATEV Digitale Kanzlei 2021 – sechs Kriterien

Um nun das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten, mussten die teilnehmenden Kanzleien eine Reihe von Kriterien erfüllen. Dazu gibt DATEV jährlich neue Vorgaben aus, die man erfüllen muss, um die Auszeichnung zu erhalten. Diesmal bestand die Herausforderung aus sechs Bedingungen. Dabei müssen Kanzleien fünf Kennzahlen erbringen, um das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten. Hierzu entfallen drei Bedingungen auf den Bereich Rechnungswesen und zwei auf die Personalwirtschaft. Außerdem ist das Anlegen eines Kanzleiprofils bei DATEV SmartExperts erforderlich.

Übrigens ist die Bewerbung um den Erhalt des Labels DATEV Digitale Kanzlei 2021 im Zeitraum 01.01.2020 bis 31.12.2021 möglich. Danach, soviel sei bereits verraten, soll es auch eine Auszeichnung als DATEV Digitale Kanzlei 2022 geben.

2.1. Kriterien zu DATEV Digitale Kanzlei 2021 aus dem Bereich Rechnungswesen

2.1.1. Digitalisierungsquote gesamt: 70 % Minimum

Als erstes ist natürlich die Digitalisierungsquote der einzelnen Kanzleien insgesamt ein wichtiges Kernelement zur Bewertung im Rahmen der Bewertung zur Auszeichnung DATEV Digitale Kanzlei 2021. So ist diese Bedingung erfüllt, wenn die Digitalisierungsquote insgesamt den Schwellenwert von 70 % erreicht.

2.1.2. Digitalisierungsquote Bank: 70 % Minimum

Auch bei der Digitalisierung der Bearbeitung von Bankbelegen im Rahmen der Finanzbuchhaltung für die Mandanten ist eine Quote als Kennzahl bestimmt. Also steht das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 in Aussicht, wenn die Digitalisierungsquote hierbei mindestens 70 % beträgt.

2.1.3. Anteil der Mandanten mit digitalen Belegen: 40 % Minimum

Ebenfalls relevant ist auch der Prozentsatz an Mandanten, die digitale Belege an ihre Kanzleien übermitteln. So sollte dieser Anteil mindestens bei 40 % liegen. Weil viele Unternehmer erst noch davon zu überzeugen sind, sich auf die Digitalisierung einzulassen, spiegelt dieser Wert den Erfolg einer Kanzlei bei dieser Pionierarbeit wieder.

2.2. Kriterien zu DATEV Digitale Kanzlei 2021 aus dem Bereich Personalwirtschaft

2.2.1. Mandaten, die DATEV Arbeitnehmer online nutzen: 5 % Minimum

Das gleiche gilt auch bei der Implementierung von DATEV Arbeitnehmer online. Hierbei ist der Erfolg schon bei einem Anteil von 5 % aller Mandanten gegeben.

2.2.2. Digitalisierungsquote Bewegungsdaten: 10 % Minimum

Indirekt spielt das letztgenannte Kriterium auch hierbei eine Rolle. Denn je mehr Mandanten DATEV Arbeitnehmer online nutzen, desto höher fällt auh die Digitalisierungsquote bei den Bewegungsdaten hierzu aus. Dabei ist das Minimum von 10 % zu erreichen, um das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten.

2.3. Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts

Die letzte Bedingung zum Erhalt der Auszeichnung DATEV Digitale Kanzlei 2021 ist die Veröffentlichung eines Kanzleiprofils bei DATEV SmartExperts. DATEV SmartExperts ist das digitale Aushängeschild der Kanzlei, das man bei DATEV hinterlegen kann. Damit stellt sich eine Kanzlei vor, sodass potentielle Mandanten einen ersten Eindruck gewinnen können. Darüber hinaus kann man bei DATEV SmartExperts auch Vorgaben zu potentiellen Mandanten hinterlegen. Denn mit DATEV SmartExperts steht auch ein Hilfsmittel zur Verfügung, mit dem ein Abgleich der Merkmale stattfindet, die sowohl potentielle Mandanten als auch Steuerkanzleien vom jeweiligen Partner erwarten. Daher ist DATEV SmartExperts also wesentlich mehr, als eine weitere, digitale Visitenkarte. So ist sie schließlich auch eine Art Partnervermittlung.

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Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:

3. DATEV Digitale Kanzlei 2021: Analyse unserer Ergebnisse

Jetzt wollen wir schauen, wie unsere Kanzlei in den einzelnen Kompetenzen abgeschnitten hat, um das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten.

3.1. DATEV Digitale Kanzlei 2021: Unsere Ergebnisse im Bereich Rechnungswesen

3.1.1. Unsere Digitalisierungsquote gesamt

Bei der Digitalisierungsquote haben wir einen Wert von insgesamt 80 % erreicht. Das sind schon 10 % mehr, als von DATEV zum Erhalt des Labels DATEV Digitale Kanzlei 2020 gefordert. Ein guter Wert, den wir aber noch weiter ausbauen wollen.

3.1.2. Unsere Digitalisierungsquote bei der Bearbeitung von Bankbelegen

Weiterhin liegt unsere Digitalisierungsquote im Zusammenhang mit der Buchung von Bankbelegen bei 90 %. Hier sind wir also schon 20 % über der Minimalvoraussetzung für die begehrte Auszeichnung. Gleichzeitig bleiben aber nur noch 10 %, um uns dem Optimum zu nähern. Daher wollen wir nun auf der Zielgeraden zum Endspurt ansetzen.

3.1.3. Anteil unserer Mandanten mit digitalen Belegen

Bezüglich des Anteils unserer Mandanten, die digitale Belege einreichen, kommen wir auf einen Prozentsatz von 63 %. Damit liegen wir im grünen Bereich, können uns aber sicherlich noch weiter verbessern.

3.2. DATEV Digitale Kanzlei 2021: Unsere Ergebnisse im Bereich Personalwirtschaft

3.2.1. Anteil unserer Mandaten, die DATEV Arbeitnehmer online nutzen

Über 11 % unserer Mandanten nutzen auch die Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online. Also liegt unser Ergebnis doppelt so hoch, wie die Minimalvoraussetzung.

3.2.2. Digitalisierungsquote unserer Bewegungsdaten bei der Personalwirtschaft

Schließlich noch unser Ergebnis zur Digitalisierungsquote bei den Bewegungsdaten mit personalwirtschaftlichem Bezug. Hierbei erreichen wir ein Ergebnis von 89 % bei der Digitalisierungsquote der Auswertungen erreicht. Dabei mussten wir aufgrund der durch die Corona-Pandemie bedingten Kurzarbeit, die auch viele unserer Mandanten betraf, einige Einschränkungen hinnehmen. Also hoffen wir, dass es 2021 wieder aufwärts geht.

Digitalisierung der Lohnbuchhaltung:

In diesem Video erklären wir Ihnen, welche Vorteile man bei der Digitalisierung der Personalwirtschaft erreichen kann.

4. Unser Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts

Selbstverständlich erfüllen wir auch das letzte Kriterium, das für den Erhalt des Labels DATEV Digitale Kanzlei 2021 erforderlich ist. Deshalb haben auch wir ein aussagekräftiges Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts veröffentlicht, mit dem wir uns Ihnen vorstellen möchten. Also finden Sie dort auch alle Informationen, mit denen wir unsere Kernkompetenzen bewerben.

Nun denn, worauf warten Sie noch? Besuchen Sie uns auch dort. Besser noch, rufen Sie uns doch gleich direkt an. Unsere Website kennen Sie ja bereits. Jetzt freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.


Steuerberater für digital aufgestellte Unternehmen

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerliche Begleitung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Finanz- und Lohnbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

Digitale Buchhaltung

  1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  2. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

Standort
Köln

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Telefon-/ Videokonferenz

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Lehrauftrag für Unternehmensteuerrecht

Unsere besonderen Expertisen für Unternehmensteuerrecht werden auch durch die FOM Hochschule bestätigt. Steuerberater Christoph Juhn wurde dort zum Lehrbeauftragten für Steuerrecht berufen und lehrt seit dem Wintersemester 2013 die Veranstaltung „Grundlagen Unternehmensteuerrecht“. Das vorlesungsbegleitende Skript stellen wir Ihnen hier gerne vorab als Information zum kostenlosen Download zur Verfügung:

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Grundlagen Unternehmensteuerrecht – Christoph Juhn

Noch bevor man mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im eigenen Unternehmen beginnt, sollte man wissen, was ihr Ziel sein soll. Denn nur wenn die Ziele zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung von vorne herein klar sind, kann man auch die passenden Wege zur Umsetzung wählen. So ist eines der Ziele sicherlich die Strukturierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Dazu bestimmt man einen einzigen Speicherort, in dem alle Belege, die auf die unterschiedlichsten Weisen im Unternehmen eingehen, konzentriert anlaufen. Von dort aus kann man sie dann per DATEV Unternehmen online an den Steuerberater weiterleiten. Aber auch bei den Zahlungswegen sollte man nach einer Verschlankung trachten. Im Idealfall sollten alle Zahlungswege über ein Bankkonto nachweisbar sein. Und drittens sollte man den betreuenden Steuerberater in die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung derart einbinden, sodass er von Anfang an weiß, welche Vorteile man dadurch erreichen möchte.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum

Thema
19. März 2021 Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – diese 3 Ziele sollten Sie umsetzen (dieser Beitrag)
26. Februar 2021 7 Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
12. August 2020 DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
31. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer

3 Optimierungen bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Wir klären die drei wichtigsten Faktoren zur digitalisierten Optimierung der Finanzbuchhaltung

1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung, der wir diesen Beitrag widmen, ist nur ein Aspekt bei der derzeitigen Umstellung unserer Wirtschaft. Die Implementierung neuer Techniken und Verfahren, die damit einhergeht, hält viele Vorteile bereit, die wir in unseren Unternehmen nutzen wollen, um sowohl weiterhin konkurrenzfähig zu sein als auch um Profite zu steigern. Ähnlich, wie das Fließband die Arbeit in der Industrie revolutionierte, ist auch die Digitalisierung der heutigen Arbeitswelt als Motor der wirtschaftlichen Entwicklung zu sehen. Daher ist der Aspekt der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung nur ein Baustein in diesem komplexen Gefüge von ineinandergreifenden Kausalitäten, die man bei der allgemeinen Betrachtung der laufenden Umwälzungen berücksichtigen sollte.

