Früher, im analogen Zeitalter, wurden Lohn- und Gehaltabrechnungen sowie andere steuerlich oder für die Sozialversicherung relevante Dokumente in Briefform per Post an die Beschäftigten eines Unternehmens verschickt. Dabei kam es durchaus schon mal zu Verzögerungen oder gar zu Fehlern bei der Zustellung. In unserer digitalisierten Arbeitswelt gehören solche, aus unserer heutigen Sicht, mühsam erscheinende und fehleranfällige Prozeduren der Vergangenheit an. Das sollte man zumindest meinen, denn es soll noch Unternehmen geben, denen die Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online noch unbekannt sind. Das wollen wir mit diesem Beitrag nun ändern.
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Digitalisierung der Lohn- und Finanzbuchhaltung spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Konzepte aus, die maßgeschneidert zu ihrer unternehmerischen Situation passen. Aufgrund der aktuellen Resonanz haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
Datum |
Thema |
23. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen |
12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher |
19. März 2021 |
Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – diese 3 Ziele sollten Sie umsetzen |
10. April 2023 |
DATEV Arbeitnehmer online: digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung (dieser Beitrag) |
Inhaltsverzeichnis
1. DATEV Arbeitnehmer online – Einleitung
Für viele Arbeitnehmer gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnung am Ende eines jeden Monats zum gewohnten Ritual. So prüft man, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung tatsächlich korrekt erfolgte, ob alle Lohnsteuermerkmale Berücksichtigung fanden, oder etwa, ob die verbliebenen Urlaubstage für einen weiteren Kurzurlaub reichen. Und jedes Mal erhält man ein neues Schreiben, selbstverständlich in Papierform. Manch ein Mitarbeiter hat bereits etliche Aktenordner voll mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen der vergangenen Jahre und Jahrzehnte zu ihrer Aufbewahrung abgestellt.
Aber abgesehen von der Frage, ob dies noch zeitgemäß ist (und die jeder Arbeitnehmer wohl selber beantworten kann), sollte man auch überlegen, ob es auch sinnvoll ist, die mittlerweile ebenfalls vorhandenen digitalen Alternativen zu ignorieren.
2. Was ist DATEV Arbeitnehmer online?
Eine solche digitale Lösung ist DATEV Arbeitnehmer online. Dabei handelt es sich um eine Cloud-basierte Übermittlungsplattform, mit der Arbeitgeber Lohn- und Gehaltsdokumenten aller Art an ihre Beschäftigten übermitteln. Dabei stellt DATEV e.G., die große deutsche Genossenschaft für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, den Service DATEV Arbeitnehmer online zur Verfügung. Wie dieser Service funktioniert und welche Vorteile dies für alle Involvierten bereithält, soll Ihnen dieser Beitrag näherbringen.
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3. Lohn- und Gehaltsdokumente mit DATEV Arbeitnehmer online erstellen
In der Vergangenheit hat entweder die eigenen Personalabteilung oder ein externer Dienstleister die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen abgewickelt. Auch alle anderen Prozesse, die im Personalwesen angelaufen sind, wie etwa die Archivierung von Lohnsteuermerkmalen oder die Überwachung der Urlaubstage der einzelnen Mitarbeiter in einem Unternehmen, erfolgte auf diese Weise. Jedenfalls berechnete man früher Löhne und Gehälter sowie alle anderen in diesem Zusammenhang stehenden Angelegenheiten (zum Beispiel die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall), um sie dann an die Beschäftigten auszugeben.
Mit DATEV Arbeitnehmer online bleibt die Datenverarbeitung in bisheriger Form bestehen. Ganz gleich, ob hierfür die Personalabteilung eines Unternehmens verantwortlich zeichnet oder ob stattdessen eine Steuerberatungskanzlei die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt, dieser Aspekt läuft unverändert weiter. Was sich aber ändert, ist der Weg, über den die Mitarbeiter die für sie erstellten Dokumente erhalten. Denn anstatt diese Dokumente auszudrucken und in Briefumschläge zu stecken, um sie dann an die Mitarbeiter auszuteilen oder gar per Post zu verschicken, stellt man sie nun auf der Cloud von DATEV Arbeitnehmer online einfach zur digitalen Abholung bereit.
Dabei kann man mit DATEV Arbeitnehmer online mehr als bloß die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen übermitteln. Ebenso erfolgt auch die Zusendung von Steuerbescheinigungen, unter anderem eben auch die Jahreslohnsteuerbescheinigung. Jedes Dokument wird dabei als eigene Datei eingespielt, sodass die Adressaten sie entweder in der Cloud verwalten oder auf eine eigene Plattform herunterladen können, um sie dort zusätzlich zu archivieren.
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4. Welche Vorteile bietet DATEV Arbeitnehmer online?
Kommen wir nun auf die Vorteile zu sprechen, die DATEV Arbeitnehmer online bietet. Da ist zunächst der Umstand zu nennen, dass nun alle Transaktionen digital stattfinden. Kein Blatt Papier muss noch ausgedruckt werden. Briefumschläge und Briefmarken sind somit ebenfalls überflüssig. Das erfreut sowohl Unternehmer, die damit Kosten sparen können, als auch die Mitarbeiter, die nun keine Dokumente in Papierform verwalten müssen.
Was aber vielleicht noch wichtiger ist, betrifft den Datenschutz. Denn um DATEV Arbeitnehmer online zur Übermittlung der Dokumente zu nutzen, ist pro Mitarbeiter ein eigenes Konto erforderlich. Auf dieses Konto hat dann nur diese eine Person zugriff. Daher kann auch nur sie einsehen, was ihr Arbeitgeber ihr an Daten per DATEV Arbeitnehmer online übermittelt. Dass also jemand einmal aus Versehen einen Briefumschlag öffnet, der eigentlich jemand anderem gegolten hat, ist somit fortan ausgeschlossen.
Außerdem können Arbeitnehmer ihre bei DATEV Arbeitnehmer online hinterlegten Dokumente jederzeit und überall einsehen. Sie brauchen dafür lediglich eine Internetverbindung zur Cloud, bei der sie sich ganz individuell anmelden. Da dies sehr gut funktioniert, ist auch keine eigene App hierfür erforderlich. Schließlich entfällt auch die Wartezeit, die früher die Zustellung per Post beanspruchte. Sobald die Dokumente in der Cloud ankommen, können die Mitarbeiter diese einsehen. Das hilft auch der Personalabteilung dabei, eingehende Nachfragen zu vermeiden.
5. DATEV Arbeitnehmer online – sicher auch für Sie eine gute Option
All diese Vorteile sind für viele Arbeitnehmer heutzutage fast schon eine Selbstverständlichkeit. Dennoch soll es Arbeitgeber geben, die sich dieser vielfältigen Möglichkeiten nur unzureichend bewusst sind. Aus diesem Grund haben wir die Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online an dieser Stelle vorstellen wollen. Wir hoffen, dass wir es sowohl Arbeitgebern als auch ihren Beschäftigten ein wenig erleichtern können, wenn wir ihnen auf diesem Wege einmal verdeutlichen, wie einfach und effizient die Übermittlung der Lohn- und Gehaltsdokumente mit DATEV Arbeitnehmer online ist. Wenn also auch Sie anerkennen, dass dies ein Werkzeug ist, das in Ihrem Unternehmen für Fortschritt sorgt, dann rufen Sie uns jetzt an. Wir beraten Sie gerne zu allen Einzelheiten, die Sie über DATEV Arbeitnehmer online wissen wollen und sollten.
Steuerberater für digitale Transformation
Unsere digitale DATEV-Kanzlei 2023 hat sich besonders auf die Umstellung digitaler Prozesse in der Finanz- und Lohnbuchhaltung spezialisiert. Bei der Erstellung der laufenden Buchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
Digitale Buchhaltung
- Erstellung der laufenden Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, der Jahresabschlüsse sowie aller Steuererklärungen
- Einrichtung des Zugangs zur digitalen Abfrage von Unternehmenskennzahlen per DATEV Unternehmen Online
Umwandlungen
- Betreuung im Rahmen der komplexen Finanzbuchhaltung bei rückwirkenden Umwandlungsvorgängen
Internationales Steuerrecht – Unternehmen
- Anfertigung von Verrechnungspreisdokumentationen nach steuerlich optimierten Gesichtspunkten
Umsatzsteuer
- Expertise im OSS-Verfahren
- Weiterentwicklung von Anwendungsmethoden zur Optimierung der Prozesse beim OSS-Verfahren
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
Wenn man ein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln möchte und dazu die Möglichkeit nutzt, dies rückwirkend zu gestalten, dann hat dies Auswirkungen auf die Buchhaltung. Denn im Verlauf der achtmonatigen Rückwirkungsfrist fallen bei der Buchhaltung verschiedene Besonderheiten an, die eine Anpassung erforderlich machen. Dies ist etwa bei der Anmeldung der Umsatzsteuer der Fall, bei der die Rückwirkung keine Berücksichtigung findet. Hingegen ist bei der Erstellung der Bilanzen die Rückwirkung maßgebend.
Inhaltsverzeichnis
1. Einzelunternehmen umwandeln in der Praxis – Einleitung
In der Gestaltungsberatung entwickelt man Konzepte, mit denen man Unternehmern Wege aufzeigt, wie sie mit ihren Unternehmen Steuern sparen können. Wenn wir diese Gestaltung nun umsetzen, kommen aber auch noch andere Aspekte zum Vorschein. Das merken wir insbesondere in der Buchhaltung. Darum dachten wir uns, dass wir Ihnen auch einmal diese Seite der Medaille vorstellen. Und am besten machen wir das anhand eines Beispiels. Dazu gehen wir davon aus, dass ein Einzelunternehmen in eine GmbH umgewandelt wird und schauen nun, wie sich das auf die Buchhaltung im Jahr der Umwandlung auswirkt.
2. Einzelunternehmen umwandeln: die Ausgangslage zur Buchhaltung
Also wandeln wir ein Einzelunternehmen in eine GmbH um (gemäß § 20 UmwStG). Dazu folgen wir unserer allgemeinen Empfehlung und gestalten dies rückwirkend zum Jahresbeginn. Auf diese Weise können wir die Schlussbilanz des Vorjahres als Umwandlungsbilanz verwenden. Das bedeutet, dass wir von Januar bis Ende August Zeit haben, um innerhalb der gesetzlichen Rückwirkungsfrist von acht Monaten das Einzelunternehmen in eine GmbH rückwirkend umzuwandeln. Dauert der Umwandlungsprozess nämlich länger, dann muss man eine separate Umwandlungsbilanz erstellen, was daher mit vermeidbaren Kosten einhergeht.
Damit verbunden ist aber auch die gesetzliche Fiktion, dass die GmbH für ertragsteuerliche Zwecke bereits am 1. Januar existiert, obwohl die tatsächliche Umwandlung erst deutlich später erfolgt. In dieser Zwischenzeit zwischen dem 01.01. und dem 31.08., in der wir das Einzelunternehmen umwandeln, müssen wir aber für umsatzsteuerliche Belange die Buchführung ebenfalls vornehmen. Hier ist aber das tatsächliche Datum der Umwandlung für den Wechsel in der Buchführung entscheidend. Wie bekommen wir das also hin?
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3. So erfolgt die Buchhaltung, wenn Sie Ihr Einzelunternehmen umwandeln
Wie Sie sehen, gibt es eine Vielfalt an Punkten, die man bei der Buchhaltung beachten muss, wenn Sie ein Einzelunternehmen umwandeln. Gehen wir es an.
3.1. Rückwirkende Buchhaltung der GmbH
Als erstes betrachten wir, wie wir die rückwirkend zum Jahresbeginn entstehende GmbH in der Finanzbuchhaltung behandeln müssen, um die Jahresabschlüsse und Steuerbilanzen daraus zu erstellen. In der Zeit bis zur Eintragung der umgewandelten GmbH ins Handelsregister läuft ja das Geschäft als Einzelunternehmen weiter. Da das Einzelunternehmen am Ende des Jahres keine Beachtung bei der Erstellung der Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erhält, kann man die zunächst vorgenommenen Buchungen unverändert auf das neue Mandat der GmbH übertragen. Damit ist zumindest dieser Teil der Umwandlung relativ einfach umzusetzen.
3.2. Buchung der Vermögensgegenstände in die Bilanz der GmbH
Schon deutlich aufwändiger gestaltet sich die Überführung der Vermögensgegenstände aus dem Einzelunternehmen in die Bilanz der GmbH. Zwar ist dies bei der steuerneutralen Übertragung zu Buchwerten mit den gleichen Werten stets der einfachste Weg. Allerdings kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, diese Übertragung zu Teilwerten oder gar zu Verkehrswerten vorzunehmen. Sollte man diesen Weg beschreiten, muss sehr genau aufpassen, was man in die Eröffnungsbilanz der GmbH bucht. Meistens nimmt man dabei die Differenz, die sich aus den höheren Wertansätzen im Anlage- und Umlaufvermögen ergeben, als Grundlage für Buchungen in das Kapitalkonto. Selbstverständlich ist dies nun Grundlage einer Besteuerung nach dem Umwandlungssteuerrecht.
3.3. Buchung der Umsätze des Einzelunternehmens bis zur Umwandlung
Die wohl größte Herausforderung bei der Buchhaltung, wenn man ein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandeln möchte, ist die Erfassung der laufenden Umsätze. Denn hierfür muss man die Trennung zwischen den Lieferungen des Einzelunternehmens und der GmbH vornehmen. Dies hat aber folglich auch Auswirkungen auf die Erstellung der Jahresumsatzsteuererklärung. So oder so, diese Buchungen sind äußerst fehleranfällig. Eine gewissenhafte, auf diesen Sachverhalt spezialisierte Buchhaltung ist daher eine wohlüberlegte Maßnahme zur Risikominimierung. Denn einerseits möchte kein Unternehmer Umsatzsteuer doppelt abführen, noch durch eine versehentliche Unterlassung Steuern hinterziehen. Und wenn dabei sogar grenzüberschreitende Geschäfte eine Rolle spielen, und diese im Ausland umsatzsteuerpflichtig sind, dann ahnt man, dass ihre Buchhaltung einen hohen Aufwand bedeutet, wenn man ein Einzelunternehmen umwandeln möchte.
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4. Einzelunternehmen umwandeln & korrekte Buchhaltung – Fazit
Was ist nun die Quintessenz unserer Betrachtungen? Einerseits konnten wir hoffentlich zeigen, dass die eigentliche Umwandlung eines Einzelunternehmens eine geringere Herausforderung darstellt als die der sie begleitenden Buchhaltung. Dies liegt insbesondere an den unterschiedlichen Anforderungen gegenüber einer GmbH und einem Einzelunternehmen. Andererseits war es uns wichtig, in den Fokus zu setzen, welch enorme Bedeutung einer spezialisierten Buchhaltung zukommt, wenn man ein Einzelunternehmen umwandeln möchte. Wer also ein Einzelunternehmen führt und es nun beispielsweise in eine GmbH umwandeln möchte, der sollte auch darauf achten, dass zumindest in der Übergangsphase die Buchhaltung auf genau diese Besonderheiten achtet. Dabei sollte dies mindestens bis zur Erstellung der Jahresabschlüsse in erfahrenen Händen liegen.
Als Steuerberatungskanzlei mit einer Ausrichtung auf die Optimierung von Unternehmensstrukturen kennen wir selbstverständlich die Anforderungen, die man etwa bei der Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH zu beachten hat, damit diese steuerneutral erfolgen kann. Darüber hinaus begleiten wir unsere Mandanten aber auch gerne in praktischer Hinsicht. So unterstützen wir sie bei der Buchhaltung und berücksichtigen routiniert die speziellen Aspekte, die wir in diesem Artikel angeschnitten haben. Außerdem nutzen wir als digitale DATEV-Kanzlei 2023 alle verfügbaren digitalen Unterstützungsmöglichkeiten. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Umwandlung ihres Unternehmens vollumfänglich zu ihrer Zufriedenheit erfolgt. Dies ist unser Anspruch und somit auch unsere Leistung.
Steuerberater für Unternehmensteuerrecht
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung zum Umwandlungssteuerrecht spezialisiert. Bei der Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
GmbH
- Allgemeine Beratung zur GmbH-Besteuerung
- Spezielle Beratung zur Vermeidung von Betriebsaufspaltungen
- Unterstützung zum Erreichen von Steuerreduktionen bei Gewinnausschüttungen
- Beratung zur strategischen Ausrichtung von Kapitalgesellschaften (Einrichtung von Organschaften und Holdingstrukturen)
- Informationen zum Erwerb eigener Anteile und zur Nutzung disquotaler Gewinnausschüttungen
Umwandlungen
- Beratung zu sämtlichen Umwandlungsvorgängen (Einbringung, Verschmelzung, Formwechsel, Anteilstausch)
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
Lehrauftrag für Steuerrecht
Unsere besonderen Expertisen für Umwandlungsrecht und Umwandlungssteuerrecht werden auch durch die FOM Hochschule bestätigt. Steuerberater Christoph Juhn wurde dort zum Lehrbeauftragten für Steuerrecht berufen und lehrt seit dem Wintersemester 2013 die Veranstaltung „Umwandlungssteuerrecht“. Das vorlesungsbegleitende Skript stellen wir Ihnen hier gerne vorab als Information zum kostenlosen Download zur Verfügung:
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Unternehmer müssen eine Vielzahl von komplexen und oft grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen umsatzsteuerlich würdigen, um sie in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung richtig anzugeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen sie daneben auch eine zusammenfassende Meldung abgeben. Daher können insbesondere im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen Probleme entstehen. Wir erklären die zusammenfasssende Meldung nach § 18a UStG und worauf Sie achten müssen – vor allem unter steuerstrafrechtlichen Aspekten.
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerliche Beratung von Unternehmen spezialisiert. Dabei übernehmen wir für unsere Mandanten nicht nur die steuerliche Gestaltung sondern auch die laufende Beratung. Aufgrund der aktuellen Resonanz haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
Datum | Thema |
20. Juli 2022 | Das Eigenkapital in der Handelsbilanz |
19. Juli 2022 | Der Lagebericht als Ergänzung zum Jahresabschluss |
19. Oktober 2018 | Der Anhang zum Jahresabschluss: welche Informationen fließen ein? |
26. Juli 2022 | Das Gesamtkostenverfahren bei der Gewinn- und Verlustrechnung |
11. August 2022 | Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG): Fristen / Inhalt / steuerstrafrechtliche Risiken (dieser Beitrag) |
Unser Video: Systematik & Prüfungsschema | Umsatzsteuer
In diesem Video erklären wir, die Systematik der Umsatzsteuer.
Inhaltsverzeichnis
1. Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG)
Unternehmer, die gewisse grenzüberschreitende Umsätze ausführen, müssen gemäß § 18a UStG eine zusammenfassende Meldung abgeben. Dafür schulden regelmäßig die Leistungsempfänger die Steuer. Daher soll die zusammenfassende Meldung den für die Leistungsempfänger zuständigen Finanzbehörden ermöglichen, zu prüfen, ob der Leistungsempfänger den Leistungsbezug ordnungsgemäß versteuert. Somit soll Steuerhinterziehung bekämpft werden. Die zusammenfassende Meldung dient daher dazu, die Erwerbsbesteuerung im Bestimmungsland sicherzustellen.
2. Zusammenfassende Meldung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
2.1. Mechanismus der innergemeinschaftlichen Lieferung
Liegen die materiellen Voraussetzungen des § 6a Absatz 1 Satz 1 UStG vor, so sind innergemeinschaftliche Lieferungen gemäß § 4 Nummer 1 Buchstabe b) UStG steuerfrei. Dann müssen die Unternehmer, die eine solche innergemeinschaftliche Warenlieferung oder ein innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte ausführen, eine zusammenfassende Meldung abgeben. Überdies trifft diese Pflicht gemäß § 18a Absatz 2 UStG auch Unternehmer, die sonstige Leistungen im Sinne des § 3a Absatz 2 UStG beziehen.
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2.2. Zusammenfassende Meldung: Fristen und Inhalt
Nach § 18a Absatz 1 Satz 1 UStG muss der Unternehmer für innergemeinschaftliche Lieferungen bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine zusammenfassende Meldung übermitteln. Daher muss der Unternehmer sie für jeden Kalendermonat abgeben, in dem er meldepflichtige Umsätze ausführt. Hingegen müssen Unternehmer, die die Umsatzschwelle des § 18a Absatz 1 Satz 2 UStG nicht überschreiten, sie innerhalb von 25 Tagen nach einem Kalendervierteljahr abgeben. Entsprechendes gilt auch für die Meldepflicht nach § 18a Absatz 2 UStG. Demgegenüber trifft Kleinunternehmer keine diesbezügliche Meldepflicht. Die zusammenfassende Meldung muss dabei für jeden Erwerber die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Bemessungsgrundlage und die Art des Umsatzes enthalten. Die Angaben werden von dem BZSt an die Mitgliedsstaaten übermittelt.
2.3. Zusammenfassende Meldung und Umsatzsteuervoranmeldung
In der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung, die nach § 18 Absatz 1 Satz 1 UStG bis zum zehnten Tag des Folgemonats zu übermitteln ist, erklärt der Unternehmer die innergemeinschaftliche Lieferung als steuerfrei. Dann muss er die zusammenfassende Meldung beim BZSt abgeben. Die Abgabe der zusammenfassenden Meldung erfolgt daher zeitlich nach Abgabe der entsprechenden Voranmeldung.
Kommt der Unternehmer seiner Pflicht zur Abgabe einer ordnungsgemäßen zusammenfassenden Meldung nicht nach, so ist die Steuerbefreiung grundsätzlich zu versagen. Daher steht grundsätzlich erst im Zeitpunkt der Abgabe der zusammenfassenden Meldung beziehungsweise mit dem fruchtlosen Ablauf der Abgabefrist fest, ob der Umsatz von der Steuer befreit ist. Eine etwaige Versagung der Steuerbefreiung folgt der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung daher zeitlich nach. Die Versagung der Steuerbefreiung erfolgt aber rückwirkend, also auf den Zeitpunkt des Umsatzes zurück.
Jedoch kann der Unternehmer, dadurch dass er die fehlerhafte zusammenfassende Meldung korrigiert, rückwirkend die Steuerbefreiung wiedererlangen. Der Unternehmer ist verpflichtet die fehlerhafte zusammenfassende Meldung nachträglich innerhalb eines Monats zu berichtigen. Zudem hat die Finanzverwaltung entschieden, dass zum einen innerhalb der Monatsfrist auch eine unterlassene zusammenfassende Meldung nachgeholt werden kann. Daneben soll auch die Korrektur nach Ablauf der Monatsfrist, aber innerhalb der Festsetzungsfrist dazu führen, dass die Steuerbefreiung rückwirkend anerkannt wird. Die Monatsfrist dient daher nur dem Bußgeldverfahren.
3. Zusammenfassende Meldung: Steuerstrafrechtliche Aspekte
3.1. Steuerstrafrechtliche Folgen durch Verknüpfung mit Steuerbefreiung
Immer, wenn den Steuerpflichtigen Mitwirkungspflichten treffen, so stellt sich die Frage nach steuerstrafrechtlichen Risiken. Die Regelungen in § 18a UStG dienen zwar nicht dazu, die ordnungsgemäße Besteuerung im Inland sicherzustellen. Verstöße gegen die Pflichten nach § 18a UStG werden aber nach dem Bußgeldtatbestand in § 26a Absatz 2 Nummer 5 UStG sanktioniert. Zudem können sich aus der Verknüpfung von Steuerbefreiung und ordnungsgemäßer Abgabe der zusammenfassenden Meldung steuerstrafrechtliche Folgen ergeben.
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3.2. Richtige Umsatzsteuervoranmeldung
Liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor und ist die Umsatzsteuervoranmeldung richtig und auch vollständig. Dann wird die Umsatzsteuervoranmeldung nicht dadurch unrichtig, dass der Unternehmer im Nachgang keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung übermittelt und so rückwirkend die Steuerbefreiung verliert.
Bei dem umgekehrten Fall von nachträglichen Änderungen zugunsten des Steuerpflichtigen, die auf den Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung zurückwirken, ist die Sachlage zum Zeitpunkt der Tat, also der Abgabe der Voranmeldung maßgeblich. Nachträgliche Änderungen des Steueranspruchs zugunsten oder zuungunsten des Steuerpflichtigen sind für die Tatbestandsverwirklichung daher dann unerheblich, selbst wenn ihnen nach dem materiellen Steuerrecht Rückwirkung auf den Zeitpunkt der Steuerentstehung zukommt.