Doch ist die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung eben auch ein wichtiger Punkt, der tagtäglich im Unternehmen unmittelbar greifbar, erfahrbar ist. Wo früher Aktenschränke voller Belegordner als Sinnbild für die Grundlage der Finanzbuchhaltung standen, reicht heute ein Klick auf die Maustaste, um auf diese Daten zuzugreifen. Und den macht mittlerweile der Mitarbeiter bei der Steuerberatungskanzlei, um Bankkonten und Rechnungen zu buchen – ebenfalls weitestgehend digital automatisiert.

Bevor man nun aber überlegt, welche Vorteile die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bietet, sollte man prinzipiell fragen, wie man die betrieblichen Abläufe im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung optimieren kann. Denn die Digitalisierung selbst bleibt allenfalls Selbstzweck, wenn sie keinem höheren Ziel dient. Sie ist eben nur ein Werkzeugbeschaffer, eine Assistenz, kein Zauberstab. Daher berichten wir diesmal über drei Möglichkeiten zur Optimierung betrieblicher Prozesse, die von der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung besonders profitieren.

2. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Belegmanagement

Der erste Aspekt, bei dem die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einen positiven Effekt entwickeln kann, hängt mit dem Management der Belege zusammen. Dabei sind insbesondere die eingehenden Rechnungen gemeint. So gehen wir einfach davon aus, dass eine einheitliche Struktur bei den ausgehenden Rechnungen der meisten Unternehmen ohnehin bereits vorhanden ist.

Nun, je nachdem welche Lieferanten ein Unternehmen nutzt, können deren Rechnungen auf unterschiedliche Weisen eingehen. Manche verschicken noch ganz traditionell Rechnungen per Post oder gar Fax, andere nutzen E-Mails. Außerdem gibt es Online-Anbieter, die ihre Rechnungen auf Portalen zum Download bereitstellen. Und natürlich mag noch der eine oder andere Handbeleg, etwa eine Tankquittung gegen bar, eine Rolle spielen. All diese Belege muss man aber zentral erfassen, um sie im Rahmen der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung an die betreuende Steuerberatungskanzlei zu übermitteln. Schließlich sollen ja für alle Belege Buchungen erfolgen. Also ist es wichtig, dass man einen einzigen Speicherort bestimmt, eine einheitliche Anlaufstelle, die alle Belege aufnimmt.

Am besten hierfür geeignet ist ein separates E-Mail-Postfach. Es ersetzt im Grunde den Sammelordner, den man früher regelmäßig als Pendelordner an die buchführende Kanzlei übergab. Papierbelege scannt man ein und sendet sie dorthin. Onlinebelege, lädt man herunter und transferiert sie ebenfalls an dieses Postfach. Und am bequemsten ist es, wenn die Lieferanten ihre Rechnungen gleich dorthin mailen. Allerdings ist es wichtig, dass man dabei stets alle möglichen Rechnungseingänge erfasst. Eine Checkliste ist eine gute Methode, um hierbei den Überblick zu behalten.

Fragen zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung?

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3. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Zahlungswege optimieren

Der zweite Punkt betrifft die Zahlungen. Sowohl die eingehenden Zahlungen der Kunden als auch die Ausgehenden an die Kreditoren können auf vielfältige Weisen erfolgen. Mal zahlt man etwas per Banküberweisung, mal per Kreditkarte, mal in bar. Oder man nutzt die Dienste eines der vielen Zahlungsdienstleister im Internet. Auch diese Zahlungen müssen alle durch separate Buchungen in den Büchern erscheinen. Doch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hat die Erfassung gerade von Banktransaktionen stark vereinfacht. Daher sollte man überlegen, in wie weit die Zahlungen hauptsächlich über eben diesen Weg erfolgen können. Eine Umstrukturierung, genauer gesagt eine Verschlankung der Zahlungswege ist also ein weiterer wichtiger Faktor, mit dem man eine Vereinfachung bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erreichen kann.

Fachberatung für digitale Finanzbuchhaltung

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4. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Einbindung des Steuerberaters

Schließlich kommen wir zur Nutzung der Vorteile, die die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung über die Effizienzsteigerung der Prozesse hinaus bieten soll. Doch hängen diese Vorteile in erster Linie von den jeweiligen Bedürfnissen der Unternehmer ab. Welche zusätzlichen Erwartungen an die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung man dabei hat, ist sehr individuell. Dazu nur ein paar Beispiele:

4.1. Bereitstellung der Auswertungen in kurzen zeitlichen Intervallen

Einerseits kann es für Unternehmer attraktiv sein, wenn man möglichst oft einen Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens erhält. Wenn dies als Basis für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb ist, dann kann die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hierbei einen entscheidenden Durchbruch darstellen. Denn dann kann man in Absprache mit der buchführenden Kanzlei die Zeitintervalle, in denen die betriebswirtschaftlichen Auswertungen erfolgen sollen, ganz individuell einrichten.

4.2. Optimierung des Mahnwesens

In Bezug auf die Forderungen, die man gegenüber den Kunden hat, kann die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung sehr hilfreich wirken. Denn nun kann man zusammen mit der Steuerkanzlei eine raschere Übermittlung der überfälligen Zahlungen kommunizieren. Noch einfacher ist es jedoch, das Mahnwesen gleich ganz in die Hände der Steuerkanzlei zu legen. Denn diese hat dank der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ja alle Mittel, die man braucht, um die ausstehenden Zahlungen anzumahnen. Auch die Einleitung der Mahnungen erfolgt dann automatisch, ohne, dass sich Unternehmer weiter darum kümmern müssten. Auf diese Weise kann man eine Nachverfolgung ausstehender Rechnungen auf effiziente Weise sicherstellen. Gleichzeitig fördert dies aber auch die Liquidität des Unternehmens.

4.3. Vorbereitung von Banküberweisungen

Auf der anderen Seite kann man die Steuerkanzlei beauftragen, Banküberweisungen auf Grundlage der Eingangsrechnungen vorzubereiten. Diese stellt man dann online für den Unternehmer bereit. Der Unternehmer braucht sie nur zu kontrollieren und freizugeben, schon erhält die Bank den Auftrag zum Ausführen der Überweisung. So kann man verhindern, dass eine Rechnung aus Versehen unbezahlt bleibt. Also beugt man dadurch in gewisser Weise auch möglichen Mahnkosten vor. Auch dieser Aspekt der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung fördert somit die Liquidität des Unternehmens. Es fördert aber auch dessen Bonität, denn stets pünktlich zahlende Kunden genießen hohes Ansehen. Allerdings ist es aber auch einfach eine sehr bequeme, und somit zeitsparende Art und Weise Rechnungen zu bezahlen.

4.4. Einbindung des Steuerberaters

Ganz gleich, welchen Mehrwert man sich als Unternehmer von der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erhofft, er muss auch dem Steuerberater bekannt sein. Denn ein Teil der Umsetzung der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung findet ja schließlich in seinem Verantwortungsbereich statt. Deshalb sollte man schon vor der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ganz klare Ideen entwickeln und die Erwartungen hieran mit der Steuerkanzlei besprechen. Vielleicht hat der Steuerberater ja auch weitere Vorschläge, die vorteilhaft sein könnten? Jedenfalls ist eben eine enge Einbindung des Steuerberaters sowie seines Teams unablässig, um die gewünschten Vorteile durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung auch tatsächlich zu realisieren.

Steuerberater wechseln: Datenübernahme & Migration (DATEV, ADDISON, Agenda, Lexware, SAP)

In diesem Video erklären wir den Transfer von Daten beim Wechsel der buchführenden Kanzlei.

5. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – JUHN Partner an Ihrer Seite

Als verantwortungsvolle, moderne Steuerkanzlei fühlen auch wir uns dazu verpflichtet, unseren Mandanten in allen Belangen Optimierungen zu bieten. Selbstverständlich geht dies auch mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einher. Aus unserer reichhaltigen Praxiserfahrung heraus unterstützen wir unsere Mandanten mit maßgeschneiderten Optionen, die zur Verbesserung und somit zur Optimierung beitragen. Wenn also auch Sie einen Mehrwert aus der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ziehen möchten, dann vertrauen Sie uns ebenfalls diese wichtige Aufgabe an.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Betreuung von Unternehmen, insbesondere von Kapitalgesellschaften spezialisiert. Bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

GmbH

  1. Vermeidung von Betriebsaufspaltungen
  2. Beratung bei komplexen Unternehmensstrukturen (Holdinggesellschaften, Organschaften)
  3. Umfassende Beratung zu allen Arten der stillen Gesellschaft

GmbH & Co. KG

  1. Vermeidung von gewerblicher Prägung und gewerblicher Infizierung

Digitale Buchhaltung

  1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  2. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

Standort
Köln

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Standort
Bonn

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Telefon-/ Videokonferenz

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Fachreferent beim Steuerberaterverband für Unternehmensteuerrecht

Seit 2014 sind die Partner unserer Kanzlei regelmäßige Fachreferenten des Steuerberaterverbands Köln. Dabei besuchen circa 1.500 Steuerberater pro Jahr unsere Seminare. Wegen der hohen Nachfrage stellen wir Ihnen unsere Präsentation zu „Ausgewählte steuerliche Einzelfragen zur Rechtsformwahl“  gerne kostenlos zum Download zur Verfügung:

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Mit der Digitalisierung der Wirtschaft hängt auch ihr Siegeszug bei der Finanzbuchhaltung von Unternehmen zusammen. Dabei sprechen 7 gewichtige Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung. Einerseits bietet die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einen zeitlichen Vorteil und damit verbunden auch einen Kostenvorteil. Zweitens erhält der Unternehmer volle Transparenz bei der Analyse der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Er kann nun ganz genau zurückverfolgen, welche Kosten er hat. Drittens ermöglicht sie ein zeitnahes Mahnwesen auf Basis aktueller OPOS-Listen. Viertens kann der Unternehmer jederzeit und überall auf diese Daten zugreifen. Fünftens vermeidet man somit Doppelarbeit bei Mandant und Steuerberater. Sechstens erfolgt die Kommunikation zwischen Mandant und Steuerberater nun wesentlich schneller und effizienter. Und siebtens geht eine Beschleunigung der Prozessabläufe mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einher.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum

Thema
26. Februar 2021 7 Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung (dieser Beitrag)
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
12. August 2020 DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
31. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer
23. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen
10. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg!
15. Juni 2020 JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020!
17. Juli 2019 Digitale Kanzlei 2019: Von DATEV ausgezeichnet
27. September 2017 Digitale Buchhaltung: DATEV Unternehmen Online

7 Argumente für die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

In diesem Video erklären wir Ihnen die 7 Vorteile, die Unternehmer durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erhalten können.

1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Einleitung

Wer das Sprichwort „früher war alles besser“ für eine unumstößliche Weisheit hält, der kann an dieser Stelle im Grunde bereits das Weiterlesen einstellen. Doch halt! Eigentlich sind genau Sie diejenigen, die wir mit unserem Artikels ansprechen möchten. Denn wir wollen Sie mit 7 ausgewählten Argumenten davon überzeugen, dass die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ein wahrer Segen für Unternehmer ist.

Um dies zu demonstrieren, ziehen wir zunächst einen Vergleich mit der Situation, die vor der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung an der Tagesordnung war.

2. Finanzbuchhaltung vor der Digitalisierung

Also nochmal: Früher war alles… anders. Denn früher sammelte ein Unternehmer alle Belege mehr oder (oftmals) weniger sortiert in einem Ordner. Den Ordner übergab er am Ende des Monats oder Quartals an seinen ihn betreuenden Steuerberater, der ihm in der Regel im Gegenzug den Ordner des vorangegangenen Umsatzsteuervoranmeldungszeitraums zurückgab. Daher nannte man diese Ordner auch Pendelordner.

Somit hatte der Unternehmer mindestens einen Monat lang auf diese Belege keinen Zugriff. Wollte er dennoch darauf zugreifen, dann konnte er in Ausnahmefällen eine Kopie von der Steuerberatungskanzlei erhalten. Doch war dies stets mit erheblichen Aufwand verbunden. Dies war die Sternstunde, in der Praktikanten und Azubis einer Kanzlei ein klein wenig glänzen konnten, weil sie nämlich kaum Kosten bei dieser Arbeit verursachten.

Jedenfalls kam es unter Umständen auch dazu, dass ein Unternehmer parallel zum Steuerberater eine OPOS-Liste zu den noch offenen Zahlungen führte. Ein Schelm der meint, sie seien stets identisch gewesen. Schrieb der Unternehmer nun einen vermeintlich säumigen Kunden an, war Missmut oder gar Ärger vorprogrammiert. Umgekehrt kamen aber auch Doppelzahlungen vor, die man auch nur mit Aufwand rückgängig machen konnte.

Ich denke, diese kleinen Ausführungen genügen, um zu beweisen, dass die Kooperation zwischen Unternehmer und Steuerberater vor der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung alles andere als optimal lief. Wollen wir uns daher jetzt mal anschauen, welche 7 Vorteile die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bescherte?

Fragen zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung?

Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:

3. Die 7 Vorteile der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

3.1. Zeit- und Kostenersparnis

Als erstes nennen wir Ihnen gleich den Faktor, auf den Unternehmer ganz besonders achten: Kosten. Durch die elektronische Übermittlung von Rohdaten des Mandanten an die ihn betreuende Steuerberatungskanzlei bietet die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung eine massive Kostenersparnis. Denn dadurch, dass die Prozesse automatisiert ablaufen, spart die Kanzlei bei der Bearbeitung der Finanzbuchhaltung Zeit. Schließlich sind die Buchungen nun größtenteils bereits vorkontiert und erfasst, ohne, dass ein Mitarbeiter hierbei erforderlich ist. Somit bedeutet diese Zeitersparnis bei der benötigten Arbeitszeit auch eine Kostenersparnis für den Mandanten.

3.2. Volle Transparenz bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Früher erhielt der Unternehmer eine betriebswirtschaftliche Auswertung, mit der er einen Überblick über die wirtschaftliche Situation seines Unternehmens erhielt. Darin waren diverse Kostenpunkte allgemein aufgeführt. Zum Beispiel gab der Bericht an, welche Kosten sein Fuhrpark verursachte. Doch wenn er einmal wissen wollte, warum ein Fahrzeug ausnahmsweise besonders hohe Kosten verursachte, hätte er in seinen Belegen hierzu nach der Antwort suchen müssen.

Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung, wie sie die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ermöglicht, hat der Unternehmer jetzt die Möglichkeit dies bis ins kleinste Detail nachzuverfolgen. Denn nun kann er statt einzelner Konten auch innerhalb eines Kontos alle Buchungen betrachten. Dadurch erhält er eine Transparenz bei seiner betriebswirtschaftlichen Auswertung, wie sie durch die summarische Aufstellung in analoger Form bisher ausgeschlossen war.

3.3. Zeitnahes Mahnwesen auf Basis aktueller OPOS-Listen

Auch beim dritten Aspekt spielt Zeit eine besondere Rolle. In diesem Fall geht es um eine Beschleunigung der Prozesse, den die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung ermöglicht. Genauer gesagt geht es hierbei um eine Verbesserung beim Mahnwesen eines Unternehmers.

Bisher musste ein Unternehmer nämlich mindestens einen Monat lang warten, bis sein Steuerberater die Finanzbuchhaltung erstellte, um dann anhand der dabei angefertigten OPOS-Liste zu schauen, ob und welche offenen Rechnungen die Zahlungsfrist überschritten hatten. Bei einer quartalsweisen Buchung dauerte es mitunter sogar dreimal so lang. Jedenfalls konnte in der Zwischenzeit ein vermeintlich säumiger Kunde bereits die Zahlung erbracht haben, ohne dass dies in der im Grunde bereits veralteten OPOS-Liste Berücksichtigung fand. Nur wenn der Unternehmer selber in seinen Bankbelgen nachschaute, ob die erwartete Zahlung seines Kunden mittlerweile tatsächlich einging, konnte er dies verifizieren.

Durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist dieser Prozess nun deutlich schneller umsetzbar. So kann der Unternehmer mit seinem Steuerberater beispielsweise vereinbaren, dass nun wöchentlich eine Aktualisierung der OPOS-Liste stattfindet. So kann er wesentlich schneller auf eine säumige Rechnung reagieren. Auf diese Weise kann er eine Verbesserung seiner Liquidität erreichen. Darüber hinaus kann er mit seiner Steuerberatungskanzlei auch gleich vereinbaren, dass diese sein Mahnwesen kosteneffizient übernimmt.

3.4. Unternehmer können zu jeder Zeit und von jedem Ort auf Daten zugreifen

Ebenfalls mit einem Vorteil beim Faktor Zeit geht die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung in unserem vierten Punkt einher. Denn dadurch, dass ein Unternehmer online auf seine Daten beim Steuerberater zugreifen kann, steht ihm frei, Zeitpunkt und Ort für diese Informationsabfrage zu wählen. So ist dies beispielsweise auch während einer längeren Dienstreise oder im Urlaub möglich. Dabei gilt dies selbst dann, wenn er aufgrund des Ortes, an dem er sich aufhält, durch versetzte Zeitzonen oder aufgrund wichtigerer Tätigkeiten im Verlauf des Arbeitstages davon ausgehen muss, dass er diese Information keineswegs telefonisch anfordern kann.

Davon profitiert auch der Zahlungsverkehr. Sowohl das Management der eingehenden als auch der ausgehenden Zahlungen kann der Unternehmer auf diese Weise bequem und vom eigentlichen Arbeitsplatz unabhängig betreiben. Somit ist er in seiner Verwaltung zu größter Flexibilität befähigt.

3.5. Vermeidung von Doppelarbeit bei Unternehmer und Steuerberater

Wir kommen nochmal auf das Mahnwesen zurück. Denn die Verzögerung, die die analoge Buchführung früher in diesem Zusammenhang darstellte, waren für manche Unternehmer inakzeptabel. Also mussten sie ihre eigene OPOS-Listen erstellen, um das Warten auf die Erstellung durch den Steuerberater zu vermeiden. Jedoch bedeutete dies eben auch eine Doppelarbeit beim Unternehmer und in der Steuerberatungskanzlei. Darüber hinaus konnte es hierbei auch zu Abweichungen zwischen den beiden OPOS-Listen kommen. Um sie wiederum aufzulösen, war erneut eine ganze Menge an Arbeit erforderlich.

Mit der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung ist dies nun passé. Denn sowohl der Mandant als auch der Steuerberater nehmen nun Zugriff auf einen einzigen, online bereitgestellten Datensatz. Dadurch sind Abweichungen in parallel zueinander geführten Aufzeichnungen ausgeschlossen.

3.6. Beschleunigte Kommunikation zwischen Mandant und Berater

Wenn ein Unternehmer Rückfragen bezüglich seiner Finanzbuchhaltung hat, dann kann ihm seine Steuerberatungskanzlei durch die Digitalisierung nun noch effizienter antworten. Denn wenn er zum Beispiel eine Frage zu einem Beleg hat, dann kann der Mitarbeiter in der Kanzlei diesen sofort anzeigen lassen, statt ihn, wie früher üblich, erst umständlich im Belegordner Seite für Seite durchblätternd suchen zu müssen. So erhält der Unternehmer umgehend die Antwort, die er für sein weiteres Vorgehen benötigt. Die Beschleunigung der Kommunikation durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bedeutet also ein schnelleres Reaktionsvermögen, zu dem nun der Unternehmer fähig ist.

Hierbei kommen mit den anderen bereits erläuterten Vorteilen natürlich noch weitere Synergieeffekte hinzu, die die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater nun deutlich effizienter gestalten. Zum Beispiel ist hierbei auch die Beschleunigung der Kommunikation ein Vorteil, der den Prozessen beim Mahnwesen mehr Effizienz verleiht. Somit findet nun eine viel engere und wesentlich besser koordinierte Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater statt.

3.7. Beschleunigung aller Prozesse durch Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Im Grunde hat der vorige Abschnitt unseren an letzter Stelle zu nennenden Vorteil bereits vorweggenommen. Denn die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung führt insgesamt zu einer Beschleunigung aller Prozessabläufe. Dieser Vorteil ist also als die Summe aller anderen Vorteile aufzufassen. Doch ist hierbei das Ergebnis größer, als die Summe der einzlnen Vorteile. Tatsächlich stellt die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung die Möglichkeit zur Verfügung, dass Unternehmer ihr Unternehmern nun ganz anders, nämlich effizienter, führen können. So können sie ganze Prozessabläufe im Hinblick auf die Vorteile überdenken, die ihnen die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bietet, und sie danach auszurichten.

Also ist ein Unternehmer nun in der Lage, ganz individuelle Ziele, denen die laufende Finanzbuchhaltung dienen soll, zu definieren, sodass sein Steuerberater diese gezielt umsetzen kann.

Controlling Report Mobil bei @DATEV Unternehmen Online

In diesem Video erklären wir, welche Möglichkeiten Ihnen der Controllingreport Mobil von DATEV Unternehmen Online bietet.

4. JUHN Partner empfiehlt Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung stellt im Grunde eine Revolution bei der Unternehmensführung dar. Zwar mag man dies auf den ersten Blick kaum erkennen, doch sind die Auswirkungen zum Beispiel mit der Erfindung des Dampfantriebs bei Schiffen vergleichbar. Zwar konnte man auch mit einem Schoner an sein Ziel gelangen, doch mit einem Dampffrachter war man viel eher in der Lage, seine Geschicke selbst zu lenken.

Zugegeben, die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hat schon seit geraumer Zeit begonnen. Allerdings konnten nur große Unternehmen den damit verbundenen Aufwand und somit die damit einhergehenden Kosten wirtschaftlich tragen. Doch heutzutage stehen auch mittleren und selbst kleinen Betrieben die Möglichkeiten hierzu offen.

Deshalb empfehlen auch wir als moderne Steuerberatungskanzlei generell die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung. Dabei haben wir unsere Mandanten bei diesem bedeutenden Schritt begleitet und kennen somit die Vorteile und andere Faktoren aus erster Hand. Selbstverständlich kommt es darauf an, dass ein Unternehmer weiß, welche Zwecke er mit der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung anstrebt. Sei es beispielsweise die Verfügbarkeit von betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die er benötigt, um seinem Unternehmen ein beschleunigtes Wachstum zu ermöglichen, oder die kostengünstige Übernahme des Mahnwesens durch seinen Steuerberater, wir stehen Ihnen hierbei gerne beratend zur Seite. So sind wir in der Lage die individuellen Anforderungen unserer Mandanten zu seiner vollen Zufriedenheit umzusetzen. Wenn also auch Sie Ihr Unternehmen auf die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung umstellen möchten, um von ihren vielseitigen Vorteilen zu profitieren, dann schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns direkt an. Wir beraten Sie gerne zu diesem visionären Vorhaben.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die laufende Steuerberatung spezialisiert. Beim der Erstellung der laufenden Finanzbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

Digitale Buchhaltung

  1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  2. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Bisher stellte der Wechsel des Steuerberaters durch einen Mandanten einen Einschnitt in der Kontinuität der Betreuung dar. Beispielsweise mussten alle Unterlagen von der bisherigen an die neue Steuerkanzlei übergeben werden. Dazu musste man Transport und Übergabe der Akten organisieren. Mit DATEV Unternehmen Online ist dies viel leichter. Denn wenn sowohl der vorherige als auch der neue Steuerberater mit DATEV digital kooperieren, dann genügt ein kurzer Austausch zwischen beiden Kanzleien, um die Daten des Mandanten zu übertragen. Falls jedoch ein Mandant von oder zu einem Steuerberater wechseln möchte, der eine andere Softwarelösung verwendet, dann ist DATEV Unternehmen Online meistens in der Lage die Daten über eine Schnittstelle zu exportieren beziehungsweise zu importieren. Allerdings stellt die Nutzung der Software von SAP in dieser Hinsicht eine Ausnahme dar. Doch auch hierbei ist eine Migration möglich.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch mit unseren Mandanten, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum

Thema

12. August 2020

DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher (dieser Beitrag)

Unser Video:
Steuerberater wechseln: Datenübernahme & Migration

In diesem Video erklären wir, wie DATEV den Wechsel des Steuerberaters einfach gestaltet.

1. Steuerberater wechseln – was bisher geschah

Wenn ein Mandant früher den Steuerberater wechseln wollte, dann bedeutete dies insbesondere, dass seine ganzen Unterlagen von der alten Kanzlei zur neuen gebracht werden mussten. Selbstverständlich war dies sowohl beim Mandanten als auch bei beiden Steuerberatern mit viel Aufwand verbunden. Sowohl Koordinierung als auch der Transport und die Übergabe waren mitunter zeit- und arbeitsintensiv. Allein das Verpacken der Ordner mit den Akten konnte Stunden dauern. Fand dies darüber hinaus auch noch ohne klare Planung statt, dann bestand unter Umständen sogar die Möglichkeit, dass Unterlagen verloren gingen oder nur durch zeitaufwändige Suche wieder auftauchten. Kam man dann nach einiger Zeit zur Überzeugung, dass auch dieses Mandat beendet werden sollte, stand der ganze Umzug von Neuem an. Somit war der Wechsel des Steuerberaters in dieser Hinsicht stets eine gewisse Herausforderung und mit Unwägbarkeiten gespickt.

2. DATEV – die Standardsoftware für Steuerberater

Allerdings hatte die Überführung von physischen Akten früher auch einen Vorteil gegenüber dem darauffolgenden digitalisierten Verfahren. Denn die Daten lagen alle in einem Format vor, dass, in der Regel, keine weitere Übersetzung erforderte. Im Gegensatz dazu kann also die Übermittlung von Daten in digitaler Form zwischen zwei Steuerkanzleien eine Herausforderung ganz anderer Art darstellen. Denn wenn die beiden involvierten Steuerkanzleien unterschiedliche Dateiformate unterstützen, dann ist eine Datenübertragung nur über eine Schnittstelle möglich. Diese Schnittstelle erfüllt dann die Funktion einer Übersetzung aus dem einen in das andere Dateiformat. Zum Glück hat DATEV aber ein Marktvolumen in einer Größenordnung von geschätzt 60 bis 80 % aller in Deutschland tätigen Steuerkanzleien, sodass ein Mandant in den meisten Fällen den Steuerberater wechseln kann, ohne dass dabei eine Konvertierung der Daten erforderlich ist.

Fragen zum Datenübertrag beim Steuerberaterwechsel?

Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:

3. Steuerberater wechseln: Digitale Übertragung von Daten

Zunächst möchten wir darauf eingehen, wie man Daten zwischen zwei Kanzleien überträgt, die beide mit DATEV arbeiten. Dabei sind zwei Optionen möglich. Anschließend zeigen wir Ihnen auch noch, wie man Daten im Format anderer Programme über eine DATEV Schnittstelle überträgt.

3.1. Datenübertragung zwischen zwei DATEV-Kanzleien

Bei der Übertragung von Daten eines Mandanten zwischen zwei DATEV-Kanzleien sind die Beraternummern der involvierten Steuerberater sowie die Mandantennummer anzugeben.