Strafbarkeitsrisiken ergeben sich daher für den Unternehmer bei Abgabe der Voranmeldung nicht, wenn die Voranmeldung vor einer fehlerhaften zusammenfassenden Meldung oder vor Ablauf der für die Meldepflicht geltenden Abgabefrist eingereicht wird.
3.3. Keine Umsatzsteuervoranmeldung
Gibt der Unternehmer keine Umsatzsteuervoranmeldung ab, so besteht die Erklärungspflicht fort. Gibt der Unternehmer nach Versagung der Steuerbefreiung die Voranmeldung weiterhin nicht ab, kann dies gemäß § 370 Absatz 1 Nummer 2 AO, § 378 Absatz 1 AO sanktioniert werden.
3.4. Zusammenfassende Meldung fehlerhaft
Gibt der Unternehmer die zusammenfassende Meldung hingegen vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig ab, begeht er eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Absatz 2 Nummer 5 UStG. Eine Steuerhinterziehung oder leichtfertige Steuerverkürzung von Umsatzsteuer im Inland scheidet hingegen aus: Zwar verliert der Unternehmer rückwirkend die Steuerbefreiung, sodass die bisher in der Voranmeldung erklärte und festgesetzte Umsatzsteuer zu niedrig ist. Indes führt die pflichtwidrige Abgabe der zusammenfassenden Meldung nicht objektiv zurechenbar zur Steuerverkürzung, da die innergemeinschaftliche Lieferung bei dem rechtmäßigem Alternativverhalten der ordnungsgemäßen Abgabe steuerfrei wäre.
Möglich ist hingegen eine Strafbarkeit wegen der Beteiligung an einer Hinterziehung von Umsatzsteuer im Bestimmungsland (§ 370 Absatz 6 Satz 2 AO), wenn die nicht ordnungsgemäße Abgabe der zusammenfassenden Meldung der Umsatzsteuerverkürzung in einem anderen Mitgliedstaat dient.
3.5. Unterlassene Anzeige
Erkennt der Steuerpflichtige, dass die Steuerbefreiung nachträglich entfallen ist, weil er keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung abgegeben hat, muss er den Wegfall der Steuerbefreiung gegenüber dem zuständigen Finanzamt gemäß § 153 AO unverzüglich anzeigen. Erkennt der Unternehmer, dass die Steuerbefreiung weggefallen ist und versäumt er die unverzügliche Anzeige nach § 153 Absatz 2 AO, ist der Tatbestand der Steuerhinterziehung durch Unterlassen nach § 370 Absatz 1 Nummer 2 AO erfüllt. In der Nachholung oder der Berichtigung der zusammenfassenden Meldung vor der Tatvollendung kann aber ein strafbefreiender Rücktritt vom Versuch liegen. Nach Tatvollendung ist dem Steuerpflichtigen zu empfehlen, die Nachholung oder die Berichtigung der zusammenfassenden Meldung bei dem BZSt mit einer gleichzeitigen Mitteilung an das für ihn zuständige Finanzamt zu verbinden, die die Voraussetzungen einer strafbefreienden oder bußgeldbefreienden Selbstanzeige erfüllt, § 371, § 378 Absatz 3 AO.
Keine Strafbarkeitsrisiken bestehen hingegen, wenn der Unternehmer entweder unverzüglich die Anzeige nach § 153 Absatz 2 AO erstattet oder vor Ablauf der Frist die zusammenfassende Meldung abgibt oder berichtigt. Im letzten Fall erlischt auch die Anzeigepflicht nach § 153 Absatz 2 AO.
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Wir erklären, wie Sie durch die Selbstanzeige Strafbefreiung erlangen können..
4. Fazit: Zusammenfassende Meldung und Steuerstrafrecht
Abschließend betrachtet führen Fehler bei der zusammenfassenden Meldung zu steuerstrafrechtlichen Problemen, wenn der Unternehmer sich an der Hinterziehung von Umsatzsteuer im Bestimmungsland beteiligt. Ein weiterer Fall liegt vor, wenn der Unternehmer nach Abgabe der Voranmeldung erkennt, dass er zum Fälligkeitszeitpunkt keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung abgegeben hat und es vorsätzlich oder leichtfertig unterlässt unverzüglich den Wegfall der Steuerbefreiung gemäß § 153 Absatz 2 AO anzuzeigen oder innerhalb dieses Zeitraums eine zusammenfassende Meldung abzugeben oder zu berichtigen. Zuletzt ist es steuerstrafrechtlich relevant, wenn der Unternehmer die innergemeinschaftlichen Lieferungen in der Umsatzsteuerjahreserklärung vorsätzlich oder leichtfertig als steuerfrei erklärt, obwohl er keine ordnungsgemäße zusammenfassende Meldung für die entsprechenden Voranmeldungszeiträume abgegeben hat und damit die Voraussetzung der Steuerbefreiung nicht erfüllt sind.
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- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
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Umsatzsteuer
- Umsatzsteuerliche Bewertung des Share Deals und Asset Deals
- Beurteilung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs
- Durchführung der Vorsteuerabzugsberichtigung nach § 15a UStG
- Beurteilung von Optionsmöglichkeiten nach § 9 UStG
- Begründung umsatzsteuerlicher Organschaften
- Geschickte Ausübung des Zuordnungswahlrechts bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern
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Steuerbescheide ergehen zwar als Verwaltungsakt. Das heißt aber nicht, dass damit zugleich auch eine hoheitliche Sachaufklärung verbunden ist. Der Steuerbescheid ergeht mittlerweile vielmehr auf Basis der Angaben des Steuerpflichtigen und sonstiger Dritter. Die Steuern werden daher selbstregulierend festgesetzt und auch erhoben. Zulässig ist dies durch das sogenannte Risikomanagementsystem. Wir erklären, wie das abläuft, warum und auf Grund welcher Gesetzesgrundlage die Selbstveranlagung möglich ist.
Inhaltsverzeichnis
1. Selbstveranlagung als „Besteuerungsverfahren“
1.1. Steueranmeldung
Ungefähr ein drittel des gesamten Steueraufkommens beruht auf sogenannten Steueranmeldungen. Das sind Steuererklärungen, welche die Wirkung von Steuerfestsetzungen unter dem Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO besitzt. Genannt wird dies Selbstveranlagung.
1.2. Vollautomatische Selbstveranlagung
Daneben gibt es gemäß § 155 Ansatz 4 AO die Möglichkeit der ausschließlich vollautomatischen Steuerveranlagung. In Kombination mit der elektronischen Steuererklärungspflicht dient das dazu, die Steuern vollautomatisch auf Basis der vom Erklärungspflichtigen übermittelten E-Daten festzusetzen. Letztlich soll dadurch der Verwaltungsaufwand auf Seiten der Behörden minimiert werden. Dabei liegt der Gedanke zugrunde, dass grundsätzlich kein Anlass für weitere Ermittlungen besteht, wenn der Steuerpflichtige hinreichend mitwirkt und keine Anhaltspunkte dafür ersichtlich sind, dass die von ihm erklärten Tatsachen unrichtig oder unvollständig sind. Dementsprechend genießt der Steuerpflichtige entsprechend der sogenannten Kooperationsmaxime einen freiheitsschonenden Vertrauensvorschuss. Dieser kann aber natürlich durch fehlerhafte Erklärungen erschüttert werden.
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2. Zulässigkeit der Selbstveranlagung
Die Selbstveranlagung ist grundsätzlich zulässig. Die Besteuerungsverfahren ist angesichts der jährlich wiederkehrenden und unüberschaubaren Anzahl an steuerlichen Sachverhalten ein Massenverfahren. Deswegen befindet sich die Finanzverwaltung dauerhaft in einem Konflikt zwischen der sorgfältigen Sachverhaltsaufklärung im Einzelfall und der Sicherstellung des Gesamtvollzugs. Da die Finanzverwaltung aber nur begrenzt über entsprechende Ressourcen verfügt bewirkt die größtmögliche Realisierung der Gesetzmäßigkeit im Einzelfall nicht die größtmögliche Realisierung der Gleichheit im Belastungserfolg. Ein solches Verfahren würde die Finanzverwaltung vielmehr überfordern. Deswegen zwingt das Gebot der Rechtsanwendungsgleichheit des Art 3 I GG dazu, den Einzelvollzug an der praktischen Realisierbarkeit des Gesamtvollzugs auszurichten.
3. Dennoch: Kontrolle der Selbstveranlagung durch das Risikomanagementsystem
3.1. Erfordernis des Risikomanagementsystem
Dennoch ist es nicht zulässig das Besteuerungsverfahren allein auf die Selbstveranlagung zu stützen, da ansonsten das Gebot nach gesetzmäßiger und gleichmäßiger Besteuerung nicht gesichert werden kann. Deswegen gibt es das Risikomanagementsystem, das durch den § 88 V AO seit dem 01.01.2017 gesetzlich vorgesehen ist. Es ersetzt aber die eigentliche Prüfung nicht, sondern dient dazu, die begrenzten Verwaltungsressourcen entsprechend der Kontrollbedürftigkeit der Fälle zu steuern. Daher ist das Ziel des Risikomanagementsystems, die kontrollbedürftigen Steuerfälle von den risikoarmen Steuerfällen abzugrenzen. Auf die kontrollbedürftigen Steuerfälle muss dann die Prüfungstätigkeit der Finanzbehörden gerichtet sein.
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3.2. Aufbau des Risikomanagementsystems zur Kontrolle der Selbstveranlagung
3.2.1. Stichprobenkontrolle
In das Risikomanagementsystem werden die vorliegenden elektronischen Daten, die der Steuerpflichtige selbst überliefert hat zur Plausibilitätsprüfung eingestellt. Dazu gehören beispielsweise Steuererklärungen, Einnahmen-Überschussrechnungen oder E-Bilanzen. Zudem werden dort aber auch Daten eingestellt, die Dritte beispielsweise der Arbeitgeber überliefert haben. § 88 V 3 Nr. 1 AO verlangt eine Stichprobenkontrolle der Selbstveranlagung. Diese Stichprobe behandelt den Betroffenen natürlich gegenüber den anderen Steuerpflichtigen, die nicht ausgewählt wurden ungleich. Dennoch dient sie der Generalprävention und somit der Sicherung der Gesetzmäßigkeit. Folglich soll sich niemand auf eine bloße Plausibilitätskontrolle verlassen können. Daher ist die Ungleichbehandlung sachlich gerechtfertigt.
3.2.2. Kontrolle der Selbstveranlagung durch den Amtsträger
Nach § 88 V 3 Nr. 2 AO haben die Finanzbehörden ebenfalls zu gewährleisten, dass die vom Risikomanagementsystem ausgeworfenen Fälle auch tatsächlich von einem Amtsträger überprüft werden. Zudem können Amtsträger gemäß § 88 V Nr. 3 AO auf Basis der Verwaltungserfahrung Fälle auch einfach für eine umfassende Prüfung herausziehen. Dadurch soll der Steuerpflichtige davon ausgehen, dass sein Fall auch unabhängig von der Erfüllung bestimmter Parameter geprüft werden kann.
3.2.3. Plausibilitätskontrolle anhand eingegebener Parameter
Die Plausibilitätskontrolle der Selbstveranlagung erfolgt anhand der im Risikomanagementsystem eingegebenen Parameter. § 88 V 4 AO verbietet die Veröffentlichung der Parametern, die in das elektronische Risikomanagementsystem eingestellt werden, wenn dadurch das Steueraufkommen gefährdet wird. Dennoch musss die Finanzbehörde die konkrete Gefährdungslage darlegen können und darf Auskünfte über die Art der eingestellten Parameter nicht kategorisch ablehnen. Es handelt sich daher um einen konditionierten Geheimnisvorbehalt. Nur der Tiefenbereich, der die Risiko-Selektionskriterien und die aktuellen Prüfungsschwerpunkte offenlegen würde, darf nicht veröffentlich werden, Damit soll verhindert werden, dass das System ausrechenbar wird.