3.1.1. Option 1: Antrag zur Datenübertragung an die DATEV

Der gängige Weg, um Daten von einer DATEV-nutzenden Kanzlei an eine zweite zu übertragen, ist die Bereitstellung der Daten durch den Vorberater. Damit liegen die Daten im Rechenzentrum der DATEV bereit, sodass der neue Steuerberater sie nur noch abrufen braucht. Dazu erstellt der neue Steuerberater einen Auftrag zur Übertragung der Mandantendaten, den er an die DATEV richtet. DATEV informiert dann den Vorberater und fordert sein Einverständnis ein. Liegt dies vor, kann die Übertragung der Daten erfolgen.

Dabei kann man zwischen zwei Alternativen wählen. Einerseits kann man das Antragsformular ausfüllen und per Fax oder Post an DATEV verschicken. Dann kann der ganze Prozess etwa eine Woche dauern. Andererseits ist auch ein elektronisches Verfahren nutzbar. Hierzu erhält der Vorberater dann eine E-Mail von DATEV. Durch einen einfachen Klick kann er dem Datentransfer zustimmen. In der Regel ist dieses Verfahren deutlich schneller, weil es nur wenige Tage dauert, bis der neue Steuerberater die Daten abrufen kann.

3.1.2. Option 2: Direkte Datenübertragung durch Übermittlung einer Sicherungsdatei

Allerdings ist die zweite Option zur Übertragung von Daten deutlich schneller. Denn wenn ein Mandant seinen Steuerberater wechseln möchte, dann kann der neue Steuerberater seinen Kollegen bitten, ihm eine Sicherungsdatei zu schicken. Sobald er diese Kopie der Daten erhält, kann der neue Steuerberater die Daten in sein System einlesen und beginnen, mit ihnen zu arbeiten.

3.2. Datenübertragung unter Nutzung einer DATEV-Schnittstelle

Falls ein Mandant von einem Steuerberater, der mit einem Fremdprogramm gearbeitet hat, zu einem Steuerberater wechseln möchte, der DATEV nutzt, dann geht dies über eine geeignete DATEV-Schnittstelle. Auch umgekehrt ist der Export von Daten von DATEV zu Fremdprogrammen ganz leicht realisierbar. Dabei ist auch gewährleistet, dass der neue Steuerberater sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten des laufenden sowie vergangener Wirtschaftsjahre erhält und importieren kann. Auf diese Weise stehen auch bei einer späteren Betriebsprüfung alle Daten zur Einsicht bereit. Von besonderer Bedeutung hierbei ist die DATEV-Schnittstelle bei der Datenübertragung im CSV-Dateiformat. Denn in dieses Format können die meisten Daten im Format anderer Softwareanbieter sicher konvertiert werden.

4. Steuerberater wechseln: Migration von Daten aus SAP

Allerdings gibt es eine große Ausnahme zum zuvor Genannten. Denn wenn ein Unternehmen Daten mittels einer SAP-Software verarbeitet, dann stößt auch die sonst bewährte DATEV-Schnittstelle an ihre Grenzen. Dies liegt nämlich daran, dass SAP-Programme zur Buchführung einer ganz anderen Systematik folgen, als jener von DATEV. Zwar mag das Prinzip dahinter sowie das Ergebnis das selbe sein, doch wenn der Weg über die Programmierung dorthin ganz anders ist, dann kann auch keine Konvertierung ins das für DATEV verständliche CSV-Format erfolgen.

Zum Glück gehört die Migration von SAP-Daten eher zu den Ausnahmen im Arbeitsalltag einer Steuerkanzlei. Denn SAP-Programme finden vor allem bei größeren Konzernen Anwendung, die unter anderem ihre Buchführung über diese Softwarelösung bestreiten. Jedoch kann eine Steuerkanzlei mit einem erfahrenen IT-Team auch diese Herausforderung angehen. Obwohl es dann deutlich länger dauern kann hierzu eine zufriedenstellende Umsetzung zu erzielen, rechtfertigt das Ergebnis unserer Erfahrung nach letztendlich den Einsatz. Zumindest in unserer Kanzlei war die Migration von SAP-Daten in unser DATEV-System stets von Erfolg gekrönt.


Steuerberater für digitale Buchhaltung

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Beim Wechsel zu unserer Kanzlei schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

  1. Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
  2. Strategische Beratung bei Kapitalgesellschaften (Erwerb eigener Anteile, disquotale Gewinnausschüttung, Organschaft, Holdingstrukturen)
  3. Entwicklung von Maßnahmen zur Reduktion der Steuerlast (z.B. RechtsformwahlSitzverlegung)
  4. Gründung von Holdinggesellschaften (Realisierung steuerfreier Veräußerungsgewinne, Dividendenerträge)
  5. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
  6. Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Viele Mandanten nutzen webbasierte Anwendungen wie easybill, Billomat oder GetMyInvoices.com, um Belege zu archivieren oder die darin enthaltenen Daten zu verarbeiten. Mit DATEVconnect online hat DATEV eine Schnittstelle geschaffen, mit der eine betreuende Steuerkanzlei Zugriff auf diese Daten und Informationen des Mandanten erhält. Dabei ist die Liste an kompatiblen Softwarelösungen, über die eine sichere Verbindung zum Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mittels DATEVconnect online erfolgt, sehr lang. Dabei sind in dieser Liste sowohl reine Archivierungsprogramme zur Ablage der digitalen Belege enthalten, als auch solche, die eine eigenständige Finanzbuchhaltung durch den Mandanten ermöglichen. So kann man in der jeweils betreuenden digitalen Steuerkanzlei über DATEV Unternehmen Online und den dazugehörigen Modulen Kassenbuch online und Belege online sowie die zentrale Anwendung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mit den Daten des Mandanten arbeiten. Doch auch in Zukunft arbeitet DATEV an der Bereitstellung von Schnittstellen zu weiteren Programmen.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum

Thema

12. August 2020

DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. (dieser Beitrag)
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher

Unser Video:
DATEVconnect online

Im Video erklären wir Ihnen die Einsatzgebiete von DATEVconnect online als Schnittstelle zwischen Steuerkanzlei und Buchhaltungsprogrammen sowie digitalen Archiven anderer Anbieter bei der Kooperation mit Mandanten.


1. Buchhaltung selbstgemacht? IKEA-Effekt und Hybris

Neulich endete in der Bundeskunsthalle in Bonn die Ausstellung „Wir Kapitalisten“. Dabei war eines der Exponate ein Stuhl von IKEA. Wie die meisten anderen Möbelstücke dieses sowie inzwischen vieler anderer Möbelhäuser, war dies ein Stuhl, den der Käufer in Einzelteile verpackt kauft, nach Hause transportiert und dort selbst zusammenbaut. Dabei ging es in der Ausstellung um das wissenschaftlich beschriebene Phänomen, dass man einem Gegenstand, den man selber erschafft – auch wenn es nur ein paar Drehungen mit dem Schraubendreher sind -, einen höheren Wert beimisst, als wenn man das Produkt fertig kauft: der sogenannte IKEA-Effekt.

Auf diesen imaginären Mehrwert setzen auch viele Anbieter von Softwareprogrammen zur Buchhaltung. Selbstverständlich spielt hierbei auch der Kostenfaktor eine Rolle, doch sind es gerade kleinere Betriebe, die zur Nutzung dieser Anwendungen tendieren. Denn solche meist noch jungen Unternehmen werden von Geschäftsführern geleitet, die es mit viel Liebe in Eigeninitiative gründeten und daher alle mit der Unternehmensführung verknüpften Aspekte persönlich managen. Warum sollte es dann bei der Buchhaltung eine Ausnahme geben?

In nächster Nähe zum IKEA-Stuhl befand sich in der Ausstellung eine Plastik, die dem Gleitflug-Pionier Otto Lilienthal gewidmet war. Tatsächlich lag der Zusammenhang zum Kapitalismus dieser Figur sowie weiterer Exponate mit Bezug zum Mythos von Dädalus und Ikarus im Begriff Hybris. Damit spricht man ein weiteres, wissenschaftlich ebenfalls gut belegtes menschliches Verhalten an. Obwohl Ökonomie im Grunde eine sehr logische Angelegenheit ist, neigt man in finanziellen ebenso wie in anderen artverwandten Angelegenheiten oft zur Überschätzung des eigenen Vermögens. Doch in Bezug auf die Buchführung des eigenen Unternehmens dürfte das wohl nur wenigen Unternehmern bewusst sein.

2. Anwendung für DATEVconnect online

Wie dem auch sei, Software zur Buchhaltung hat sich in den verschiedensten Formen auf dem Markt etabliert und viele Nutzer gefunden. Dabei versprechen sie im Resultat das gleiche Ergebnis, das man bei einer Betreuung durch eine Steuerkanzlei erwarten kann. Auf die fachliche Betreuung durch einen Steuerberater greifen viele Unternehmer letzten Endes dann doch wieder zurück. In diesem Zusammenhang stellt die Entscheidung die Buchführung sowie die Archivierung von Belegen mittels digitaler Lösungen zu betreiben eine Hürde bei der Kooperation mit der Kanzlei dar. Denn wenn eine DATEV nutzende digitale Steuerkanzlei darauf zugreifen möchte, ist dies nur durch eine spezielle Software als Schnittstelle möglich.