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DATEV Digitale Kanzlei 2021 ist eine Auszeichnung der DATEV eG an ihre Mitglieder, die im vorangegangenen Jahr hohe Standards bei der Umsetzung digitaler Verfahren im Rahmen der Finanzbuchhaltung ihrer Mandanten anlegten. Auch dieses Jahr erhielt JUHN Partner GmbH dieses begehrte Label. Denn als DATEV Digitale Kanzlei 2021 stehen wir für eine zukunftsorientierte Arbeitswelt, die durch die Digitalisierung von Prozessen in der Finanzbuchhaltung unseren Mandanten viele Vorteile bereithält. Dabei haben wir sechs Kriterien erfüllt, um die Auszeichnung als DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten. So haben wir beispielsweise eine hohe Digitalisierungsquote bei unseren Buchungen erreicht. Denn durch DATEV Unternehmen online übernehmen wir zusammen mit den digitalen Belegen unserer Mandanten auch bereits vorerfasste Buchungsvorschläge. Übrigens gilt dies auch bei Bankbuchungen. Außerdem haben wir unser Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts veröffentlicht. Dies war ebenfalls eine Voraussetzung zum Erhalt der Auszeichnung DATEV Digitale Kanzlei 2021.
1. DATEV Digitale Kanzlei 2021 – Einleitung
Das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 ist eine Auszeichnung, die DATEV nun schon im dritten Jahr in Folge verleiht. Empfänger sind Kanzleien, die bei der Digitalisierung erfolgreich neue Wege gehen. Denn aus der digitalen Kooperation der Steuerkanzleien mit ihren Mandanten entspringen auf beiden Seiten außerordentliche Vorteile.
2. DATEV Digitale Kanzlei 2021 – sechs Kriterien
Um nun das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten, mussten die teilnehmenden Kanzleien eine Reihe von Kriterien erfüllen. Dazu gibt DATEV jährlich neue Vorgaben aus, die man erfüllen muss, um die Auszeichnung zu erhalten. Diesmal bestand die Herausforderung aus sechs Bedingungen. Dabei müssen Kanzleien fünf Kennzahlen erbringen, um das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten. Hierzu entfallen drei Bedingungen auf den Bereich Rechnungswesen und zwei auf die Personalwirtschaft. Außerdem ist das Anlegen eines Kanzleiprofils bei DATEV SmartExperts erforderlich.
Übrigens ist die Bewerbung um den Erhalt des Labels DATEV Digitale Kanzlei 2021 im Zeitraum 01.01.2020 bis 31.12.2021 möglich. Danach, soviel sei bereits verraten, soll es auch eine Auszeichnung als DATEV Digitale Kanzlei 2022 geben.
2.1. Kriterien zu DATEV Digitale Kanzlei 2021 aus dem Bereich Rechnungswesen
2.1.1. Digitalisierungsquote gesamt: 70 % Minimum
Als erstes ist natürlich die Digitalisierungsquote der einzelnen Kanzleien insgesamt ein wichtiges Kernelement zur Bewertung im Rahmen der Bewertung zur Auszeichnung DATEV Digitale Kanzlei 2021. So ist diese Bedingung erfüllt, wenn die Digitalisierungsquote insgesamt den Schwellenwert von 70 % erreicht.
2.1.2. Digitalisierungsquote Bank: 70 % Minimum
Auch bei der Digitalisierung der Bearbeitung von Bankbelegen im Rahmen der Finanzbuchhaltung für die Mandanten ist eine Quote als Kennzahl bestimmt. Also steht das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 in Aussicht, wenn die Digitalisierungsquote hierbei mindestens 70 % beträgt.
2.1.3. Anteil der Mandanten mit digitalen Belegen: 40 % Minimum
Ebenfalls relevant ist auch der Prozentsatz an Mandanten, die digitale Belege an ihre Kanzleien übermitteln. So sollte dieser Anteil mindestens bei 40 % liegen. Weil viele Unternehmer erst noch davon zu überzeugen sind, sich auf die Digitalisierung einzulassen, spiegelt dieser Wert den Erfolg einer Kanzlei bei dieser Pionierarbeit wieder.
2.2. Kriterien zu DATEV Digitale Kanzlei 2021 aus dem Bereich Personalwirtschaft
2.2.1. Mandaten, die DATEV Arbeitnehmer online nutzen: 5 % Minimum
Das gleiche gilt auch bei der Implementierung von DATEV Arbeitnehmer online. Hierbei ist der Erfolg schon bei einem Anteil von 5 % aller Mandanten gegeben.
2.2.2. Digitalisierungsquote Bewegungsdaten: 10 % Minimum
Indirekt spielt das letztgenannte Kriterium auch hierbei eine Rolle. Denn je mehr Mandanten DATEV Arbeitnehmer online nutzen, desto höher fällt auh die Digitalisierungsquote bei den Bewegungsdaten hierzu aus. Dabei ist das Minimum von 10 % zu erreichen, um das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten.
2.3. Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts
Die letzte Bedingung zum Erhalt der Auszeichnung DATEV Digitale Kanzlei 2021 ist die Veröffentlichung eines Kanzleiprofils bei DATEV SmartExperts. DATEV SmartExperts ist das digitale Aushängeschild der Kanzlei, das man bei DATEV hinterlegen kann. Damit stellt sich eine Kanzlei vor, sodass potentielle Mandanten einen ersten Eindruck gewinnen können. Darüber hinaus kann man bei DATEV SmartExperts auch Vorgaben zu potentiellen Mandanten hinterlegen. Denn mit DATEV SmartExperts steht auch ein Hilfsmittel zur Verfügung, mit dem ein Abgleich der Merkmale stattfindet, die sowohl potentielle Mandanten als auch Steuerkanzleien vom jeweiligen Partner erwarten. Daher ist DATEV SmartExperts also wesentlich mehr, als eine weitere, digitale Visitenkarte. So ist sie schließlich auch eine Art Partnervermittlung.
Fragen zur Digitalisierung Ihres Unternehmens?
Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:
3. DATEV Digitale Kanzlei 2021: Analyse unserer Ergebnisse
Jetzt wollen wir schauen, wie unsere Kanzlei in den einzelnen Kompetenzen abgeschnitten hat, um das Label DATEV Digitale Kanzlei 2021 zu erhalten.
3.1. DATEV Digitale Kanzlei 2021: Unsere Ergebnisse im Bereich Rechnungswesen
3.1.1. Unsere Digitalisierungsquote gesamt
Bei der Digitalisierungsquote haben wir einen Wert von insgesamt 80 % erreicht. Das sind schon 10 % mehr, als von DATEV zum Erhalt des Labels DATEV Digitale Kanzlei 2020 gefordert. Ein guter Wert, den wir aber noch weiter ausbauen wollen.
3.1.2. Unsere Digitalisierungsquote bei der Bearbeitung von Bankbelegen
Weiterhin liegt unsere Digitalisierungsquote im Zusammenhang mit der Buchung von Bankbelegen bei 90 %. Hier sind wir also schon 20 % über der Minimalvoraussetzung für die begehrte Auszeichnung. Gleichzeitig bleiben aber nur noch 10 %, um uns dem Optimum zu nähern. Daher wollen wir nun auf der Zielgeraden zum Endspurt ansetzen.
3.1.3. Anteil unserer Mandanten mit digitalen Belegen
Bezüglich des Anteils unserer Mandanten, die digitale Belege einreichen, kommen wir auf einen Prozentsatz von 63 %. Damit liegen wir im grünen Bereich, können uns aber sicherlich noch weiter verbessern.
3.2. DATEV Digitale Kanzlei 2021: Unsere Ergebnisse im Bereich Personalwirtschaft
3.2.1. Anteil unserer Mandaten, die DATEV Arbeitnehmer online nutzen
Über 11 % unserer Mandanten nutzen auch die Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online. Also liegt unser Ergebnis doppelt so hoch, wie die Minimalvoraussetzung.
3.2.2. Digitalisierungsquote unserer Bewegungsdaten bei der Personalwirtschaft
Schließlich noch unser Ergebnis zur Digitalisierungsquote bei den Bewegungsdaten mit personalwirtschaftlichem Bezug. Hierbei erreichen wir ein Ergebnis von 89 % bei der Digitalisierungsquote der Auswertungen erreicht. Dabei mussten wir aufgrund der durch die Corona-Pandemie bedingten Kurzarbeit, die auch viele unserer Mandanten betraf, einige Einschränkungen hinnehmen. Also hoffen wir, dass es 2021 wieder aufwärts geht.
4. Unser Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts
Selbstverständlich erfüllen wir auch das letzte Kriterium, das für den Erhalt des Labels DATEV Digitale Kanzlei 2021 erforderlich ist. Deshalb haben auch wir ein aussagekräftiges Kanzleiprofil bei DATEV SmartExperts veröffentlicht, mit dem wir uns Ihnen vorstellen möchten. Also finden Sie dort auch alle Informationen, mit denen wir unsere Kernkompetenzen bewerben.
Nun denn, worauf warten Sie noch? Besuchen Sie uns auch dort. Besser noch, rufen Sie uns doch gleich direkt an. Unsere Website kennen Sie ja bereits. Jetzt freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Steuerberater für digital aufgestellte Unternehmen
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerliche Begleitung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Finanz- und Lohnbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
Digitale Buchhaltung
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
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Lehrauftrag für Unternehmensteuerrecht
Unsere besonderen Expertisen für Unternehmensteuerrecht werden auch durch die FOM Hochschule bestätigt. Steuerberater Christoph Juhn wurde dort zum Lehrbeauftragten für Steuerrecht berufen und lehrt seit dem Wintersemester 2013 die Veranstaltung „Grundlagen Unternehmensteuerrecht“. Das vorlesungsbegleitende Skript stellen wir Ihnen hier gerne vorab als Information zum kostenlosen Download zur Verfügung:
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Grundlagen Unternehmensteuerrecht – Christoph Juhn
Noch bevor man mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im eigenen Unternehmen beginnt, sollte man wissen, was ihr Ziel sein soll. Denn nur wenn die Ziele zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung von vorne herein klar sind, kann man auch die passenden Wege zur Umsetzung wählen. So ist eines der Ziele sicherlich die Strukturierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Dazu bestimmt man einen einzigen Speicherort, in dem alle Belege, die auf die unterschiedlichsten Weisen im Unternehmen eingehen, konzentriert anlaufen. Von dort aus kann man sie dann per DATEV Unternehmen online an den Steuerberater weiterleiten. Aber auch bei den Zahlungswegen sollte man nach einer Verschlankung trachten. Im Idealfall sollten alle Zahlungswege über ein Bankkonto nachweisbar sein. Und drittens sollte man den betreuenden Steuerberater in die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung derart einbinden, sodass er von Anfang an weiß, welche Vorteile man dadurch erreichen möchte.
Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
Datum |
Thema |
19. März 2021 |
Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – diese 3 Ziele sollten Sie umsetzen (dieser Beitrag) |
26. Februar 2021 |
7 Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung |
11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher |
27. November 2020 |
DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. |
13. November 2020 |
DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln |
16. Oktober 2020 |
SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? |
12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
31. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer |
1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung
Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung, der wir diesen Beitrag widmen, ist nur ein Aspekt bei der derzeitigen Umstellung unserer Wirtschaft. Die Implementierung neuer Techniken und Verfahren, die damit einhergeht, hält viele Vorteile bereit, die wir in unseren Unternehmen nutzen wollen, um sowohl weiterhin konkurrenzfähig zu sein als auch um Profite zu steigern. Ähnlich, wie das Fließband die Arbeit in der Industrie revolutionierte, ist auch die Digitalisierung der heutigen Arbeitswelt als Motor der wirtschaftlichen Entwicklung zu sehen. Daher ist der Aspekt der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung nur ein Baustein in diesem komplexen Gefüge von ineinandergreifenden Kausalitäten, die man bei der allgemeinen Betrachtung der laufenden Umwälzungen berücksichtigen sollte.
Doch ist die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung eben auch ein wichtiger Punkt, der tagtäglich im Unternehmen unmittelbar greifbar, erfahrbar ist. Wo früher Aktenschränke voller Belegordner als Sinnbild für die Grundlage der Finanzbuchhaltung standen, reicht heute ein Klick auf die Maustaste, um auf diese Daten zuzugreifen. Und den macht mittlerweile der Mitarbeiter bei der Steuerberatungskanzlei, um Bankkonten und Rechnungen zu buchen – ebenfalls weitestgehend digital automatisiert.
Bevor man nun aber überlegt, welche Vorteile die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bietet, sollte man prinzipiell fragen, wie man die betrieblichen Abläufe im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung optimieren kann. Denn die Digitalisierung selbst bleibt allenfalls Selbstzweck, wenn sie keinem höheren Ziel dient. Sie ist eben nur ein Werkzeugbeschaffer, eine Assistenz, kein Zauberstab. Daher berichten wir diesmal über drei Möglichkeiten zur Optimierung betrieblicher Prozesse, die von der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung besonders profitieren.
2. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Belegmanagement
Der erste Aspekt, bei dem die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einen positiven Effekt entwickeln kann, hängt mit dem Management der Belege zusammen. Dabei sind insbesondere die eingehenden Rechnungen gemeint. So gehen wir einfach davon aus, dass eine einheitliche Struktur bei den ausgehenden Rechnungen der meisten Unternehmen ohnehin bereits vorhanden ist.
Nun, je nachdem welche Lieferanten ein Unternehmen nutzt, können deren Rechnungen auf unterschiedliche Weisen eingehen. Manche verschicken noch ganz traditionell Rechnungen per Post oder gar Fax, andere nutzen E-Mails. Außerdem gibt es Online-Anbieter, die ihre Rechnungen auf Portalen zum Download bereitstellen. Und natürlich mag noch der eine oder andere Handbeleg, etwa eine Tankquittung gegen bar, eine Rolle spielen. All diese Belege muss man aber zentral erfassen, um sie im Rahmen der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung an die betreuende Steuerberatungskanzlei zu übermitteln. Schließlich sollen ja für alle Belege Buchungen erfolgen. Also ist es wichtig, dass man einen einzigen Speicherort bestimmt, eine einheitliche Anlaufstelle, die alle Belege aufnimmt.
Am besten hierfür geeignet ist ein separates E-Mail-Postfach. Es ersetzt im Grunde den Sammelordner, den man früher regelmäßig als Pendelordner an die buchführende Kanzlei übergab. Papierbelege scannt man ein und sendet sie dorthin. Onlinebelege, lädt man herunter und transferiert sie ebenfalls an dieses Postfach. Und am bequemsten ist es, wenn die Lieferanten ihre Rechnungen gleich dorthin mailen. Allerdings ist es wichtig, dass man dabei stets alle möglichen Rechnungseingänge erfasst. Eine Checkliste ist eine gute Methode, um hierbei den Überblick zu behalten.
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3. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Zahlungswege optimieren
Der zweite Punkt betrifft die Zahlungen. Sowohl die eingehenden Zahlungen der Kunden als auch die Ausgehenden an die Kreditoren können auf vielfältige Weisen erfolgen. Mal zahlt man etwas per Banküberweisung, mal per Kreditkarte, mal in bar. Oder man nutzt die Dienste eines der vielen Zahlungsdienstleister im Internet. Auch diese Zahlungen müssen alle durch separate Buchungen in den Büchern erscheinen. Doch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hat die Erfassung gerade von Banktransaktionen stark vereinfacht. Daher sollte man überlegen, in wie weit die Zahlungen hauptsächlich über eben diesen Weg erfolgen können. Eine Umstrukturierung, genauer gesagt eine Verschlankung der Zahlungswege ist also ein weiterer wichtiger Faktor, mit dem man eine Vereinfachung bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erreichen kann.
Fachberatung für digitale Finanzbuchhaltung
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4. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Einbindung des Steuerberaters
Schließlich kommen wir zur Nutzung der Vorteile, die die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung über die Effizienzsteigerung der Prozesse hinaus bieten soll. Doch hängen diese Vorteile in erster Linie von den jeweiligen Bedürfnissen der Unternehmer ab. Welche zusätzlichen Erwartungen an die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung man dabei hat, ist sehr individuell. Dazu nur ein paar Beispiele:
4.1. Bereitstellung der Auswertungen in kurzen zeitlichen Intervallen
Einerseits kann es für Unternehmer attraktiv sein, wenn man möglichst oft einen Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens erhält. Wenn dies als Basis für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb ist, dann kann die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hierbei einen entscheidenden Durchbruch darstellen. Denn dann kann man in Absprache mit der buchführenden Kanzlei die Zeitintervalle, in denen die betriebswirtschaftlichen Auswertungen erfolgen sollen, ganz individuell einrichten.
4.2. Optimierung des Mahnwesens
In Bezug auf die Forderungen, die man gegenüber den Kunden hat, kann die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung sehr hilfreich wirken. Denn nun kann man zusammen mit der Steuerkanzlei eine raschere Übermittlung der überfälligen Zahlungen kommunizieren. Noch einfacher ist es jedoch, das Mahnwesen gleich ganz in die Hände der Steuerkanzlei zu legen. Denn diese hat dank der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ja alle Mittel, die man braucht, um die ausstehenden Zahlungen anzumahnen. Auch die Einleitung der Mahnungen erfolgt dann automatisch, ohne, dass sich Unternehmer weiter darum kümmern müssten. Auf diese Weise kann man eine Nachverfolgung ausstehender Rechnungen auf effiziente Weise sicherstellen. Gleichzeitig fördert dies aber auch die Liquidität des Unternehmens.
4.3. Vorbereitung von Banküberweisungen
Auf der anderen Seite kann man die Steuerkanzlei beauftragen, Banküberweisungen auf Grundlage der Eingangsrechnungen vorzubereiten. Diese stellt man dann online für den Unternehmer bereit. Der Unternehmer braucht sie nur zu kontrollieren und freizugeben, schon erhält die Bank den Auftrag zum Ausführen der Überweisung. So kann man verhindern, dass eine Rechnung aus Versehen unbezahlt bleibt. Also beugt man dadurch in gewisser Weise auch möglichen Mahnkosten vor. Auch dieser Aspekt der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung fördert somit die Liquidität des Unternehmens. Es fördert aber auch dessen Bonität, denn stets pünktlich zahlende Kunden genießen hohes Ansehen. Allerdings ist es aber auch einfach eine sehr bequeme, und somit zeitsparende Art und Weise Rechnungen zu bezahlen.
4.4. Einbindung des Steuerberaters
Ganz gleich, welchen Mehrwert man sich als Unternehmer von der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung erhofft, er muss auch dem Steuerberater bekannt sein. Denn ein Teil der Umsetzung der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung findet ja schließlich in seinem Verantwortungsbereich statt. Deshalb sollte man schon vor der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ganz klare Ideen entwickeln und die Erwartungen hieran mit der Steuerkanzlei besprechen. Vielleicht hat der Steuerberater ja auch weitere Vorschläge, die vorteilhaft sein könnten? Jedenfalls ist eben eine enge Einbindung des Steuerberaters sowie seines Teams unablässig, um die gewünschten Vorteile durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung auch tatsächlich zu realisieren.
5. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung – JUHN Partner an Ihrer Seite
Als verantwortungsvolle, moderne Steuerkanzlei fühlen auch wir uns dazu verpflichtet, unseren Mandanten in allen Belangen Optimierungen zu bieten. Selbstverständlich geht dies auch mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einher. Aus unserer reichhaltigen Praxiserfahrung heraus unterstützen wir unsere Mandanten mit maßgeschneiderten Optionen, die zur Verbesserung und somit zur Optimierung beitragen. Wenn also auch Sie einen Mehrwert aus der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ziehen möchten, dann vertrauen Sie uns ebenfalls diese wichtige Aufgabe an.
Steuerberater für Unternehmer
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Betreuung von Unternehmen, insbesondere von Kapitalgesellschaften spezialisiert. Bei der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
GmbH
- Vermeidung von Betriebsaufspaltungen
- Beratung bei komplexen Unternehmensstrukturen (Holdinggesellschaften, Organschaften)
- Umfassende Beratung zu allen Arten der stillen Gesellschaft
GmbH & Co. KG
- Vermeidung von gewerblicher Prägung und gewerblicher Infizierung
Digitale Buchhaltung
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
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Fachreferent beim Steuerberaterverband für Unternehmensteuerrecht
Seit 2014 sind die Partner unserer Kanzlei regelmäßige Fachreferenten des Steuerberaterverbands Köln. Dabei besuchen circa 1.500 Steuerberater pro Jahr unsere Seminare. Wegen der hohen Nachfrage stellen wir Ihnen unsere Präsentation zu „Ausgewählte steuerliche Einzelfragen zur Rechtsformwahl“ gerne kostenlos zum Download zur Verfügung:
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Mit der Digitalisierung der Wirtschaft hängt auch ihr Siegeszug bei der Finanzbuchhaltung von Unternehmen zusammen. Dabei sprechen 7 gewichtige Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung. Einerseits bietet die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einen zeitlichen Vorteil und damit verbunden auch einen Kostenvorteil. Zweitens erhält der Unternehmer volle Transparenz bei der Analyse der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Er kann nun ganz genau zurückverfolgen, welche Kosten er hat. Drittens ermöglicht sie ein zeitnahes Mahnwesen auf Basis aktueller OPOS-Listen. Viertens kann der Unternehmer jederzeit und überall auf diese Daten zugreifen. Fünftens vermeidet man somit Doppelarbeit bei Mandant und Steuerberater. Sechstens erfolgt die Kommunikation zwischen Mandant und Steuerberater nun wesentlich schneller und effizienter. Und siebtens geht eine Beschleunigung der Prozessabläufe mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung einher.
Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
Datum |
Thema |
26. Februar 2021 |
7 Gründe für eine Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung (dieser Beitrag) |
11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher |
27. November 2020 |
DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. |
13. November 2020 |
DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln |
16. Oktober 2020 |
SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? |
12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
31. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer |
23. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen |
10. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg! |
15. Juni 2020 |
JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020! |
17. Juli 2019 |
Digitale Kanzlei 2019: Von DATEV ausgezeichnet |
27. September 2017 |
Digitale Buchhaltung: DATEV Unternehmen Online |
1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung: Einleitung
Wer das Sprichwort „früher war alles besser“ für eine unumstößliche Weisheit hält, der kann an dieser Stelle im Grunde bereits das Weiterlesen einstellen. Doch halt! Eigentlich sind genau Sie diejenigen, die wir mit unserem Artikels ansprechen möchten. Denn wir wollen Sie mit 7 ausgewählten Argumenten davon überzeugen, dass die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ein wahrer Segen für Unternehmer ist.
Um dies zu demonstrieren, ziehen wir zunächst einen Vergleich mit der Situation, die vor der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung an der Tagesordnung war.
2. Finanzbuchhaltung vor der Digitalisierung
Also nochmal: Früher war alles… anders. Denn früher sammelte ein Unternehmer alle Belege mehr oder (oftmals) weniger sortiert in einem Ordner. Den Ordner übergab er am Ende des Monats oder Quartals an seinen ihn betreuenden Steuerberater, der ihm in der Regel im Gegenzug den Ordner des vorangegangenen Umsatzsteuervoranmeldungszeitraums zurückgab. Daher nannte man diese Ordner auch Pendelordner.
Somit hatte der Unternehmer mindestens einen Monat lang auf diese Belege keinen Zugriff. Wollte er dennoch darauf zugreifen, dann konnte er in Ausnahmefällen eine Kopie von der Steuerberatungskanzlei erhalten. Doch war dies stets mit erheblichen Aufwand verbunden. Dies war die Sternstunde, in der Praktikanten und Azubis einer Kanzlei ein klein wenig glänzen konnten, weil sie nämlich kaum Kosten bei dieser Arbeit verursachten.
Jedenfalls kam es unter Umständen auch dazu, dass ein Unternehmer parallel zum Steuerberater eine OPOS-Liste zu den noch offenen Zahlungen führte. Ein Schelm der meint, sie seien stets identisch gewesen. Schrieb der Unternehmer nun einen vermeintlich säumigen Kunden an, war Missmut oder gar Ärger vorprogrammiert. Umgekehrt kamen aber auch Doppelzahlungen vor, die man auch nur mit Aufwand rückgängig machen konnte.
Ich denke, diese kleinen Ausführungen genügen, um zu beweisen, dass die Kooperation zwischen Unternehmer und Steuerberater vor der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung alles andere als optimal lief. Wollen wir uns daher jetzt mal anschauen, welche 7 Vorteile die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bescherte?
Fragen zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung?
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3. Die 7 Vorteile der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung
3.1. Zeit- und Kostenersparnis
Als erstes nennen wir Ihnen gleich den Faktor, auf den Unternehmer ganz besonders achten: Kosten. Durch die elektronische Übermittlung von Rohdaten des Mandanten an die ihn betreuende Steuerberatungskanzlei bietet die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung eine massive Kostenersparnis. Denn dadurch, dass die Prozesse automatisiert ablaufen, spart die Kanzlei bei der Bearbeitung der Finanzbuchhaltung Zeit. Schließlich sind die Buchungen nun größtenteils bereits vorkontiert und erfasst, ohne, dass ein Mitarbeiter hierbei erforderlich ist. Somit bedeutet diese Zeitersparnis bei der benötigten Arbeitszeit auch eine Kostenersparnis für den Mandanten.