Daher hat DATEV hierzu DATEVconnect online erschaffen. Zunächst konnte DATEVconnect online nur die Übertragung von Daten von einigen wenigen Softwareprogrammen vollbringen. Mittlerweile kann eine Steuerkanzlei mittels DATEVconnect online mit einer sehr große Anzahl an Anwendungen von Drittanbietern interagieren. Hierzu zählen sevDesk, Billomat, easybill, LexOffice, Candis und noch viele weitere. Auch zu Softwarelösungen zur Verwaltung von Rechnungen wie GetMyInvoices.com kann DATEVconnect online eine Schnittstelle etablieren. Außerdem ermöglicht DATEVconnect online den Zugriff auf digitale Archive. Unter anderem kann man dabei auf digitale Archive wie d.velop, Scanbot, CIB oder DIGI-BEL zugreifen.

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3. Einrichtung von DATEVconnect online in 3 Schritten

Um nun über DATEVconnect online die Kommunikation mit der vom Mandanten bevorzugten Anwendung herzustellen, sind drei Schritte erforderlich.

3.1. Bestellung von DATEVconnect online

Zunächst bestellt die Kanzlei für ihren Mandanten das Paket DATEVconnect online. Hierbei kann der Mandant entscheiden, ob er zur gesicherten Anmeldung eine der beiden kostenfreien Optionen DATEV SmartLogin oder DATEV SmartCard nutzen möchte. Alternativ kommt DATEV mIDentity im USB-Stick-Format in Frage, für den einmalige Anschaffungskosten anfallen. Falls der Mandant jedoch das Betriebssystem iOS verwendet, kann die Anmeldung lediglich über DATEV SmartLogin erfolgen.

Damit ist auch schon das Wesentliche genannt, was ein Mandant bei der Einrichtung von DATEVconnect online tun muss. Alle weiteren, über diese Wahl zum präferierten Anmeldeverfahren hinausgehenden Schritte erledigt sein Steuerberater für ihn.

3.2. Anlegen eines Bestandes in DATEV Unternehmen Online

Als nächstes richtet die Steuerkanzlei einen Bestand in DATEV Belege online ein. Dies ist ein Modul, mit dem man in DATEV Unternehmen Online Belege archiviert. Somit ist dies der digitale Ort, an den man die Belege des Mandanten verwahrt. Nun können Mitarbeiter der Kanzlei auf dieses Archiv zugreifen, um mit den Belegen des Mandanten zu arbeiten.

Zusätzlich zum Bestand kann die Kanzlei auf Wunsch auch eine Verbindung zum Modul DATEV Kassenbuch online herstellen. In diesem Fall steht dann auch ein digitales Kassenbuch zur Verfügung, dass aus den entsprechenden Eintragungen des Mandanten in der von ihm genutzten Software gespeist wird.

3.3. Verwaltung der Zugriffsrechte des Mandanten

Als letzten Punkt steht die Verwaltung der Zugriffsrechte des Mandanten auf der Aufgabenliste der Kanzlei. Damit ist die Einrichtung von DATEVconnect online vollzogen.


4. Arbeiten mit DATEVconnect online

Nun kommen wir zum praktischen Aspekt bei der Arbeit mit DATEVconnect online. Hierbei unterscheidet man zwischen der Übermittlung von Daten durch den Mandanten und der Übernahme von Daten aus dem digitalen Bestand des Mandanten durch die ihn betreuende Steuerberatungskanzlei.

4.1. Wie der Mandant Daten zur Übermittlung an DATEVconnect online bereitstellt

Zunächst hinterlegt der Mandnat die Beraternummer des Steuerberaters sowie seine dort verwendete Mandantennummer in der von ihm genutzten Anwendung. Dann stellt er die gewählten Daten zur Übermittlung zusammen und übermittelt sie mittels seines Softwareprogramms.

4.2. Wie die digitale Kanzlei Daten des Mandanten per DATEVconnect online übernimmt

Ebenso simpel ist auch das Abrufen digitaler Belege des Mandanten durch die Kanzlei. Zuerst bestimmt sie von welchem Unternehmen es die Daten nach DATEV Belege online importieren möchte. Anschließend wählt man die relevanten Belege und übernimmt sie dann einfach mittels DATEV connect online nach DATEV Belege online.


5. Vorteile von DATEVconnect online

Falls also ein Mandant andere Softwareprogramme als jene von DATEV zur Digitalisierung seines Unternehmens nutzt, dann ist es heute zum Glück mit DATEVconnect online möglich, mit ihm digital zu interagieren. Damit erscheint die Übergabe von physischen Belege des Mandanten an seinen Steuerberater wie ein Akt aus längst vergangenen Zeiten. Hierbei sparen beide Zeit und Kosten. Denn der Mandant braucht keinen Aufwand zu betreiben, um die Belege zusammenzustellen und zu übersenden. Im Gegenzug braucht auch der Steuerberater keinen Platz, um die Ordner mit den Belegen des Mandanten unterzubringen. Außerdem vermeidet man durch Nutzung von DATEVconnect online, dass Übertragungsfehler oder Medienbrüche entstehen. Und natürlich ist die Übermittlung von Daten mittels DATEVconnect online sicher. Somit stellt DATEVconnect online eine effiziente Schnittstelle zu einer Vielzahl von Softwareanwendungen dar, die bei Mandanten zur Archivierung und Verarbeitung geschäftlicher Belege und Daten im Einsatz sind.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Digitalisierung ihres Unternehmens schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

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Wenn man als Unternehmer Belege von unterwegs aus an DATEV Unternehmen Online übermitteln möchte, dann ist dies mit der mobilen App DATEV Upload mobil ganz leicht. Zunächst meldet man sich wie gewohnt über DATEV SmartLogin auf dem Smartphone oder Tablet an und wählt dann DATEV Upload mobil. Anschließend scannt man den Beleg, indem man ihn mit der Kamera des Endgeräts fotografiert. Dabei können Sie den Scan nun bearbeiten, wozu auch die Benennung zählt. Unter Zuordnung zu einer geeigneten Kategorie, in die Sie den Beleg einordnen, können Sie den Scan sofort hochladen. Wenn Sie zum Beispiel einen Tank-Beleg archivieren möchten, dann ordnen Sie ihn den laufenden Kfz-Betriebskosten zu. So erhält Ihre buchführende digitale Steuerkanzlei die Information gleich nach der Bezahlung.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum

Thema

11. Dezember 2020

Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln (dieser Beitrag)
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
12. August 2020 DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung
31. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer
23. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen
10. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg!
15. Juni 2020 JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020!
17. Juli 2019 Digitale Kanzlei 2019: Von DATEV ausgezeichnet
27. September 2017 Digitale Buchhaltung: DATEV Unternehmen Online

DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen

Im Video erklären wir, wie Sie mit der App DATEV Upload mobil Belege mit Ihrem Smartphone an DATEV Belege Online übermitteln können.

1. DATEV Upload mobil – Belege unterwegs digital erfassen

DATEV Upload mobil ist eine kostenlose App, die auf Android Smartphones, iPhones, Tablets oder iPads läuft. Sie dient dem Einscannen und der Übermittlung von Belegen von diesen mobilen Endgeräten aus. Auf diese Weise können Sie unabhängig von anderer Hardware wie Scanner und Rechner Belege zur Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens an DATEV Unternehmen Online übertragen.

2. Anwendungsgebiet von DATEV Upload mobil

Wenn Sie bereits den Schritt zur Digitalisierung Ihres Unternehmens gemacht haben und an DATEV Unternehmen Online teilnehmen, dann ist die App DATEV Upload mobil sicherlich eine interessante Option für Sie. Selbstverständlich gilt dies auch für all jene Unternehmer, die über den Einstieg in die Digitalisierung derzeit noch nachdenken. Denn DATEV Upload mobil ist die logische Ergänzung zu DATEV Unternehmen Online, der Cloud, auf die Sie im Rahmen der Übermittlung aller Belege zugreifen. Während Sie jedoch normalerweise Ihre Belege von einem lokalen Arbeitsplatz vom Büro aus an DATEV Unternehmen Online übermitteln, ist dies mit DATEV Upload mobil sogar mit einem mobilen Endgerät von unterwegs aus möglich.

So sind Sie bei der Übermittlung natürlich auch von Ort und Zeit unabhängig. Dadurch ist DATEV Upload mobil gerade für Unternehmer und Mitarbeiter im Außendienst ideal, die viel unterwegs und selten im Büro sind. So kann man Belege für geschäftlich getätigte Zahlungen der buchführenden Steuerkanzlei sofort zur Verfügung stellen, ohne dabei erst ins eigene Büro zurückkehren zu müssen. Auf diese Weise haben Sie mit DATEV Upload mobil eine wichtige Verwaltungsfunktion ihres Unternehmens immer in Ihrer Hand- oder Hosentasche bei sich dabei. Wir zeigen Ihnen nun, wie das geht.

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3. DATEV Upload mobil: Belege fotografieren und abschicken

Nachdem Sie die mobile App DATEV Upload mobil auf Ihrem mobilen Endgerät installiert und eingerichtet haben, brauchen Sie sich nunmehr nur noch per DATEV SmartLogin anzumelden, um sie nutzen zu können.

3.1. DATEV Upload mobil: Belege fotografieren und bearbeiten

Bevor wir den ersten Beleg einscannen, bestimmen wir, ob wir die Option der App zur Erkennung und zum automatischen Fotografieren nutzen möchten. Falls wir dies lieber selber machen möchten, so unterstützt uns DATEV Upload mobil auch hierbei, indem die App hilfreiche Hinweise bietet. Außerdem steht uns auch frei, ob ein Blitzlicht den Beleg hierzu im Bedarfsfall erhellen soll. Zudem können Sie es noch vor dem Scannen so einrichten, dass der Beleg aus mehreren Seiten oder Teilen besteht. Dadurch bleibt der Zusammenhang einzelner Fotos zu einem einzigen Beleg erhalten.