3.2. Volle Transparenz bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung
Früher erhielt der Unternehmer eine betriebswirtschaftliche Auswertung, mit der er einen Überblick über die wirtschaftliche Situation seines Unternehmens erhielt. Darin waren diverse Kostenpunkte allgemein aufgeführt. Zum Beispiel gab der Bericht an, welche Kosten sein Fuhrpark verursachte. Doch wenn er einmal wissen wollte, warum ein Fahrzeug ausnahmsweise besonders hohe Kosten verursachte, hätte er in seinen Belegen hierzu nach der Antwort suchen müssen.
Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung, wie sie die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ermöglicht, hat der Unternehmer jetzt die Möglichkeit dies bis ins kleinste Detail nachzuverfolgen. Denn nun kann er statt einzelner Konten auch innerhalb eines Kontos alle Buchungen betrachten. Dadurch erhält er eine Transparenz bei seiner betriebswirtschaftlichen Auswertung, wie sie durch die summarische Aufstellung in analoger Form bisher ausgeschlossen war.
3.3. Zeitnahes Mahnwesen auf Basis aktueller OPOS-Listen
Auch beim dritten Aspekt spielt Zeit eine besondere Rolle. In diesem Fall geht es um eine Beschleunigung der Prozesse, den die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung ermöglicht. Genauer gesagt geht es hierbei um eine Verbesserung beim Mahnwesen eines Unternehmers.
Bisher musste ein Unternehmer nämlich mindestens einen Monat lang warten, bis sein Steuerberater die Finanzbuchhaltung erstellte, um dann anhand der dabei angefertigten OPOS-Liste zu schauen, ob und welche offenen Rechnungen die Zahlungsfrist überschritten hatten. Bei einer quartalsweisen Buchung dauerte es mitunter sogar dreimal so lang. Jedenfalls konnte in der Zwischenzeit ein vermeintlich säumiger Kunde bereits die Zahlung erbracht haben, ohne dass dies in der im Grunde bereits veralteten OPOS-Liste Berücksichtigung fand. Nur wenn der Unternehmer selber in seinen Bankbelgen nachschaute, ob die erwartete Zahlung seines Kunden mittlerweile tatsächlich einging, konnte er dies verifizieren.
Durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist dieser Prozess nun deutlich schneller umsetzbar. So kann der Unternehmer mit seinem Steuerberater beispielsweise vereinbaren, dass nun wöchentlich eine Aktualisierung der OPOS-Liste stattfindet. So kann er wesentlich schneller auf eine säumige Rechnung reagieren. Auf diese Weise kann er eine Verbesserung seiner Liquidität erreichen. Darüber hinaus kann er mit seiner Steuerberatungskanzlei auch gleich vereinbaren, dass diese sein Mahnwesen kosteneffizient übernimmt.
3.4. Unternehmer können zu jeder Zeit und von jedem Ort auf Daten zugreifen
Ebenfalls mit einem Vorteil beim Faktor Zeit geht die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung in unserem vierten Punkt einher. Denn dadurch, dass ein Unternehmer online auf seine Daten beim Steuerberater zugreifen kann, steht ihm frei, Zeitpunkt und Ort für diese Informationsabfrage zu wählen. So ist dies beispielsweise auch während einer längeren Dienstreise oder im Urlaub möglich. Dabei gilt dies selbst dann, wenn er aufgrund des Ortes, an dem er sich aufhält, durch versetzte Zeitzonen oder aufgrund wichtigerer Tätigkeiten im Verlauf des Arbeitstages davon ausgehen muss, dass er diese Information keineswegs telefonisch anfordern kann.
Davon profitiert auch der Zahlungsverkehr. Sowohl das Management der eingehenden als auch der ausgehenden Zahlungen kann der Unternehmer auf diese Weise bequem und vom eigentlichen Arbeitsplatz unabhängig betreiben. Somit ist er in seiner Verwaltung zu größter Flexibilität befähigt.
3.5. Vermeidung von Doppelarbeit bei Unternehmer und Steuerberater
Wir kommen nochmal auf das Mahnwesen zurück. Denn die Verzögerung, die die analoge Buchführung früher in diesem Zusammenhang darstellte, waren für manche Unternehmer inakzeptabel. Also mussten sie ihre eigene OPOS-Listen erstellen, um das Warten auf die Erstellung durch den Steuerberater zu vermeiden. Jedoch bedeutete dies eben auch eine Doppelarbeit beim Unternehmer und in der Steuerberatungskanzlei. Darüber hinaus konnte es hierbei auch zu Abweichungen zwischen den beiden OPOS-Listen kommen. Um sie wiederum aufzulösen, war erneut eine ganze Menge an Arbeit erforderlich.
Mit der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung ist dies nun passé. Denn sowohl der Mandant als auch der Steuerberater nehmen nun Zugriff auf einen einzigen, online bereitgestellten Datensatz. Dadurch sind Abweichungen in parallel zueinander geführten Aufzeichnungen ausgeschlossen.
3.6. Beschleunigte Kommunikation zwischen Mandant und Berater
Wenn ein Unternehmer Rückfragen bezüglich seiner Finanzbuchhaltung hat, dann kann ihm seine Steuerberatungskanzlei durch die Digitalisierung nun noch effizienter antworten. Denn wenn er zum Beispiel eine Frage zu einem Beleg hat, dann kann der Mitarbeiter in der Kanzlei diesen sofort anzeigen lassen, statt ihn, wie früher üblich, erst umständlich im Belegordner Seite für Seite durchblätternd suchen zu müssen. So erhält der Unternehmer umgehend die Antwort, die er für sein weiteres Vorgehen benötigt. Die Beschleunigung der Kommunikation durch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bedeutet also ein schnelleres Reaktionsvermögen, zu dem nun der Unternehmer fähig ist.
Hierbei kommen mit den anderen bereits erläuterten Vorteilen natürlich noch weitere Synergieeffekte hinzu, die die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater nun deutlich effizienter gestalten. Zum Beispiel ist hierbei auch die Beschleunigung der Kommunikation ein Vorteil, der den Prozessen beim Mahnwesen mehr Effizienz verleiht. Somit findet nun eine viel engere und wesentlich besser koordinierte Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater statt.
3.7. Beschleunigung aller Prozesse durch Digitalisierung der Finanzbuchhaltung
Im Grunde hat der vorige Abschnitt unseren an letzter Stelle zu nennenden Vorteil bereits vorweggenommen. Denn die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung führt insgesamt zu einer Beschleunigung aller Prozessabläufe. Dieser Vorteil ist also als die Summe aller anderen Vorteile aufzufassen. Doch ist hierbei das Ergebnis größer, als die Summe der einzlnen Vorteile. Tatsächlich stellt die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung die Möglichkeit zur Verfügung, dass Unternehmer ihr Unternehmern nun ganz anders, nämlich effizienter, führen können. So können sie ganze Prozessabläufe im Hinblick auf die Vorteile überdenken, die ihnen die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bietet, und sie danach auszurichten.
Also ist ein Unternehmer nun in der Lage, ganz individuelle Ziele, denen die laufende Finanzbuchhaltung dienen soll, zu definieren, sodass sein Steuerberater diese gezielt umsetzen kann.
4. JUHN Partner empfiehlt Digitalisierung der Finanzbuchhaltung
Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung stellt im Grunde eine Revolution bei der Unternehmensführung dar. Zwar mag man dies auf den ersten Blick kaum erkennen, doch sind die Auswirkungen zum Beispiel mit der Erfindung des Dampfantriebs bei Schiffen vergleichbar. Zwar konnte man auch mit einem Schoner an sein Ziel gelangen, doch mit einem Dampffrachter war man viel eher in der Lage, seine Geschicke selbst zu lenken.
Zugegeben, die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung hat schon seit geraumer Zeit begonnen. Allerdings konnten nur große Unternehmen den damit verbundenen Aufwand und somit die damit einhergehenden Kosten wirtschaftlich tragen. Doch heutzutage stehen auch mittleren und selbst kleinen Betrieben die Möglichkeiten hierzu offen.
Deshalb empfehlen auch wir als moderne Steuerberatungskanzlei generell die Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung. Dabei haben wir unsere Mandanten bei diesem bedeutenden Schritt begleitet und kennen somit die Vorteile und andere Faktoren aus erster Hand. Selbstverständlich kommt es darauf an, dass ein Unternehmer weiß, welche Zwecke er mit der Digitalisierung der laufenden Finanzbuchhaltung anstrebt. Sei es beispielsweise die Verfügbarkeit von betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die er benötigt, um seinem Unternehmen ein beschleunigtes Wachstum zu ermöglichen, oder die kostengünstige Übernahme des Mahnwesens durch seinen Steuerberater, wir stehen Ihnen hierbei gerne beratend zur Seite. So sind wir in der Lage die individuellen Anforderungen unserer Mandanten zu seiner vollen Zufriedenheit umzusetzen. Wenn also auch Sie Ihr Unternehmen auf die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung umstellen möchten, um von ihren vielseitigen Vorteilen zu profitieren, dann schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns direkt an. Wir beraten Sie gerne zu diesem visionären Vorhaben.
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- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
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Bisher stellte der Wechsel des Steuerberaters durch einen Mandanten einen Einschnitt in der Kontinuität der Betreuung dar. Beispielsweise mussten alle Unterlagen von der bisherigen an die neue Steuerkanzlei übergeben werden. Dazu musste man Transport und Übergabe der Akten organisieren. Mit DATEV Unternehmen Online ist dies viel leichter. Denn wenn sowohl der vorherige als auch der neue Steuerberater mit DATEV digital kooperieren, dann genügt ein kurzer Austausch zwischen beiden Kanzleien, um die Daten des Mandanten zu übertragen. Falls jedoch ein Mandant von oder zu einem Steuerberater wechseln möchte, der eine andere Softwarelösung verwendet, dann ist DATEV Unternehmen Online meistens in der Lage die Daten über eine Schnittstelle zu exportieren beziehungsweise zu importieren. Allerdings stellt die Nutzung der Software von SAP in dieser Hinsicht eine Ausnahme dar. Doch auch hierbei ist eine Migration möglich.
Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch mit unseren Mandanten, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
Datum |
Thema |
12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
16. Oktober 2020 |
SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? |
13. November 2020 |
DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln |
27. November 2020 |
DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. |
11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher (dieser Beitrag) |
1. Steuerberater wechseln – was bisher geschah
Wenn ein Mandant früher den Steuerberater wechseln wollte, dann bedeutete dies insbesondere, dass seine ganzen Unterlagen von der alten Kanzlei zur neuen gebracht werden mussten. Selbstverständlich war dies sowohl beim Mandanten als auch bei beiden Steuerberatern mit viel Aufwand verbunden. Sowohl Koordinierung als auch der Transport und die Übergabe waren mitunter zeit- und arbeitsintensiv. Allein das Verpacken der Ordner mit den Akten konnte Stunden dauern. Fand dies darüber hinaus auch noch ohne klare Planung statt, dann bestand unter Umständen sogar die Möglichkeit, dass Unterlagen verloren gingen oder nur durch zeitaufwändige Suche wieder auftauchten. Kam man dann nach einiger Zeit zur Überzeugung, dass auch dieses Mandat beendet werden sollte, stand der ganze Umzug von Neuem an. Somit war der Wechsel des Steuerberaters in dieser Hinsicht stets eine gewisse Herausforderung und mit Unwägbarkeiten gespickt.
2. DATEV – die Standardsoftware für Steuerberater
Allerdings hatte die Überführung von physischen Akten früher auch einen Vorteil gegenüber dem darauffolgenden digitalisierten Verfahren. Denn die Daten lagen alle in einem Format vor, dass, in der Regel, keine weitere Übersetzung erforderte. Im Gegensatz dazu kann also die Übermittlung von Daten in digitaler Form zwischen zwei Steuerkanzleien eine Herausforderung ganz anderer Art darstellen. Denn wenn die beiden involvierten Steuerkanzleien unterschiedliche Dateiformate unterstützen, dann ist eine Datenübertragung nur über eine Schnittstelle möglich. Diese Schnittstelle erfüllt dann die Funktion einer Übersetzung aus dem einen in das andere Dateiformat. Zum Glück hat DATEV aber ein Marktvolumen in einer Größenordnung von geschätzt 60 bis 80 % aller in Deutschland tätigen Steuerkanzleien, sodass ein Mandant in den meisten Fällen den Steuerberater wechseln kann, ohne dass dabei eine Konvertierung der Daten erforderlich ist.