Nun legen Sie den Beleg auf eine Oberfläche und richten Sie die Kamera ihres Geräts auf den Beleg. Sofern Sie die bequeme Automatikfunktion bei der Erkennung ausgewählt haben, warten Sie ab, bis die App Ihnen meldet, dass sie den Beleg erkannt hat. Dadurch stellt die Software sicher, dass der Beleg später auch lesbar ist. Dann fotografieren Sie ihn.

Alternativ können Sie den Beleg erst selber fotografieren, um dann gleich darauf oder später DATEV Upload mobil zu aktivieren. Hier können Sie nun statt den Beleg per App zu scannen, das zuletzt aufgenommene Foto als jenes bestimmen, dass Sie übermitteln möchten. Selbstverständlich ist dies auch für andere, ältere Aufnahmen möglich, die Sie aus einem Fotoarchiv ihres Smartphones auswählen können. Allerdings muss die dabei zugrunde liegende Software diese Funktion auch unterstützen.

3.2. Mit DATEV Upload mobil den eingescannten Beleg bearbeiten

Anschließend haben Sie bei DATEV Upload mobil die Möglichkeit, den Beleg zu bearbeiten. Einerseits können sie weitere Scans hinzufügen oder den vorliegenden drehen, zuschneiden oder sogar löschen. Darüberhinaus können Sie ihm hier einen Namen geben, um ihn später leichter wiederfinden zu können.

3.3. Zuordnung des Belegs vor dem Hochladen

Außerdem haben sie nun Gelegenheit, um den Beleg einer bestimmten Kategorie zuzuordnen. Wenn Sie zum Beispiel eine Quittung übermitteln möchten, weil Sie gerade Ihren Firmenwagen betankt haben, dann ist die passende Kategorie sicher schnell gefunden.

Somit sollten nun alle Schritte erledigt sein. Mit einem kurzen Tippen auf das grüne Cloud-Symbol laden Sie den Beleg bei DATEV Unternehmen Online hoch. Dort finden sowohl Sie als auch die Sie betreuenden Mitarbeiter Ihrer buchführenden Steuerkanzlei den Beleg fortan im digitalen Archiv DATEV Belege online.

4. Aufbewahrungspflicht von Belegen.

Selbstverständlich ist der nächste Gedanke, der sich nun fast von selbst ergibt, sehr verlockend. Denn wenn man doch den Beleg über DATEV Upload mobil archiviert hat, dann ist er ja bereits gesichert. Also könnte man den physischen Beleg nun auch dem Papierkorb oder Mülleimer zur weiteren Verwahrung überlassen, oder?

Rein hypothetisch ist die Entsorgung des Belegs nach der Archivierung durchaus möglich. Allerdings setzt der Gesetzgeber bei der Nachweispflicht von Belegen sehr hohe Standards. So steht man hierbei in der Pflicht, in einem solchen Fall die Archivierung über eine detaillierte Verfahrensdokumentation zu erfassen. Dabei sind sehr viele Aspekt von Bedeutung, sodass dieses Verfahren am Ende deutlich aufwändiger ist, als die simple Aufbewahrung des Belegs. Deshalb raten wir dazu, physische Belege wie bisher aufzubewahren.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Optimierung ihres Unternehmens schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

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Die Anmeldung bei DATEV Unternehmen Online erfolgt entweder über die App DATEV SmartLogin oder über eine Authentifizierung mittels einer SIM-Chipkarte, der DATEV SmartCard. Dabei kann man die Chipkarte entweder über ein Chipkartenlesegerät oder per DATEV mIDentity im Format eines USB-Sticks über einen USB-Port mit dem Rechner verbinden. Damit erhält man einen schnellen, automatischen Zugang auf DATEV Unternehmen Online, sofern man einen Rechner verwenden möchte. Dagegen ist DATEV SmartLogin eine Anwendung, die bei Nutzung eines mobilen Endgeräts besonders sinnvoll ist. Denn auf diese Weise erhält man an jedem Ort und jederzeit Zugriff auf DATEV Unternehmen Online. So kann man zum Beispiel über ein mobiles Endgerät (Smartphone, Tablet/Pad) aktuelle Auswertungen abfragen oder von unterwegs Belege scannen und an DATEV Unternehmen Online übermitteln. Daher ist DATEV SmartLogin die ideale Ergänzung für Geschäftsführer oder Angestellte im Außendienst.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösungen aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum

Thema
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? (dieser Beitrag)
10. Juli 2020 DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg!
15. Juni 2020 JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020!

Unser Video:
SmartLogin oder SmartCard

Im Video erklären wir Ihnen die Vorteile und Einsatzgebiete der beiden alternativen Zugänge zu DATEV Unternehmen Online – SmartLogin oder SmartCard.

1. SmartLogin und SmartCard – 2 Alternativen zum Zugriff auf DATEV Unternehmen online

Interessant für Unternehmen, die die vielfältigen Vorteile der Kooperation mit ihrer digitalen Steuerkanzlei per DATEV Unternehmen Online nutzen ist, dass Sie zwischen zwei Alternativen wählen können, um sich anzumelden. Einerseits ist dies über eine App für mobile Endgeräte möglich, die DATEV SmartLogin. Andererseits kann man die Anmeldung bei DATEV Unternehmen Online über eine SIM-Chipkarte im Format einer Scheckkarte durchführen, die DATEV SmartCard. Hierbei kann man zwischen dem Auslesen der Chipkarte über ein Chipkartenlesegerät oder der Nutzung eines Adapters im USB-Stick-Format wählen, den DATEV mIDentity-Stick. Dazu führt man den mIDentity-Stick, der die Chipkarte enthält, einfach in den USB-Port ein.

Doch welche dieser Optionen stellt für Sie die beste Option dar? Um diese Frage zu beantworten, wollen wir in diesem Beitrag die Vorteile und die damit zusammenhängenden hauptsächlichen Einsatzschwerpunkte dieser Zugangsarten erörtern.


2. DATEV SmartLogin

2.1. Anmeldung per DATEV SmartLogin

Zunächst schauen wir uns die DATEV SmartLogin-App an, mit der Sie von Ihrem Smarpthone, iPhone, Tablet oder iPad aus Zugriff auf DATEV Unternehmen Online erhalten können. Mittels eines QR-Codes, den Sie anfordern und einscannen, sowie einer PIN oder einer anderen Form der Authentifizierung (zum Beispiel Gesichtserkennung, Fingerabdruck) gelangen Sie auf die Benutzeroberfläche von DATEV Unternehmen Online. Und schon können Sie dort zu arbeiten beginnen.

2.2. DATEV SmartLogin – Vorteil im mobilen Einsatz

Der Vorteil von DATEV SmartLogin liegt also vor allem darin, dass Sie von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf DATEV Unternehmen Online erhalten. Also bietet es sich insbesondere in Situationen an, wo Sie sich an einem beliebigen anderen Ort als an Ihrem festen Arbeitsplatz befinden. Da dies meist auf Geschäftsführer oder Mitarbeiter im Außendienst zutrifft, ist DATEV SmartLogin die ideale Ergäzung zur üblichen Anmeldung am fest eingerichteten Arbeitsplatz.

2.3. Keine Anschaffungskosten bei Nutzung des DATEV SmartLogin-Zugangs

Doch hat DATEV SmartLogin einen weiteren Vorteil. Denn die DATEV SmartLogin ist als App kostenlos.

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3. DATEV SmartCard und mIDentity

3.1. Anmeldung mit der DATEV SmartCard/mIDentity

Dann ist da noch die DATEV SmartCard. Ganz gleich, ob man die DATEV SmartCard über ein Kartenlesegerät oder über die DATEV mIDentity Hardware als USB-Stick nutzt, die Anmeldung am lokalen Rechner oder Notebook ist simpel und schnell. Denn die Authentifizierung läuft automatisch über die Chipkarte, die in DATEV mIDentity integriert ist. So kann man sofort mit der Arbeit mit DATEV Unternehmen Online beginnen.

3.2. DATEV SmartCard/mIDentity – Einsatz am stationären Arbeitsplatz

Damit ist die Option zur Anmeldung bei DATEV Unternehmen Online über die DATEV SmartCard insbesondere bei der Nutzung eines lokalen Arbeitsplatzes geeignet. Da dies neben dem Geschäftsführer vor allem auf die Mitarbeiter in einem Unternehmen vor Ort zutrifft, ist die DATEV SmartCard der ideale Zugang bei diesen fest eingerichteten Arbeitsplätzen. Hierbei sei auch der Hinweis eingebracht, dass man DATEV Unternehmen Online so einrichten kann, sodass jeder Mitarbeiter über seinen Zugang nur Zugriff auf die Daten erhält, die er für seine Arbeit benötigt.