Fragen zum Datenübertrag beim Steuerberaterwechsel?
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3. Steuerberater wechseln: Digitale Übertragung von Daten
Zunächst möchten wir darauf eingehen, wie man Daten zwischen zwei Kanzleien überträgt, die beide mit DATEV arbeiten. Dabei sind zwei Optionen möglich. Anschließend zeigen wir Ihnen auch noch, wie man Daten im Format anderer Programme über eine DATEV Schnittstelle überträgt.
3.1. Datenübertragung zwischen zwei DATEV-Kanzleien
Bei der Übertragung von Daten eines Mandanten zwischen zwei DATEV-Kanzleien sind die Beraternummern der involvierten Steuerberater sowie die Mandantennummer anzugeben.
3.1.1. Option 1: Antrag zur Datenübertragung an die DATEV
Der gängige Weg, um Daten von einer DATEV-nutzenden Kanzlei an eine zweite zu übertragen, ist die Bereitstellung der Daten durch den Vorberater. Damit liegen die Daten im Rechenzentrum der DATEV bereit, sodass der neue Steuerberater sie nur noch abrufen braucht. Dazu erstellt der neue Steuerberater einen Auftrag zur Übertragung der Mandantendaten, den er an die DATEV richtet. DATEV informiert dann den Vorberater und fordert sein Einverständnis ein. Liegt dies vor, kann die Übertragung der Daten erfolgen.
Dabei kann man zwischen zwei Alternativen wählen. Einerseits kann man das Antragsformular ausfüllen und per Fax oder Post an DATEV verschicken. Dann kann der ganze Prozess etwa eine Woche dauern. Andererseits ist auch ein elektronisches Verfahren nutzbar. Hierzu erhält der Vorberater dann eine E-Mail von DATEV. Durch einen einfachen Klick kann er dem Datentransfer zustimmen. In der Regel ist dieses Verfahren deutlich schneller, weil es nur wenige Tage dauert, bis der neue Steuerberater die Daten abrufen kann.
3.1.2. Option 2: Direkte Datenübertragung durch Übermittlung einer Sicherungsdatei
Allerdings ist die zweite Option zur Übertragung von Daten deutlich schneller. Denn wenn ein Mandant seinen Steuerberater wechseln möchte, dann kann der neue Steuerberater seinen Kollegen bitten, ihm eine Sicherungsdatei zu schicken. Sobald er diese Kopie der Daten erhält, kann der neue Steuerberater die Daten in sein System einlesen und beginnen, mit ihnen zu arbeiten.
3.2. Datenübertragung unter Nutzung einer DATEV-Schnittstelle
Falls ein Mandant von einem Steuerberater, der mit einem Fremdprogramm gearbeitet hat, zu einem Steuerberater wechseln möchte, der DATEV nutzt, dann geht dies über eine geeignete DATEV-Schnittstelle. Auch umgekehrt ist der Export von Daten von DATEV zu Fremdprogrammen ganz leicht realisierbar. Dabei ist auch gewährleistet, dass der neue Steuerberater sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten des laufenden sowie vergangener Wirtschaftsjahre erhält und importieren kann. Auf diese Weise stehen auch bei einer späteren Betriebsprüfung alle Daten zur Einsicht bereit. Von besonderer Bedeutung hierbei ist die DATEV-Schnittstelle bei der Datenübertragung im CSV-Dateiformat. Denn in dieses Format können die meisten Daten im Format anderer Softwareanbieter sicher konvertiert werden.
4. Steuerberater wechseln: Migration von Daten aus SAP
Allerdings gibt es eine große Ausnahme zum zuvor Genannten. Denn wenn ein Unternehmen Daten mittels einer SAP-Software verarbeitet, dann stößt auch die sonst bewährte DATEV-Schnittstelle an ihre Grenzen. Dies liegt nämlich daran, dass SAP-Programme zur Buchführung einer ganz anderen Systematik folgen, als jener von DATEV. Zwar mag das Prinzip dahinter sowie das Ergebnis das selbe sein, doch wenn der Weg über die Programmierung dorthin ganz anders ist, dann kann auch keine Konvertierung ins das für DATEV verständliche CSV-Format erfolgen.
Zum Glück gehört die Migration von SAP-Daten eher zu den Ausnahmen im Arbeitsalltag einer Steuerkanzlei. Denn SAP-Programme finden vor allem bei größeren Konzernen Anwendung, die unter anderem ihre Buchführung über diese Softwarelösung bestreiten. Jedoch kann eine Steuerkanzlei mit einem erfahrenen IT-Team auch diese Herausforderung angehen. Obwohl es dann deutlich länger dauern kann hierzu eine zufriedenstellende Umsetzung zu erzielen, rechtfertigt das Ergebnis unserer Erfahrung nach letztendlich den Einsatz. Zumindest in unserer Kanzlei war die Migration von SAP-Daten in unser DATEV-System stets von Erfolg gekrönt.
Steuerberater für digitale Buchhaltung
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Beim Wechsel zu unserer Kanzlei schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
- Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
- Strategische Beratung bei Kapitalgesellschaften (Erwerb eigener Anteile, disquotale Gewinnausschüttung, Organschaft, Holdingstrukturen)
- Entwicklung von Maßnahmen zur Reduktion der Steuerlast (z.B. Rechtsformwahl, Sitzverlegung)
- Gründung von Holdinggesellschaften (Realisierung steuerfreier Veräußerungsgewinne, Dividendenerträge)
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
Viele Mandanten nutzen webbasierte Anwendungen wie easybill, Billomat oder GetMyInvoices.com, um Belege zu archivieren oder die darin enthaltenen Daten zu verarbeiten. Mit DATEVconnect online hat DATEV eine Schnittstelle geschaffen, mit der eine betreuende Steuerkanzlei Zugriff auf diese Daten und Informationen des Mandanten erhält. Dabei ist die Liste an kompatiblen Softwarelösungen, über die eine sichere Verbindung zum Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mittels DATEVconnect online erfolgt, sehr lang. Dabei sind in dieser Liste sowohl reine Archivierungsprogramme zur Ablage der digitalen Belege enthalten, als auch solche, die eine eigenständige Finanzbuchhaltung durch den Mandanten ermöglichen. So kann man in der jeweils betreuenden digitalen Steuerkanzlei über DATEV Unternehmen Online und den dazugehörigen Modulen Kassenbuch online und Belege online sowie die zentrale Anwendung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mit den Daten des Mandanten arbeiten. Doch auch in Zukunft arbeitet DATEV an der Bereitstellung von Schnittstellen zu weiteren Programmen.
Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
Datum |
Thema |
12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
16. Oktober 2020 |
SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? |
13. November 2020 |
DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln |
27. November 2020 |
DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. (dieser Beitrag) |
11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher |
1. Buchhaltung selbstgemacht? IKEA-Effekt und Hybris
Neulich endete in der Bundeskunsthalle in Bonn die Ausstellung „Wir Kapitalisten“. Dabei war eines der Exponate ein Stuhl von IKEA. Wie die meisten anderen Möbelstücke dieses sowie inzwischen vieler anderer Möbelhäuser, war dies ein Stuhl, den der Käufer in Einzelteile verpackt kauft, nach Hause transportiert und dort selbst zusammenbaut. Dabei ging es in der Ausstellung um das wissenschaftlich beschriebene Phänomen, dass man einem Gegenstand, den man selber erschafft – auch wenn es nur ein paar Drehungen mit dem Schraubendreher sind -, einen höheren Wert beimisst, als wenn man das Produkt fertig kauft: der sogenannte IKEA-Effekt.
Auf diesen imaginären Mehrwert setzen auch viele Anbieter von Softwareprogrammen zur Buchhaltung. Selbstverständlich spielt hierbei auch der Kostenfaktor eine Rolle, doch sind es gerade kleinere Betriebe, die zur Nutzung dieser Anwendungen tendieren. Denn solche meist noch jungen Unternehmen werden von Geschäftsführern geleitet, die es mit viel Liebe in Eigeninitiative gründeten und daher alle mit der Unternehmensführung verknüpften Aspekte persönlich managen. Warum sollte es dann bei der Buchhaltung eine Ausnahme geben?
In nächster Nähe zum IKEA-Stuhl befand sich in der Ausstellung eine Plastik, die dem Gleitflug-Pionier Otto Lilienthal gewidmet war. Tatsächlich lag der Zusammenhang zum Kapitalismus dieser Figur sowie weiterer Exponate mit Bezug zum Mythos von Dädalus und Ikarus im Begriff Hybris. Damit spricht man ein weiteres, wissenschaftlich ebenfalls gut belegtes menschliches Verhalten an. Obwohl Ökonomie im Grunde eine sehr logische Angelegenheit ist, neigt man in finanziellen ebenso wie in anderen artverwandten Angelegenheiten oft zur Überschätzung des eigenen Vermögens. Doch in Bezug auf die Buchführung des eigenen Unternehmens dürfte das wohl nur wenigen Unternehmern bewusst sein.
2. Anwendung für DATEVconnect online
Wie dem auch sei, Software zur Buchhaltung hat sich in den verschiedensten Formen auf dem Markt etabliert und viele Nutzer gefunden. Dabei versprechen sie im Resultat das gleiche Ergebnis, das man bei einer Betreuung durch eine Steuerkanzlei erwarten kann. Auf die fachliche Betreuung durch einen Steuerberater greifen viele Unternehmer letzten Endes dann doch wieder zurück. In diesem Zusammenhang stellt die Entscheidung die Buchführung sowie die Archivierung von Belegen mittels digitaler Lösungen zu betreiben eine Hürde bei der Kooperation mit der Kanzlei dar. Denn wenn eine DATEV nutzende digitale Steuerkanzlei darauf zugreifen möchte, ist dies nur durch eine spezielle Software als Schnittstelle möglich.
Daher hat DATEV hierzu DATEVconnect online erschaffen. Zunächst konnte DATEVconnect online nur die Übertragung von Daten von einigen wenigen Softwareprogrammen vollbringen. Mittlerweile kann eine Steuerkanzlei mittels DATEVconnect online mit einer sehr große Anzahl an Anwendungen von Drittanbietern interagieren. Hierzu zählen sevDesk, Billomat, easybill, LexOffice, Candis und noch viele weitere. Auch zu Softwarelösungen zur Verwaltung von Rechnungen wie GetMyInvoices.com kann DATEVconnect online eine Schnittstelle etablieren. Außerdem ermöglicht DATEVconnect online den Zugriff auf digitale Archive. Unter anderem kann man dabei auf digitale Archive wie d.velop, Scanbot, CIB oder DIGI-BEL zugreifen.
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DATEVconnect Online?
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3. Einrichtung von DATEVconnect online in 3 Schritten
Um nun über DATEVconnect online die Kommunikation mit der vom Mandanten bevorzugten Anwendung herzustellen, sind drei Schritte erforderlich.
3.1. Bestellung von DATEVconnect online
Zunächst bestellt die Kanzlei für ihren Mandanten das Paket DATEVconnect online. Hierbei kann der Mandant entscheiden, ob er zur gesicherten Anmeldung eine der beiden kostenfreien Optionen DATEV SmartLogin oder DATEV SmartCard nutzen möchte. Alternativ kommt DATEV mIDentity im USB-Stick-Format in Frage, für den einmalige Anschaffungskosten anfallen. Falls der Mandant jedoch das Betriebssystem iOS verwendet, kann die Anmeldung lediglich über DATEV SmartLogin erfolgen.
Damit ist auch schon das Wesentliche genannt, was ein Mandant bei der Einrichtung von DATEVconnect online tun muss. Alle weiteren, über diese Wahl zum präferierten Anmeldeverfahren hinausgehenden Schritte erledigt sein Steuerberater für ihn.
3.2. Anlegen eines Bestandes in DATEV Unternehmen Online
Als nächstes richtet die Steuerkanzlei einen Bestand in DATEV Belege online ein. Dies ist ein Modul, mit dem man in DATEV Unternehmen Online Belege archiviert. Somit ist dies der digitale Ort, an den man die Belege des Mandanten verwahrt. Nun können Mitarbeiter der Kanzlei auf dieses Archiv zugreifen, um mit den Belegen des Mandanten zu arbeiten.