3.3. Anschaffungskosten

Allerdings hat die Hardware DATEV mIDentity gegenüber der App DATEV SmartLogin einen kleinen Nachteil. Denn die Bestellung bei DATEV ist mit einmaligen Anschaffungskosten von EUR 50 verbunden. Jedoch ist bei der Nutzung der DATEV SmartCard auch mit einmaligen Anschaffungskosten zu rechnen. Zwar ist die DATEV SmartCard selbst kostenfrei, doch muss man auch ein Kartenlesegerät hierzu haben, um sie nutzen zu können. Tatsächlich gehört auch ein geeignetes Kartenlesegerät zum Umfang, dass DATEV in seinem Online-Shop ebenfalls anbietet.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Einrichtung von DATEV Unternehmen Online beraten wir unsere Mandaten regelmäßig zur Anmeldung über DATEV SmartLogin und SmartCard/mIDentity. Dabei schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise auch in folgenden Bereichen:

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Mit DATEV Unternehmen Online ist die Lohnbuchhaltung nun auch über eine zentrale Schnittstelle zwischen Unternehmer und Steuerberater möglich. Dabei dient DATEV Unternehmen Online einerseits als Speicherort für alle Belege, die in eine Personalakte gehören. Hierzu ist die Vergabe von Zugriffsrechten auf diese sensiblen Daten für einzelne Mitarbeiter individuell nach den Wünschen der Geschäftsführung regelbar. Weiterhin sparen Unternehmer Zeit und Geld, denn mit DATEV Arbeitnehmer Online erhält jeder Mitarbeiter Einblick in seine laufende Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung. Dabei erhält er per E-Mail eine Nachricht, wenn ein neuer Beleg für ihn bereitgestellt ist. Postversand oder persönliche Übergabe dieser Auswertungen weichen so einer deutlich effizienteren digitalen Lösung. In die gleiche Richtung führt die Anwendung von DATEV Arbeitnehmer Online Meine Reisen. Hierüber rechnen Mitarbeiter ihre Reisekosten online ab. Ein Vorteil dabei ist, dass die Verpflegungsmehraufwendungen direkt erfasst werden und somit bei der nächsten Auszahlung Berücksichtigung finden.

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Datum

Thema
12. August 2020 DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung (dieser Beitrag)
16. Oktober 2020 SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser?
13. November 2020 DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln
27. November 2020 DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co.
11. Dezember 2020 Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher

Unser Video:
Digitale Lohnbuchhaltung

Im Video erklären wir Ihnen die Vorteile der digitalen Lohnbuchhaltung mit DATEV Unternehmen Online.


1. DATEV Unternehmen Online: Willkommen im Zeitalter der digitalen Lohnbuchhaltung

Die fortschreitende Digitalisierung in der Arbeitswelt hat mittlerweile auch die Lohnbuchhaltung erfasst. Längst umschließt ihr fester Griff alle betriebswirtschaftlichen Aspekte, weil sie die Arbeit effizienter gestaltet, als die bisherigen analogen Methoden. Daher ist dies auch für uns als digitale Steuerkanzlei der Weg, den wir zusammen mit unseren Mandanten einschlagen, auf den wir sie begleiten und ihnen somit helfen, den Erfolg ihres Unternehmens zu mehren. Aus diesem Anlass schildern wir Ihnen nun die vier wesentlichen Vorteile, die DATEV Unternehmen Online im Zusammenhang mit der digitalen Lohnbuchhaltung bietet.

2. Vier Vorteile der digitalen Lohnbuchhaltung mit DATEV Unternehmen Online

2.1. Vorteil 1: die digitale Personalakte

Wir beginnen unsere Auflistung der vier besonderen Vorteile von DATEV Unternehmen Online bei der digitalen Lohnbuchhaltung mit der Quintessenz dessen, was eine gute Mitarbeiterdokumentation ausmacht: der Personalakte. Nun ist auch diese über die Schnittstelle DATEV Unternehmen Online sowohl für Unternehmer als auch für die sie betreuenden Steuerberatungskanzleien gemeinsam verfügbar. Dabei lassen sich in der digitalen Personalakte alle Belege hochladen und revisionssicher abspeichern. Auch alle weiteren wichtigen Informationen können hier hinterlegt werden. Noch komfortabler ist aber eben der direkte Zugriff, den alle berechtigten Nutzer der Schnittstelle schnell und unkompliziert erhalten.

Womit wir einen weiteren Punkt ansprechen, bei dem die digitale Lohnbuchhaltung in einem vorteilhaften Licht glänzt, der Verwaltung der Zugriffsrechte im Unternehmen.

2.2. Vorteil 2: individuelle Verwaltung der Zugriffsrechte

Bei einem Unternehmen, das von seiner Größe her einer eigenen Personalabteilung bedarf, ist die Frage, welcher Mitarbeiter Zugriff auf die Personalakte erhält, enorm wichtig. Schließlich möchte man als Unternehmer vermeiden, dass sensible Daten, wie etwa zu Konditionen in Arbeitsverträgen, in unberechtigte Hände gelangen. Doch mit DATEV Unternehmen Online steht nun eine digitale Personalakte zur Verfügung, die so konfigurierbar ist, dass die Geschäftsführung ganz individuell einzelne Datensätze bestimmen kann, auf die auch nur von ihr autorisierte Personen zugreifen können. So erhält jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf diejenigen Daten, die er tatsächlich für seine Arbeit braucht. Selbst in einer gut organisierten Personalabteilung mit analoger Dokumentation und Verfahrensweise ist dies kaum möglich, da stets alle Personalakten für alle Mitarbeiter dieser Abteilung frei zugänglich sind.

2.3. Vorteil 3: digitale Reisekostenabrechnung über DATEV Arbeitnehmer Online Meine Reisen

Fast nahtlos knüpft auch der dritte Vorteil in unserer Liste an den vorigen Punkt an. Denn auch die Reisekostenabrechnung ist ein sensibler Datensatz, den man selbst in einer Personalabteilung oft nur bestimmten Mitarbeitern anvertraut. Mit der digitalen Reisekostenabrechnung DATEV Arbeitnehmer Online Meine Reisen können Mitarbeiter ihre Reisekosten sowie die Berechnung ihrer Verpflegungspauschalen online abwickeln. Nur Personen, die wirklich mit diesen Daten betraut sind, erhalten dann Zugriff darauf.

Und noch einen Vorteil bietet die digitale Reisekostenabrechnung von DATEV. Denn sobald ein Mitarbeiter seine Reisekostenabrechnung digital eingereicht hat, fließt sie in die Lohnbuchhaltung durch die betreuende Steuerberatungskanzlei ein. Dadurch erfolgt die entsprechende Vergütung so zeitnah als möglich. Voraussetzung hierzu ist lediglich, dass der verreiste Mitarbeiter selbst so früh wie möglich seine Angaben hierzu übermittelt. Mit der leicht verständlichen Bearbeitungsoberfläche von DATEV Arbeitnehmer Online Meine Reisen ist dies sogar ganz einfach. Selbstverständlich unterstützen wir Ihre Mitarbeiter bei der Einführung dieser ebenso wie der übrigen DATEV-Anwendungen und betreuen Sie auch darüber hinaus sehr gern.

2.4. Vorteil 4: digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung per DATEV Arbeitnehmer Online

Beim vierten Punkt ist das höchste Potential zum Einsparen von Geld, vor allem aber auch von Zeit gegeben. Denn hierbei geht es darum, den Mitarbeitern eines Unternehmens die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung auf digitale Weise zukommen zu lassen. Früher war es Usus, dass man diese Abrechnungen in Papierform ausdruckte und entweder persönlich aushändigte oder sogar per Post an die Mitarbeiter zustellte. Mit Einführung der digitalen Lohnbuchhaltung geht man den umgekehrten Weg. Hierbei ist es der Mitarbeiter selbst, der sich die eigene Abrechnung abholt, und zwar online. Dabei erhält jeder Mitarbeiter ein persönliches Zugriffsrecht auf seine Daten, die dann bei DATEV Arbeitnehmer Online einsehbar sind. Dazu braucht er sich nur zu registrieren und auf die regelmäßige Benachrichtigung per E-Mail zu warten, die jede neue Abrechnung anzeigen. Somit kann auch er die Verwahrung von Papierbelegen vermeiden. Stattdessen steht es ihm jederzeit und von jedem Ort aus frei auf diese Informationen zuzugreifen.

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3. Was die digitale Lohnbuchhaltung Ihnen Wert ist

Die digitale Praxis rückt mehr und mehr in unseren Berufsalltag vor. Sie bietet eine Vielzahl an Vorteilen, von denen die Steigerung der unternehmerischen Effizienz ihre hervorragendste Eigenschaft ist. Tatsächlich sind auch ganz reale, direkt messbare Einsparungen auf diese Weise möglich. So sind bei der Anwendung der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung die früher anfallenden Portokosten nun ohne Belang. Doch auch Ihre Mitarbeiter kommen in den Genuss von Vorteilen. Dazu zählen die sicheren und umfassenden Möglichkeiten beim Zugriff auf die eigene Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung durch DATEV Arbeitnehmer Online ebenso wie die bequeme, stets verfügbare Reisekostenabrechnung mittels DATEV Meine Reisen.

Selbstverständlich sind auch für die hier vorgestellten Optionen zur digitalen Lohnbuchhaltung Gebühren zu entrichten. Doch mit einer monatlichen Gebühr von EUR 10,50 für die Nutzung von DATEV Unternehme Online, EUR 0,15 je Mitarbeiter für DATEV Arbeitnehmer Online sowie EUR 0,90 je Mitarbeiter für DATEV Arbeitnehmer Online Meine Reisen bleiben diese im überschaubaren Rahmen. Gleichzeitig bieten sie aber mit den vorgestellten Vorteilen eben auch einen erheblichen Mehrwert – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter.

Also nutzen auch Sie die digitalen Funktionen zur Lohnbuchhaltung von DATEV Unternehmen Online. Profitieren Sie von den vielen Vorteilen, indem Sie uns per E-Mail kontaktieren oder rufen Sie uns doch einfach gleich jetzt an. Ihre digitale Zukunft wartet bereits auf Sie.


Steuerberater für Unternehmer

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der digitalen Lohnbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

  1. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
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