Zusätzlich zum Bestand kann die Kanzlei auf Wunsch auch eine Verbindung zum Modul DATEV Kassenbuch online herstellen. In diesem Fall steht dann auch ein digitales Kassenbuch zur Verfügung, dass aus den entsprechenden Eintragungen des Mandanten in der von ihm genutzten Software gespeist wird.
3.3. Verwaltung der Zugriffsrechte des Mandanten
Als letzten Punkt steht die Verwaltung der Zugriffsrechte des Mandanten auf der Aufgabenliste der Kanzlei. Damit ist die Einrichtung von DATEVconnect online vollzogen.
4. Arbeiten mit DATEVconnect online
Nun kommen wir zum praktischen Aspekt bei der Arbeit mit DATEVconnect online. Hierbei unterscheidet man zwischen der Übermittlung von Daten durch den Mandanten und der Übernahme von Daten aus dem digitalen Bestand des Mandanten durch die ihn betreuende Steuerberatungskanzlei.
4.1. Wie der Mandant Daten zur Übermittlung an DATEVconnect online bereitstellt
Zunächst hinterlegt der Mandnat die Beraternummer des Steuerberaters sowie seine dort verwendete Mandantennummer in der von ihm genutzten Anwendung. Dann stellt er die gewählten Daten zur Übermittlung zusammen und übermittelt sie mittels seines Softwareprogramms.
4.2. Wie die digitale Kanzlei Daten des Mandanten per DATEVconnect online übernimmt
Ebenso simpel ist auch das Abrufen digitaler Belege des Mandanten durch die Kanzlei. Zuerst bestimmt sie von welchem Unternehmen es die Daten nach DATEV Belege online importieren möchte. Anschließend wählt man die relevanten Belege und übernimmt sie dann einfach mittels DATEV connect online nach DATEV Belege online.
5. Vorteile von DATEVconnect online
Falls also ein Mandant andere Softwareprogramme als jene von DATEV zur Digitalisierung seines Unternehmens nutzt, dann ist es heute zum Glück mit DATEVconnect online möglich, mit ihm digital zu interagieren. Damit erscheint die Übergabe von physischen Belege des Mandanten an seinen Steuerberater wie ein Akt aus längst vergangenen Zeiten. Hierbei sparen beide Zeit und Kosten. Denn der Mandant braucht keinen Aufwand zu betreiben, um die Belege zusammenzustellen und zu übersenden. Im Gegenzug braucht auch der Steuerberater keinen Platz, um die Ordner mit den Belegen des Mandanten unterzubringen. Außerdem vermeidet man durch Nutzung von DATEVconnect online, dass Übertragungsfehler oder Medienbrüche entstehen. Und natürlich ist die Übermittlung von Daten mittels DATEVconnect online sicher. Somit stellt DATEVconnect online eine effiziente Schnittstelle zu einer Vielzahl von Softwareanwendungen dar, die bei Mandanten zur Archivierung und Verarbeitung geschäftlicher Belege und Daten im Einsatz sind.
Steuerberater für Unternehmer
Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung von Unternehmen spezialisiert. Bei der Digitalisierung ihres Unternehmens schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:
- Entwicklung von Maßnahmen zur Reduktion der Steuerlast (z.B. Rechtsformwahl, Sitzverlegung)
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:
Wenn man als Unternehmer Belege von unterwegs aus an DATEV Unternehmen Online übermitteln möchte, dann ist dies mit der mobilen App DATEV Upload mobil ganz leicht. Zunächst meldet man sich wie gewohnt über DATEV SmartLogin auf dem Smartphone oder Tablet an und wählt dann DATEV Upload mobil. Anschließend scannt man den Beleg, indem man ihn mit der Kamera des Endgeräts fotografiert. Dabei können Sie den Scan nun bearbeiten, wozu auch die Benennung zählt. Unter Zuordnung zu einer geeigneten Kategorie, in die Sie den Beleg einordnen, können Sie den Scan sofort hochladen. Wenn Sie zum Beispiel einen Tank-Beleg archivieren möchten, dann ordnen Sie ihn den laufenden Kfz-Betriebskosten zu. So erhält Ihre buchführende digitale Steuerkanzlei die Information gleich nach der Bezahlung.
Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Lösung aus. Aufgrund der steigenden Nachfrage nach Online-Lösungen beim Austausch zwischen unseren Mandanten und unserer Steuerkanzlei, haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:
Datum |
Thema |
11. Dezember 2020 |
Steuerberater wechseln – dank DATEV Unternehmen Online ganz leicht und sicher |
27. November 2020 |
DATEVconnect online – Schnittstelle zu LexOffice oder sevDesk & Co. |
13. November 2020 |
DATEV Upload mobil: Belege per Smartphone scannen & an DATEV Unternehmen Online übermitteln (dieser Beitrag) |
16. Oktober 2020 |
SmartLogin und SmartCard – welcher Zugang zu DATEV Unternehmen Online ist besser? |
12. August 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Digitalisierung der Lohnbuchhaltung |
31. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Controllingreport für Unternehmer |
23. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online: Belege scannen & Rechnungen bezahlen |
10. Juli 2020 |
DATEV Unternehmen Online – Ihr bequemer Weg zum Erfolg! |
15. Juni 2020 |
JUHN Partner ist DATEV Digitale Kanzlei 2020! |
17. Juli 2019 |
Digitale Kanzlei 2019: Von DATEV ausgezeichnet |
27. September 2017 |
Digitale Buchhaltung: DATEV Unternehmen Online |
1. DATEV Upload mobil – Belege unterwegs digital erfassen
DATEV Upload mobil ist eine kostenlose App, die auf Android Smartphones, iPhones, Tablets oder iPads läuft. Sie dient dem Einscannen und der Übermittlung von Belegen von diesen mobilen Endgeräten aus. Auf diese Weise können Sie unabhängig von anderer Hardware wie Scanner und Rechner Belege zur Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens an DATEV Unternehmen Online übertragen.
2. Anwendungsgebiet von DATEV Upload mobil
Wenn Sie bereits den Schritt zur Digitalisierung Ihres Unternehmens gemacht haben und an DATEV Unternehmen Online teilnehmen, dann ist die App DATEV Upload mobil sicherlich eine interessante Option für Sie. Selbstverständlich gilt dies auch für all jene Unternehmer, die über den Einstieg in die Digitalisierung derzeit noch nachdenken. Denn DATEV Upload mobil ist die logische Ergänzung zu DATEV Unternehmen Online, der Cloud, auf die Sie im Rahmen der Übermittlung aller Belege zugreifen. Während Sie jedoch normalerweise Ihre Belege von einem lokalen Arbeitsplatz vom Büro aus an DATEV Unternehmen Online übermitteln, ist dies mit DATEV Upload mobil sogar mit einem mobilen Endgerät von unterwegs aus möglich.
So sind Sie bei der Übermittlung natürlich auch von Ort und Zeit unabhängig. Dadurch ist DATEV Upload mobil gerade für Unternehmer und Mitarbeiter im Außendienst ideal, die viel unterwegs und selten im Büro sind. So kann man Belege für geschäftlich getätigte Zahlungen der buchführenden Steuerkanzlei sofort zur Verfügung stellen, ohne dabei erst ins eigene Büro zurückkehren zu müssen. Auf diese Weise haben Sie mit DATEV Upload mobil eine wichtige Verwaltungsfunktion ihres Unternehmens immer in Ihrer Hand- oder Hosentasche bei sich dabei. Wir zeigen Ihnen nun, wie das geht.
Haben Sie Fragen zur
Digitalisierung ihres Unternehmens?
Unsere Kanzlei hat sich hierauf besonders spezialisiert. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin mit unseren Steuerberatern und Rechtsanwälten:
3. DATEV Upload mobil: Belege fotografieren und abschicken
Nachdem Sie die mobile App DATEV Upload mobil auf Ihrem mobilen Endgerät installiert und eingerichtet haben, brauchen Sie sich nunmehr nur noch per DATEV SmartLogin anzumelden, um sie nutzen zu können.
3.1. DATEV Upload mobil: Belege fotografieren und bearbeiten
Bevor wir den ersten Beleg einscannen, bestimmen wir, ob wir die Option der App zur Erkennung und zum automatischen Fotografieren nutzen möchten. Falls wir dies lieber selber machen möchten, so unterstützt uns DATEV Upload mobil auch hierbei, indem die App hilfreiche Hinweise bietet. Außerdem steht uns auch frei, ob ein Blitzlicht den Beleg hierzu im Bedarfsfall erhellen soll. Zudem können Sie es noch vor dem Scannen so einrichten, dass der Beleg aus mehreren Seiten oder Teilen besteht. Dadurch bleibt der Zusammenhang einzelner Fotos zu einem einzigen Beleg erhalten.
Nun legen Sie den Beleg auf eine Oberfläche und richten Sie die Kamera ihres Geräts auf den Beleg. Sofern Sie die bequeme Automatikfunktion bei der Erkennung ausgewählt haben, warten Sie ab, bis die App Ihnen meldet, dass sie den Beleg erkannt hat. Dadurch stellt die Software sicher, dass der Beleg später auch lesbar ist. Dann fotografieren Sie ihn.
Alternativ können Sie den Beleg erst selber fotografieren, um dann gleich darauf oder später DATEV Upload mobil zu aktivieren. Hier können Sie nun statt den Beleg per App zu scannen, das zuletzt aufgenommene Foto als jenes bestimmen, dass Sie übermitteln möchten. Selbstverständlich ist dies auch für andere, ältere Aufnahmen möglich, die Sie aus einem Fotoarchiv ihres Smartphones auswählen können. Allerdings muss die dabei zugrunde liegende Software diese Funktion auch unterstützen.
3.2. Mit DATEV Upload mobil den eingescannten Beleg bearbeiten
Anschließend haben Sie bei DATEV Upload mobil die Möglichkeit, den Beleg zu bearbeiten. Einerseits können sie weitere Scans hinzufügen oder den vorliegenden drehen, zuschneiden oder sogar löschen. Darüberhinaus können Sie ihm hier einen Namen geben, um ihn später leichter wiederfinden zu können.
3.3. Zuordnung des Belegs vor dem Hochladen
Außerdem haben sie nun Gelegenheit, um den Beleg einer bestimmten Kategorie zuzuordnen. Wenn Sie zum Beispiel eine Quittung übermitteln möchten, weil Sie gerade Ihren Firmenwagen betankt haben, dann ist die passende Kategorie sicher schnell gefunden.
Somit sollten nun alle Schritte erledigt sein. Mit einem kurzen Tippen auf das grüne Cloud-Symbol laden Sie den Beleg bei DATEV Unternehmen Online hoch. Dort finden sowohl Sie als auch die Sie betreuenden Mitarbeiter Ihrer buchführenden Steuerkanzlei den Beleg fortan im digitalen Archiv DATEV Belege online.
4. Aufbewahrungspflicht von Belegen.
Selbstverständlich ist der nächste Gedanke, der sich nun fast von selbst ergibt, sehr verlockend. Denn wenn man doch den Beleg über DATEV Upload mobil archiviert hat, dann ist er ja bereits gesichert. Also könnte man den physischen Beleg nun auch dem Papierkorb oder Mülleimer zur weiteren Verwahrung überlassen, oder?
Rein hypothetisch ist die Entsorgung des Belegs nach der Archivierung durchaus möglich. Allerdings setzt der Gesetzgeber bei der Nachweispflicht von Belegen sehr hohe Standards. So steht man hierbei in der Pflicht, in einem solchen Fall die Archivierung über eine detaillierte Verfahrensdokumentation zu erfassen. Dabei sind sehr viele Aspekt von Bedeutung, sodass dieses Verfahren am Ende deutlich aufwändiger ist, als die simple Aufbewahrung des Belegs. Deshalb raten wir dazu, physische Belege wie bisher aufzubewahren.
Steuerberater für Unternehmer
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- Entwicklung von Maßnahmen zur Reduktion der Steuerlast (z.B. Rechtsformwahl, Sitzverlegung)
- Beratung zur Abgrenzung von typisch und atypisch stillen Gesellschaften
- Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen)
- Einrichtung und Betreuung der digitalen Finanzbuchhaltung per DATEV Unternehmen Online
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